Lorsqu'un grand nombre de mots-clés avec les mêmes règles dans plusieurs fichiers Word, docx ou doc doivent être modifiés, il faut non seulement du temps pour ouvrir le document un par un pour trouver et remplacer, mais il est également facile de le manquer. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool À titer d'exemple, expliquez comment utiliser la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" pour trouver du texte à travers des formules floues, c'est-à-dire de manière similaire aux caractères génériques des expressions régulières, faire correspondre les abréviations, les nombres et autres contenus en majuscules anglaises par lots, et les remplacer par des caractères spécifiés à la fois., Convient aux contrats, au matériel de cours, aux documents explicables, scènes de révision par lots tels que les fichiers de modèle.
Dans le bureau quotidien, de nombreux documents Word ne sont pas seulement modifiés pour un mot fixe, mais doivent être remplacés par lots selon certaines règles. Par exemple, il existe un lot de fichiers docx qui contiennent un grand nombre d'abréviations en majuscules anglaises, telles que BOT, ELA, et contiennent également différents nombres, tels que 60, 5, etc.; si vous ouvrez Word un par un, recherchez BOT, ELA, 60, puis remplacez-les manuellement, non seulement l'efficacité est très faible, mais il est également facile de rater certaines positions. Ce qui est plus gênant, c'est qu'il peut y avoir des dizaines, voire des centaines de documents doc et docx dans des fichiers réels. Les mots-clés sont dispersés dans le titer, le corps, la liste et la description du paragraphe. Il est difficile d'assurer la cohérence avec le traitement manuel.
Ce que cet article veut résoudre est ce genre de problème: utiliser un logiciel de bureau" HeSoft Doc Batch Tool La fonction de recherche et de remplacement par lots de Word dans "permet au logiciel de reconnaître automatiquement le contenu selon la règle du caractère générique des expressions régulières via la méthode de" recherche de texte flou à l'aide de formules ", et de remplacer le texte correspondant dans plusieurs fichiers Word par lots par le résultat spécifié. Dans l'exemple, nous allons correspondre à plusieurs fichiers docx[A-Z]{3}Le remplacement de la mère du grand bureau est remplacé par A, qui sera conforme\ DLe nombre est remplacé par B, de sorte que la substitution par lots est réalisée selon les règles, plutôt que la recherche mécanique mot-clé par mot.
Scènes applicables: quelles tâches de remplacement par lots Word conviennent aux caractères génériques d'expressions régulières
Les substitutions de recherche Word ordinaires conviennent au traitement de la «substitution de texte fixe», par exemple en remplaçant «entreprise A» par «entreprise B». Mais lorsque le contenu à rechercher a des lois communes et que le texte réel n'est pas exactement le même, il est plus approprié d'utiliser des expressions régulières ou des formules génériques. Par exemple, il existe différents numéros, années, numéros de page, abréviations de cours, codes de projet, modèles de produits, numéros de montant, etc. dans le document. Ce ne sont pas exactement les mêmes mots, mais ils peuvent être décrits par des règles.
En combinaison avec les captures d'écran de cet article, ce type de tâche comprend généralement les types suivants:
- Remplacez par lots les abréviations anglaises en majuscules dans plusieurs documents Word, telles que BOT et ELA.
- Remplacez par lots le contenu numérique dans le fichier docx, par exemple des nombres continus tels que 60, 5, 2026, 001.
- Unifier le numéro de désensibilisation, le numéro d'étudiant, le numéro de téléphone, le montant ou le code dans plusieurs fichiers Word.
- Conversion unifiée des espaces réservés, des codes de cours et des numéros de projet dans le document modèle.
- Vous devez traiter plusieurs règles en même temps. Par exemple, la première ligne de règles recherche des abréviations en majuscules et les remplace par A, et la deuxième ligne de règles recherche des nombres et les remplace par B.
HeSoft Doc Batch Tool Son positionnement est un logiciel de traitement par lots pour les fichiers de bureau. Sa valeur n'est pas de remplacer l'édition Word elle-même, mais de rassembler des actions de traitement de fichiers répétitives, mécaniques et sujettes aux erreurs pour les compléter en une seule fois. Pour les utilisateurs qui ont besoin de traiter en masse le contenu des fichiers Word, docx et doc, l'utilisation de ces outils peut réduire considérablement la duplication du travail.
Aperçu de l'effet: traitement des mots-clés à remplacer dans les fichiers docx précédents
Avant le traitement, il y a plusieurs documents Word dans le dossier, les exemples incluent 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx. En d'autres termes, cette opération ne traite pas seulement un seul fichier, mais met en œuvre les règles de recherche et de remplacement pour un lot de documents docx.
Ouvrez l'un des documents Word et vous pouvez voir qu'il existe de nombreux contenus conformes aux règles dans le corps. La flèche rouge dans la capture d'écran pointe vers le BOT dans le titer et 60 dans le corps du texte. BOT appartient à trois lettres majuscules et peut être la formule[A-Z]{3}Correspondance; 60 appartient à un nombre continu, peut être la formule\ DCorrespondance. Les abréviations majuscules telles que ELA peuvent également être vues dans le document, qui satisfont également la règle de correspondance à trois lettres majuscules.
Si vous utilisez la méthode manuelle, vous devez d'abord déterminer quel contenu répond aux règles, puis rechercher et remplacer un par un, en particulier lorsque le nombre de documents augmente, la charge de travail augmentera rapidement. Après avoir utilisé l'outil de remplacement par lots des mots-clés Word, vous pouvez définir la «règle de recherche» et le «résultat de remplacement» en même temps, puis les remettre au logiciel pour une exécution par lots.
Effet post-traitement: le contenu conforme aux règles de formule est remplacé par lots
Une fois le traitement terminé, le contenu de la même page Word a changé. Le BOT dans le titer d'origine a été remplacé par A, et les majuscules à trois chiffres tels que ELA dans le texte principal ont également été remplacés par A; les nombres consécutifs d'origine tels que les nombres 60 et 5 ont été remplacés par B. La marque jaune dans la capture d'écran montre l'effet de remplacement, et vous pouvez clairement voir que le contenu correspondant à différentes positions a été remplacé selon les règles.
Cet effet montre que cette opération ne remplace pas simplement un mot clé fixe, mais utilise des règles de formule similaires aux expressions régulières pour la correspondance par lots. Pour les scénarios qui nécessitent une modification unifiée d'un grand nombre de contenus de documents Word, cette méthode est plus stable que la recherche manuelle et plus adaptée au traitement de fichiers docx par lots.
Étape 1: Accédez à l'outil Word et sélectionnez la fonction de recherche de remplacement
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez dans la barre de fonction de gaucheOutils Word. Vous pouvez voir plusieurs cartes fonctionnelles liées au traitement par lots Word dans l'interface principale, telles que l'ajout de filigrane à Word, la conversion de Word en PDF, la conversion de Word en Doc, la conversion de Word en Docx, etc. La première fonction à utiliser cette fois:Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word.
Le but de la sélection de cette fonctionnalité est de permettre au logiciel d'entrer dans le processus de remplacement de recherche de contenu Word. La description de la fonction ici est "Rechercher et remplacer par lots les mots-clés dans le contenu du fichier Word", ce qui correspond exactement aux exigences de cet article: pour plusieurs fichiers Word, docx ou doc, le contenu qualifié est remplacé par un nouveau texte.
Une fois dans la fonction, le logiciel affiche les étapes de la tâche avec un processus guidé. Selon les étapes de la capture d'écran, le processus global comprend la sélection des enregistrements à traiter, la définition des options de traitement, la définition de l'emplacement d'enregistrement et le début du traitement. Ce type de processus convient aux opérations de fichiers par lots, car il permet d'abord à l'utilisateur de confirmer la liste des fichiers, puis de définir les règles de remplacement, et enfin d'effectuer le traitement, ce qui peut réduire le risque de mauvaise utilisation.
Étape 2: Ajouter un fichier Word qui nécessite un remplacement par lots de mots-clés
Après être entré dans la page "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. L'interface peut être vue en haut à droiteAjouter un fichier,Importer des fichiers à partir d'un dossier,Vider,PlusAttendez les boutons. Pour un petit nombre de fichiers, vous pouvez utiliser "Ajouter des fichiers"; s'il y a beaucoup de documents Word dans un dossier, il est préférable d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier".
6 fichiers docx ont été importés dans la capture d'écran, les noms de fichiers sont 1.docx à 6.docx, et le chemin se trouve sous D:\ test \. La liste affiche également des informations telles que l'extension, l'heure de création et l'heure de modification, ce qui permet aux utilisateurs de confirmer si le bon fichier est sélectionné. La zone récapitulative inférieure affiche un nombre d'enregistrements de 6, indiquant que cette substitution par lots sera effectuée pour ces 6 documents Word.
L'objectif de cette étape est de confirmer d'abord la portée du fichier. Si vous souhaitez uniquement traiter certains fichiers Word, vous pouvez conserver les enregistrements qui doivent être traités; si vous importez le mauvais fichier, vous pouvez utiliser l'opération de suppression sur le côté droit de la liste pour supprimer les éléments inutiles, ou utiliser "Vider" pour réimporter. Pour les documents importants, il est recommandé de copier un dossier de test avant d'effectuer une substitution par lots sur la copie.
Opération Étape 3: Sélectionnez la formule pour trouver le texte flou, remplissez les règles de recherche et de remplacement
Cliquez sur le basProchaine étapeAprès cela, entrez "Paramètres des options de traitement". Dans la zone "Définir les options de mot-clé", vous pouvez voir "Rechercher des moyens", y comprisRecherche précise du texteEtUtiliser le flou de formule pour trouver du texte. Cet exemple doit être recherché selon la loi avec un caractère générique d'expressions régulières, sélectionnez donc "Utiliser la formule pour brouiller le texte".
Dans la liste des mots-clés à rechercher à gauche, l'exemple remplit deux lignes de règles:
- [A-Z]{3}: Rereprésente une correspondance de contenu composé de 3 lettres anglaises majuscules, telles que BOT et ELA.
- \ D: Représente un nombre continu correspondant, par exemple 60, 5, 2026.
Dans la "Liste des mots clés après remplacement" sur le côté droit, deux lignes de résultats de remplacement sont remplies:
- Remplissez la première ligneA, Correspondant à mettre[A-Z]{3}Le contenu correspondant est remplacé par A.
- Remplissez la deuxième ligneB, Correspondant à mettre\ DLe contenu numérique correspondant est remplacé par B.
Cette étape est très critique: la liste des côtés gauche et droit correspond par ligne. En d'autres termes, la règle de recherche de la ligne 1 à gauche correspond au résultat de remplacement de la ligne 1 à droite, et la règle de recherche de la ligne 2 à gauche correspond au résultat de remplacement de la ligne 2 à droite. Les paramètres de la capture d'écran indiquent exactement: les trois majuscules sont remplacés par A et les nombres consécutifs sont remplacés par B.
L'option "Ignorer la casse des lettres" est également visible dans l'interface. Cette option n'est pas cochée dans la capture d'écran, donc la règle de correspondance sera exécutée plus strictement selon la formule actuelle. Pour[A-Z]{3}Par exemple, il correspond à une combinaison de lettres majuscules; s'il y a une combinaison de lettres minuscules dans le document, la correspondance dépend de la formule remplie et des paramètres de casse.
Étape 4: Continuer à définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Après avoir rempli la règle, cliquez sur le bas de l'interfaceProchaine étape, Continuez à entrer dans le processus de suivi. Selon les étapes au-dessus de la page, il y a aussi "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Bien que la capture d'écran ne montre pas les détails spécifiques de ces deux pages, le nom du processus peut être raisonnablement jugé: avant le remplacement formel, vous devez d'abord déterminer où le fichier Word traité est enregistré, puis commencer le traitement par lots.
Il est recommandé de ne pas écraser directement les originaux uniques lors de la configuration de l'emplacement de sauvegarde. Une approche plus sûre consiste à enregistrer les résultats du traitement dans un nouveau répertoire de sortie, à vérifier au hasard quelques fichiers docx une fois le traitement terminé, à confirmer que les résultats de remplacement sont conformes aux attentes, puis à décider de les utiliser pour l'archivage ou l'envoi formels. De cette façon, même si la règle est mal écrite, vous pouvez revenir au fichier d'origine pour le réajuster.
Après avoir commencé le traitement, le logiciel gère par lots plusieurs documents Word conformément à la liste des fichiers importés et aux règles de recherche et de remplacement définies. Pour cet exemple, 6 fichiers docx appliqueraient le même ensemble de règles de formule, évitant ainsi les opérations répétées fichier par fichier.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Les règles de formule doivent d'abord être testées sur un petit nombre de fichiers.Les caractères génériques des expressions régulières sont très flexibles, mais peuvent également correspondre à plus que prévu. Par exemple[A-Z]{3}Il fera correspondre 3 majuscules consécutives et sera remplacé s'il y a trois autres majuscules dans le document. Il est donc recommandé de tester d'abord avec 1 à 2 copies de fichiers.
2. Les listes de recherche et les listes de remplacement doivent correspondre par ligne.La règle des lignes de gauche correspond au texte de remplacement des lignes de droite. Si le nombre de lignes gauche et droite ou l'ordre est mal défini, le résultat de remplacement peut ne pas répondre aux attentes. Dans la capture d'écran, la première ligne [A-Z]{3} correspond à A et la deuxième ligne \ d correspond à B. C'est la correspondance correcte.
3. Faites attention à la plage de fichiers de doc et docx.Dans cet exemple, le fichier docx est importé. En fait, si des formats tels que doc et docx existent en même temps, vous devez confirmer si les fichiers affichés dans la liste de logiciels sont tous des documents Word qui doivent être traités cette fois avant l'importation.
4. Lorsque vous n'êtes pas sûr des règles, ne traitez pas les originaux uniques à la fois.Le remplacement par lots est efficace, mais cela signifie également que les règles d'erreur affectent rapidement plusieurs fichiers. Il est recommandé de sauvegarder le document d'origine ou d'enregistrer les résultats dans un dossier séparé.
5. Si vous ne remplacez que des mots fixes, vous pouvez utiliser des formules pour la recherche floue.Lorsque vous avez seulement besoin de remplacer un mot sûr par un autre mot, il est généralement plus intuitif de rechercher avec précision le texte; lorsqu'il s'agit de faire correspondre des nombres, des codes, des abréviations et d'autres contenus réguliers, il est plus approprié d'utiliser la formule pour brouiller le texte.
Résumé: Réduire le travail de remplacement répété de Word avec un outil de traitement par lots
On peut voir à travers l'exemple de cet article, HeSoft Doc Batch Tool Possibilité de centraliser les tâches de remplacement de mots-clés dans plusieurs documents Word en un seul processus. Les utilisateurs doivent uniquement importer le fichier docx, sélectionner "Utiliser la formule pour trouver du texte", remplir les règles de recherche et les résultats de remplacement correspondants similaires aux expressions régulières, puis appuyer sur l'assistant pour continuer à définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement pour terminer le remplacement par lots.
Pour les utilisateurs de bureau qui traitent fréquemment des modèles de contrat, du matériel pédagogique, des documents de projet, des documents système et des manuels de produits, ce type de fonction de recherche et de remplacement par lots peut réduire considérablement le travail répété. Surtout lorsque le mot-clé n'est pas un texte fixe, mais un contenu régulier tel que des nombres, des abréviations et des nombres, la formule de caractère générique des expressions régulières peut rendre le remplacement par lots de Word plus efficace et plus contrôlable. Il est recommandé de préparer les règles de test du fichier de copie avant le traitement formel, puis de les appliquer par lots au dossier complet après avoir confirmé que l'effet est correct.