Les fichiers PDF que nous utiliserons au travail tous les jours peuvent rencontrer la nécessité de renommer systématiquement en fonction du but principal du contenu. Par exemple, les contrats, les rapports ou certains fichiers de données contiennent des informations clés telles que le numéro de projet, le nom du client et la date. Lorsque nous voulons changer le nom de fichier d'origine en ces numéros ou dates, en général, nous ne pouvons utiliser que le plus simple pour ouvrir le fichier, trouver les mots-clés nécessaires, puis copier et coller pour modifier manuellement le nom du fichier. Le processus est non seulement fastidieux, mais consomme beaucoup de temps sans parler, il est également facile de ne pas faire attention à une erreur de saisie entraînant une inadéquation entre le nom du fichier et le contenu, ce qui affecte grandement la gestion ultérieure et la recherche de ces fichiers PDF.
Existe-t-il donc un moyen de reconnaître automatiquement des mots-clés similaires dans plusieurs PDF et de renommer les noms de fichiers correspondants par lots en fonction de ces mots-clés? Cet article vous présente une technique efficace, utilise la recherche floue pour trouver avec précision les informations clés dans le texte, et réalise la correspondance et le renommage automatiques du contenu du fichier et du nom du fichier, de sorte que notre gestion des fichiers devienne ordonnée et efficace pour le travail.
Quand dois-je renommer les informations clés dans un PDF en tant que nom de fichier?
Plusieurs fichiers sont difficiles à distinguer
Il existe un grand nombre de fichiers PDF dont les noms sont nommés par le fichier 1, le fichier 2 et le fichier 3. Vous ne savez pas ce qu'il y a dans le fichier directement. Il est difficile de trouver rapidement le fichier cible, et le PDF a souvent un contenu clé, tel que le numéro de facture, le numéro de contrat, le nom du client, le numéro de commande, etc. L'extraction de ces contenus clés en tant que noms de fichiers permet au fichier de voir le but et la catégorie en un coup d'œil, et il n'est pas nécessaire de l'ouvrir pour confirmation.
Assurez-vous que le fichier correspond au numéro
Finances, logistique, fichiers de courrier express et autres scènes, le numéro dans le PDF a une signification commerciale claire, le numéro de facture, le numéro de commande, le code client, le numéro de code à barres, etc., si ces contenus sont entrés manuellement dans le nom du fichier, la méthode humaine est très facile à faire des erreurs, voici une recherche floue directe des informations clés dans le fichier PDF pour renommer automatiquement le fichier, vous pouvez vous assurer que le nom du fichier est exactement le même que le numéro d'entreprise et que vous économisez du temps et des efforts manuels.
Numérisation des informations d'extraction
La plupart des entreprises numérisent des documents papier en PDF, tels que des contrats, des formulaires, des formulaires de demande, des courriers, etc. Ces fichiers sont des centaines de milliers. Si vous les ouvrez un par un, puis nommez les fichiers, cela prend beaucoup de temps. En utilisant les informations clés du PDF pour renommer automatiquement, vous pouvez traiter un grand nombre de fichiers à la fois, ce qui améliore rapidement l'efficacité.
Prévisualisation de l'effet par lots en fonction du numéro correspondant dans plusieurs PDF comme nom de fichier
Avant le traitement:
Après le traitement:
Étapes opérationnelles pour renommer par lots le numéro de logistique UPS en tant que nom de fichier en PDF
1. Ouvrez [ HeSoft Doc Batch Tool ], Sélectionnez [Nom du fichier]-[Renommer le fichier PDF avec le contenu du fichier].
2. Sélectionnez un moyen dans [Ajouter un fichier] ou [Importer un fichier à partir d'un dossier] pour ajouter un fichier PDF qui doit être renommé en fonction du mot-clé dans le fichier. Il prend également en charge la glisser directement dans le fichier ci-dessous, puis cliquez sur Suivant.
3. Accédez à l'interface des options de réglage, sélectionnez le texte correspondant à la formule personnalisée, entrez ci-dessous l'expression régulière qui peut être floue pour rechercher les mots-clés correspondants dans le texte PDF, et l'emplacement peut choisir de remplacer le mot-clé recherché par le nom de fichier d'origine, ou ajouter à l'extrême gauche ou à droite du nom de fichier d'origine. Enfin, cliquez à nouveau sur Suivant, cliquez sur Parcourir pour choisir l'emplacement d'enregistrement du nouveau fichier.
4. Après avoir attendu la fin du traitement, cliquez sur le chemin pour ouvrir le fichier pour voir tous les fichiers PDF qui ont été renommés avec succès.
