Cet article est destiné aux utilisateurs de bureau qui doivent modifier le contenu Word par lots, expliquant comment remplacer plusieurs mots clés similaires dans des documents Word, docx et doc par du contenu spécifié à la fois par le biais de formules de caractères génériques d'expressions régulières. Article avec HeSoft Doc Batch Tool Par exemple d'opération, il affiche le processus complet allant de l'entrée de l'outil Word, d'importer des fichiers, de la sélection de formules pour trouver du texte, à la remplissage de règles telles que [A-Z]{3} et \ d, et combine des captures d'écran avant et après le traitement pour illustrer l'effet réel, aidant les utilisateurs à saisir rapidement la méthode de remplacement par lots.
De nombreuses tâches de modification par lots Word ne remplacent pas simplement un mot par un autre, mais un type de texte conforme à la loi. Par exemple, il existe de nombreuses abréviations en majuscules anglaises à trois chiffres dans le document, avec de nombreux nombres, ou différents fichiers ont un contenu occupant dans un format similaire. Si vous le remplacez par une recherche ordinaire, vous devez lister chaque mot clé; si le nombre de fichiers est important, la charge de travail augmentera rapidement.
Cet article décrit une approche plus efficace: utilisez des formules de caractère générique d'expressions régulières pour remplacer par lots de nombreux mots clés dans Word. Par HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez importer plusieurs fichiers docx ou doc à la fois, utiliser la formule pour brouiller le texte dans la règle de recherche et remplacer uniformément le contenu qualifié par le résultat spécifié. Dans l'exemple, le logiciel remplace trois lettres majuscules consécutives par A et un nombre continu par B, démontrant ainsi l'application réelle des expressions régulières dans la substitution par lots de Word.
Scène applicable: une classe de mots-clés est plus appropriée pour l'utilisation régulière que des mots-clés fixes
Dans le traitement de documents de bureau, les mots clés ne sont pas toujours fixes. Bien que certains contenus aient des valeurs spécifiques différentes, le format est très cohérent. La valeur des expressions régulières réside dans la correspondance selon la loi, plutôt que de s'appuyer sur des mots déterminés.
1. Remplacement par lots des abréviations anglaises
Par exemple, des abréviations telles que BOT, ELA et BUD apparaîtront dans certains matériels pédagogiques, documents de recherche scientifique ou descriptions commerciales. Si ces abréviations doivent être remplacées uniformément par un espace réservé ou une nouvelle écriture, vous pouvez envisager d'utiliser des règles telles que [A-Z]{3} pour faire correspondre trois lettres anglaises majuscules consécutives.
2. Remplacement du contenu numérique par lots
Des chiffres apparaissent souvent dans les contrats, les descriptions de cours et les documents de projet, tels que les heures de cours, les numéros de page, les numéros de série, les années, etc. Pour remplacer uniformément un nombre continu par une certaine marque, vous pouvez utiliser \ d. La correspondance des formules est plus flexible que la saisie manuelle de nombres tels que 1, 2, 60, 2026.
3. Traitement par lots de plusieurs modèles Word
Lorsqu'il y a plusieurs modèles Word dans un dossier et que chaque document a des informations d'occupation similaires, il faudra beaucoup de temps pour les ouvrir un par un. En utilisant la fonction de traitement par lots du logiciel bureautique, les tâches de remplacement de plusieurs fichiers et de plusieurs règles peuvent être effectuées de manière centralisée.
4. Nettoyage par lots de l'ancien contenu dans les fichiers docx ou doc
Si vous devez nettoyer l'ancien numéro, l'ancien code et l'ancien nom de classification, vous pouvez également localiser le contenu en premier via les règles, puis le remplacer ou le supprimer uniformément. Cette méthode est particulièrement efficace pour les paquets de données au format unifié.
Aperçu des effets: comparaison du contenu Word avant et après le remplacement par lots
Avant le traitement: plusieurs fichiers Word en attente de traitement
Avant le traitement, il y a 6 fichiers docx dans le dossier, à savoir 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx et 6.docx. Ce sont des objets de traitement pour cette tâche de remplacement par lots.
Ouvrez l'un des fichiers Word et vous pouvez voir des abréviations et des chiffres en anglais dans le corps du document. Par exemple, BOT apparaît dans le titer, ELA et 60 apparaissent dans le corps. La flèche rouge dans la capture d'écran indique un contenu typique à traiter.
Si un seul document est traité, la modification manuelle est acceptable; mais lorsque plusieurs fichiers Word doivent être remplacés de la même manière, l'ouverture manuelle, la recherche, le remplacement et l'enregistrement deviendront un travail répétitif, et il n'est pas facile de garantir que chaque fichier est traité de manière cohérente.
Après le traitement: le contenu conforme à la règle régulière a été remplacé
La capture d'écran traitée montre que le contenu original conforme aux règles est remplacé par un nouveau caractère. Trois lettres majuscules consécutives sont remplacées par A et les nombres consécutifs sont remplacés par B. La surbrillance jaune de la figure montre le résultat du remplacement, ce qui est pratique pour voir le changement.
Il ressort des résultats que la substitution par lots d'expressions régulières ne remplace pas mécaniquement un certain mot, mais identifie le contenu selon des règles. Tant que le texte est conforme aux règles définies, il est remplacé par le résultat correspondant à la droite.
Étapes: Remplacer les mots-clés Word par lots par des expressions régulières
Étape 1: Ouvrez le logiciel et entrez dans l'outil Word
Commencez par ouvrir HeSoft Doc Batch Tool . Plusieurs catégories d'outils sont disponibles sur le côté gauche de l'interface, y compris les outils Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc. Comme cet objet de traitement est un document Word, sélectionnez l'outil Word.
Dans la liste des fonctionnalités de l'outil Word, sélectionnez Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word. Cette fonction est utilisée pour rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word, ce qui convient à la tâche de modification unifiée du contenu de plusieurs documents comme cet article.
Après avoir accédé à cette fonction, le logiciel utilisera un processus étape par étape pour guider la tâche afin de réduire la complexité opérationnelle du traitement par lots.
Étape 2: Ajouter ou importer un fichier Word à traiter
Après être entré dans la page Rechercher des remplacements, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. En haut de la page, vous pouvez voir des boutons tels que Ajouter des fichiers, importer des fichiers à partir de dossiers, vider, Plus, etc. Dans l'exemple, 6 fichiers docx ont été ajoutés à la liste.
La liste de fichiers contient des informations telles que le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification, etc. Le but de la vérification de ces informations est de confirmer que le fichier en attente est correct. Si vous importez accidentellement un fichier qui n'a pas besoin d'être traité, vous pouvez le supprimer dans la colonne Actions; si le nombre de fichiers est insuffisant, vous pouvez continuer à ajouter ou à importer à partir d'un dossier.
Après avoir confirmé que la liste est correcte, cliquez sur Suivant. À ce stade, la tâche entrera dans la configuration des options de traitement, c'est-à-dire le lien pour définir des règles de recherche et de remplacement spécifiques.
Étape 3: Choisissez d'utiliser le flou de formule pour trouver du texte
Dans les options de définition des mots clés, il existe deux options pour la recherche: trouver du texte avec précision et trouver du texte avec un flou de formule. Cet article souhaite utiliser des formules de caractère générique d'expressions régulières, vous devez donc choisir d'utiliser des formules pour trouver du texte.
C'est très critique. Si vous choisissez de trouver le texte avec précision, le logiciel le rechersera en fonction du contenu fixe saisi; si vous sélectionnez la formule pour rechercher le texte de manière floue, le logiciel correspondra à un type de contenu selon les règles de la formule. Lors du traitement de textes réguliers tels que les abréviations anglaises, les nombres et les nombres, la priorité doit être donnée à la recherche floue de formules.
Étape 4: Définir la liste des mots-clés que vous devez rechercher
Dans la liste des mots-clés à rechercher sur le côté gauche, entrez la règle d'expression régulière à laquelle vous souhaitez faire correspondre. Deux lignes sont utilisées dans la capture d'écran:
- [A-Z]{3}
- \ D
[A-Z]{3} signifie correspondre à trois lettres anglaises majuscules consécutives, ce qui convient à BOT, ELA et à d'autres contenus de l'exemple. \ D signifie correspondre à un nombre continu, adapté à un contenu numérique tel que 60 dans l'exemple.
En utilisation réelle, vous pouvez ajuster les règles en fonction du contenu du document. Par exemple, si vous ne gérez qu'un certain format de numérotation, vous devez l'écrire plus précisément; s'il ne s'agit que d'une démonstration ou d'une substitution par lots, des règles simples peuvent répondre à la demande.
Étape 5: Définir la liste des mots-clés après le remplacement
Dans la liste des mots-clés après le remplacement à droite, entrez le résultat du remplacement. Entrez A à la ligne 1 de la capture d'écran et B à la ligne 2. Cela signifie que le contenu correspondant à la règle de ligne 1 est remplacé par A et que le contenu correspondant à la règle de ligne 2 est remplacé par B.
La correspondance des numéros de ligne des listes gauche et droite est très importante. N'écrivez pas la valeur de remplacement dans la mauvaise ligne et ne manquez pas le contenu de remplacement d'une ligne. L'interface vous invite également à supprimer si vous ne remplissez pas. Par conséquent, si vous souhaitez uniquement remplacer plutôt que supprimer, vous devez remplir un texte de remplacement clair à droite.
Étape 6: Définissez l'emplacement de sauvegarde par processus et commencez le traitement
Une fois la règle définie, cliquez sur Suivant. Selon le processus en haut de la page, la prochaine étape consiste à définir l'emplacement de sauvegarde, puis à commencer le traitement. En fonctionnement réel, vous devez sélectionner l'emplacement de stockage approprié, puis effectuer des tâches par lots.
Pour les fichiers Word importants, il est recommandé de ne pas écraser directement les originaux. Vous pouvez créer un nouveau dossier de sortie et y enregistrer le fichier docx ou doc traité. Cela facilite la comparaison des résultats avant et après le traitement, et il est également pratique de réajuster lorsque les règles ne sont pas conformes.
Questions fréquentes ou considérations
1. Les règles régulières peuvent correspondre à plus de contenu que prévu
Par exemple, [A-Z]{3} correspondra à toutes les trois lettres anglaises majuscules consécutives. Si le document contient de nombreuses abréviations en anglais, dont certaines ne veulent pas être remplacées, des règles plus précises sont nécessaires ou le fichier est réduit pour le tester.
2. Soyez particulièrement prudent avec la correspondance numérique
\ D correspondra à des nombres consécutifs, y compris des nombres de corps, des nombres numérotés, des numéros de page, etc. S'il existe de nombreux types de nombres dans le document, il est recommandé d'ouvrir le fichier d'échantillon traité et de vérifier pour s'assurer que le résultat de remplacement n'affecte pas le contenu qui ne devrait pas être traité.
3. Traiter la copie avant les documents officiels
Le remplacement par lots implique plusieurs fichiers. Une fois que les règles sont mal définies, la portée de l'impact est plus grande. Il est prudent de copier un fichier original ou d'enregistrer le résultat dans un nouveau répertoire. Après avoir confirmé que l'effet est correct, les résultats sont utilisés pour l'archivage officiel.
4. Faites attention aux paramètres liés à la casse
L'interface offre une option de casse pour ignorer les lettres. Lors du traitement des abréviations anglaises, ignorer ou non la casse affectera la plage de correspondance. Si vous souhaitez uniquement faire correspondre les majuscules, configurez cette option avec prudence.
5. Il est plus facile de vérifier les tâches complexes par lots
Si vous souhaitez remplacer beaucoup de règles, il n'est pas recommandé d'écrire un grand nombre de formules à la fois. Vous pouvez d'abord traiter une ou deux règles, puis vérifier les résultats avant de traiter les règles de suivi. De cette façon, même s'il y a un problème, il est plus facile de localiser quelle formule est causée.
Résumé: Remédier le travail de remplacement de Word en double à un outil de traitement par lots
En utilisant la formule de caractère générique d'expressions régulières pour remplacer les mots-clés Word par lots, le contenu régulier de plusieurs documents peut être traité à la fois. Par rapport à l'ouverture de docx et de fichiers doc pour rechercher et remplacer manuellement un par un, cette méthode est plus adaptée aux tâches de bureau avec un grand nombre, des règles unifiées et une forte répétabilité.
HeSoft Doc Batch Tool Grâce à la fonction Rechercher et remplacer les mots clés dans Word dans l'outil Word, les fichiers d'importation, la définition des règles, l'enregistrement des résultats et le début du traitement sont intégrés dans un processus clair. Pour les utilisateurs qui doivent modifier par lots les abréviations anglaises, les numéros numériques et les espaces réservés de modèle, il est recommandé de tester les expressions régulières avec un petit nombre de fichiers, puis de traiter le dossier complet par lots. Cela peut non seulement réduire la duplication du travail, mais aussi rendre le traitement des documents Word plus standardisé et plus efficace.