Trop de pagination dans le fichier Word entraînera des dépages de contenu, des ajouts de pages viviales et des difficultés de composition. Pour plusieurs documents docx ou doc, il est inefficace d'ouvrir la suppression copie par copie. Cet article tourne autour HeSoft Doc Batch Tool , Expliquez en détail comment entrer dans la fonction de remplacement de recherche Word, importer des fichiers par lots, utiliser la variable {hoft. word.page} pour trouver des délocalisateurs, laisser le contenu de remplacement vide et terminer rapidement le nettoyage par lots de pagination.
Dans le bureau quotidien, la pagination d'un document Word est souvent utilisée pour contrôler les chapitres à partir d'une nouvelle page. Cependant, lorsque le nombre de dépages est trop important, ou lorsque les délocalisations apparaissent dans des endroits où elles ne devraient pas apparaître, la composition du document devient difficile à contrôler: le corps principal est forcé de se déconnecter, la page apparaît en grand blanc et le nombre de pages après la fusion de plusieurs documents augmente anormalement, et même l'ajustement des répertoires et des numéros de page sera affecté.
Si juste un fichier Word apparaît avec une pagination, la suppression manuelle n'est pas difficile; le vrai problème est que plusieurs fichiers Word ont ce problème en même temps. Par exemple, il y a des dizaines de rapports dans un dossier de projet, plusieurs documents dans un pack de données de formation, ou un lot de documents docx convertis à partir de PDF, chacun mélangé à un séparateur de page. À ce stade, il faudra beaucoup de temps pour ouvrir les fichiers un par un, et il est difficile de s'assurer que chaque copie est nettoyée.
Cet article présentera une méthode de traitement plus adaptée au travail en bloc: en utilisant" HeSoft Doc Batch Tool La fonction de remplacement de recherche par lots Word dans "supprime par lots la pagination dans plusieurs fichiers Word. Il s'agit d'un logiciel bureautique axé sur les scènes de traitement par lots de fichiers, qui peut transformer les opérations Word répétées en paramètres de règles uniques, réduisant ainsi le travail manuel et améliorant l'efficacité du traitement.
Scènes applicables: quels problèmes un trop grand nombre de délocalisations
La pagination n'est pas un espace normal, ni un simple changement de ligne, elle obligera Word à continuer à afficher le contenu à partir de la page suivante. Par conséquent, le problème le plus intuitif est la déconnexion du contenu lorsqu'il y a une pagination inutile dans un document. Il y a évidemment de la place pour la page, mais les paragraphes suivants sont poussés à la page suivante, ce qui entraîne une mise en page lâche.
Le problème de pagination est amplifié lors de la fusion de plusieurs fichiers. La pagination conservée dans chaque fichier participera à la composition combinée, ce qui peut entraîner des pages vierges supplémentaires entre les chapitres, ou la connexion entre le corps du texte n'est pas naturelle. Cela affecte la qualité globale des documents nécessitant une sortie unifiée de PDF, une reliure d'impression ou une archive.
Dans le nettoyage des données et la normalisation du format, la pagination est également un objet de nettoyage courant. Par exemple, le contenu copié à partir de pages Web, docx converti à partir de PDF et les rapports obtenus avec des modifications répétées de l'ancien modèle contiennent souvent des dépages inutiles. Si vous ne nettoyez pas en premier, la pagination forcée peut encore être interrompue lorsque la police unifiée ultérieure, les paragraphes, les marges de page, l'en-tête et le pied de page sont unifiés.
Par conséquent, la suppression par lots de la pagination Word convient aux utilisateurs suivants: le personnel administratif organise les documents du système, les enseignants organisent les documents didacticiels, les chercheurs organisent les documents, le personnel juridique ou commercial organise les modèles de contrat et le personnel d'exploitation traite un grand nombre de documents. Tant que le problème se produit dans plusieurs fichiers Word, il vaut la peine d'envisager de le faire avec un outil de traitement par lots.
Aperçu de l'effet: il existe un "pagination" dans le document avant le traitement
La capture d'écran de pré-traitement ci-dessous montre un problème typique. L'affichage de la balise de format est activé dans le document Word, et le logo "pagination" peut être vu sous le texte principal. La case rouge et la flèche mettent en évidence l'emplacement de la pagination. Cette pagination permettra au contenu ultérieur de commencer à partir de la page suivante, ce qui est la cause directe de la dépage du document.
Si ce type de pagination est distribué dans plusieurs fichiers, le processus manuel sera très mécanique: ouvrez le premier fichier, supprimez la pagination, enregistrez; ouvrez le deuxième fichier et répétez la même action. Plus il y a de documents, plus le travail répété est évident et plus il est facile de manquer à cause de la fatigue.
Aperçu de l'effet: la pagination est nettoyée après le traitement
Dans la capture d'écran traitée, la position de pagination d'origine n'a pas le logo «pagination». La boîte rouge affiche la zone nettoyée et le contenu n'est plus divisé de force par la pagination.
Il convient de préciser que la suppression de la pagination ne signifie pas la suppression du corps. Il supprime simplement les symboles spéciaux qui contrôlent la pagination. Lorsque la pagination disparaît, Word recalcule l'emplacement du contenu en fonction de la mise en page actuelle. S'il existe à l'origine une page vierge causée par la pagination dans le document, la page peut devenir plus compacte après le nettoyage.
Étapes: Suppression par lots de la pagination dans plusieurs fichiers Word
Ce qui suit est combiné avec des captures d'écran du logiciel pour expliquer complètement le processus d'exploitation. La règle de base n'a qu'une seule phrase: recherchez la variable de pagination et remplacez par vide. Tant que vous comprenez cela, l'opération est très claire.
Étape 1: Ouvrez le logiciel et entrez dans l'outil Word
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, vous pouvez voir la classification des outils sur le côté gauche. Comme cet objet de traitement est un fichier Word, sélectionnez "Outil Word". Après être entré, plusieurs fonctions de traitement par lots liées à Word sont affichées à droite.
Dans la liste des fonctionnalités, sélectionnez "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word". Cette fonctionnalité se trouve dans l'élément 1 de la liste des outils Word avec le texte de la description "Rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word". Bien que les délocalisateurs ne soient pas du texte ordinaire, ils peuvent être trouvés en tant que mots-clés de manière variable.
Le but de cette étape est d'entrer dans le module de traitement par lots correct. Pour le nettoyage de pagination, il n'est pas nécessaire de sélectionner des fonctionnalités telles que la mise en page, le traitement d'images ou la suppression de formatage, car nous traitons avec un symbole de contrôle spécial dans le contenu du document.
Étape 2: Importer le fichier docx ou doc qui doit être traité
Une fois entré dans la fonction, la tâche en cours est affichée en haut de la page comme "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" et le processus de traitement est présenté avec une barre d'étape. L'étape 1 consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. Deux méthodes d'importation principales, "Ajouter un fichier" et "Importer un fichier à partir d'un dossier" sont disponibles dans le coin supérieur droit.
Si vous n'avez besoin que de quelques fichiers Word, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers". Si les documents sont enregistrés dans un dossier, il est recommandé d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier" pour que l'importation par lots soit effectuée plus rapidement. Six fichiers docx ont été importés dans la capture d'écran et le tableau indique le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification de chaque fichier.
Une fois l'importation terminée, ne vous précipitez pas pour passer à l'étape suivante, vérifiez d'abord le nombre d'enregistrements et le chemin du fichier. Le bas de la capture d'écran montre que le nombre d'enregistrements est de 6, indiquant que 6 fichiers Word seront actuellement traités. Après confirmation, cliquez sur "Suivant" en bas.
Étape 3: Choisissez une recherche précise du texte
Après être arrivé à l'étape 2 "Définir les options de traitement", vous devez d'abord définir la méthode de recherche. La sélection dans la capture d'écran est "Recherche précise du texte". Une recherche précise est un choix plus approprié pour un objet cible clair comme une pagination.
L'avantage d'utiliser une recherche précise est que les règles sont claires et réduisent les erreurs de correspondance. La recherche floue est plus adaptée à certains textes incertains ou à des conditions complexes, tandis que l'objectif de cet article est de supprimer la pagination Word et n'a pas besoin d'élargir la plage de correspondance.
Étape 4: Entrez une variable de pagination dans la liste de recherche
Dans la liste des mots clés à rechercher, saisissez{Hesoft. word.page}. À partir de la capture d'écran, vous pouvez voir que la variable a été remplie dans la liste de gauche. Il représente la pagination dans un document Word.
Une attention particulière doit être accordée ici au fait que la pagination n'est pas le mot «pagination» dans le corps, mais le symbole de composition spécial de Word. Le but de l'utilisation de variables est de permettre au logiciel d'identifier avec précision cet objet spécial. Si vous entrez du texte ordinaire, il se peut que vous ne puissiez pas correspondre à la pagination réelle et que vous ne puissiez pas obtenir l'effet de suppression par lots.
Étape 5: La liste des mots clés après le remplacement reste vide
Sur la droite se trouve la "Liste des mots-clés remplacés", et la page indique "Supprimer si vous ne remplissez pas". Par conséquent, pour supprimer une pagination, il n'est pas nécessaire de saisir quoi que ce soit à droite. Recherchez la variable de pagination sur le côté gauche, et le côté droit est vide. La combinaison est "trouver la pagination et supprimer".
Si l'utilisateur souhaite remplacer la pagination par un certain paragraphe de texte d'invite, il peut également remplir le contenu correspondant sur la droite. Mais dans la plupart des scènes de nettoyage de la typographie, ce dont nous avons besoin, c'est de supprimer la pagination forcée, de sorte qu'elle puisse être maintenue vide.
Étape 6: Continuez à définir l'emplacement de sauvegarde et commencez le traitement
Après avoir terminé la configuration du mot-clé, cliquez sur "Suivant". La barre de processus de la capture d'écran montre qu'il y a "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Bien que la capture d'écran actuelle ne déplie pas la page de l'emplacement de sauvegarde, il ressort du processus de l'assistant que le logiciel guidera l'utilisateur pour terminer la configuration de l'emplacement de sortie et effectuer le traitement.
Il est recommandé de choisir un nouveau répertoire d'enregistrement lors du premier traitement, en conservant le fichier d'origine. De cette manière, plusieurs fichiers de résultats peuvent être ouverts à des fins de comparaison une fois le traitement terminé, confirmant que la pagination est effectivement supprimée et que le contenu du corps n'est pas anormal. Si vous vérifiez que cela fonctionne correctement, appliquez le processus à d'autres fichiers Word.
Questions fréquentes ou considérations
1. Pourquoi utiliser la variable {hesoft.word.page}?
Parce que la pagination est un symbole spécial pour Word, pas du texte ordinaire. L'utilisation de variables permet au logiciel d'identifier de véritables objets de pagination. Dans la capture d'écran, vous pouvez voir l'entrée "Variables" à côté de la liste des mots-clés, qui montre également que cette fonction prend en charge le traitement du contenu spécial via des variables.
2. Le contenu de remplacement est-il sûr de laisser vide?
Dans ce scénario, laisser un vide signifie supprimer l'objet trouvé. Tant que la recherche de contenu sur la gauche est définie comme variable de pagination, le logiciel supprimera la pagination au lieu de supprimer d'autres contenus à volonté. Pour être sûr, il est toujours recommandé de vérifier d'abord avec le fichier de test.
3. Toutes les dépages devraient-elles être supprimées?
Pas nécessairement. Certains séparateurs de page sont raisonnables, tels que l'arrière de la couverture, l'arrière du catalogue et l'avant-section du nouveau chapitre. Il peut ne pas convenir de supprimer toutes les délocalisations par lots si des délocalisations sont nécessaires et des délocalisations redondantes dans le document. La méthode de cet article est plus applicable aux scénarios de nettoyage par lots de fichiers qui confirment que tout ou la plupart des séparateurs de page n'ont pas besoin d'être conservés.
4. Que dois-je faire si la ligne vide est toujours après la suppression de la pagination?
Une fois la pagination supprimée, s'il existe plusieurs marques de paragraphe ou lignes vides près de l'emplacement d'origine, une zone vide peut toujours être visible. À ce stade, la pagination a été nettoyée, mais le paragraphe vide peut devoir être traité séparément. Cet article résout principalement la pagination elle-même, ce qui n'équivaut pas à supprimer tous les paragraphes vides.
5. Voulez-vous fermer Word avant le traitement par lots?
Il est recommandé de ne pas laisser les fichiers en attente être en cours d'édition ou non enregistrés. Pour éviter l'occupation du fichier ou la confusion des versions, il est préférable de fermer le document Word pertinent avant le traitement et de s'assurer que le fichier d'origine a été enregistré. Une fois le traitement par lots terminé, ouvrez la vérification des fichiers de résultats.
Résumé: Résoudre plusieurs problèmes de pagination Word avec le traitement par lots
Lorsqu'il y a trop de pagination pour plusieurs fichiers Word, la méthode la moins recommandée est de les ouvrir une par une et de les supprimer manuellement. Une approche plus efficace consiste à utiliser un logiciel orienté traitement par lots bureautique pour appliquer les règles de suppression à tous les documents cibles à la fois. Par HeSoft Doc Batch Tool Vous pouvez entrer dans "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", importer plusieurs fichiers docx ou doc, sélectionner la recherche exacte, saisir la variable de pagination{Hesoft. word.page}Et laissez le contenu de remplacement vide, ce qui permet la suppression par lots de la pagination.
Cette méthode est particulièrement adaptée à la préparation des documents, à la fusion des données, au nettoyage des formats et à la composition par lots. Il est recommandé de préparer un fichier de test ou un dossier de test, de suivre les étapes de cet article et de vérifier l'effet; après confirmation, effectuez un traitement par lots sur tous les fichiers Word. Cela peut non seulement améliorer l'efficacité, mais également réduire le risque de mauvaise utilisation, rendant le nettoyage de pagination répété plus contrôlable.