Lorsqu'il y a un grand nombre de documents Word dans le dossier qui nécessitent un nettoyage unifié des dépliants, une opération manuelle perdra beaucoup de temps. Cet article explique comment utiliser du point de vue du combat réel au bureau HeSoft Doc Batch Tool Supprimer la pagination par lots: entrez d'abord dans la fonction de recherche et de remplacement dans l'outil Word, puis importez plusieurs fichiers docx ou doc, utilisez la variable de pagination {hesoft.word.page} comme contenu de recherche et laissez le contenu de remplacement vide. Une fois le traitement terminé, la balise de pagination dans le document sera supprimée et le corps du texte sera réédité en continu selon les règles Word.
Dans le tri de documents, l'archivage des données et la composition par lots, la pagination est un problème très courant mais facilement négligé. De nombreux fichiers Word semblent être vides entre les pages. Après avoir ouvert la balise d'édition, vous constaterez que la pagination est insérée. La pagination obligera le contenu ultérieur à passer à la page suivante. S'il y en a trop, cela rendra le document fragmenté et affectera la lecture, l'impression et la fusion.
Lorsqu'un seul document Word doit être traité dans un dossier, l'utilisateur peut supprimer la pagination directement dans Word. Mais l'environnement de bureau réel n'est souvent pas le cas: un projet peut avoir des dizaines de rapports, un cours peut avoir plusieurs documents et un grand nombre de fichiers docx peuvent être inclus dans un pack de données. Si chaque fichier est ouvert, recherché, supprimé et enregistré, cela prend non seulement du temps, mais est également facile à manquer. Cet article présentera comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool Supprime la pagination dans plusieurs fichiers Word à la fois par variable.
Scène applicable: nettoyage unifié de la pagination Word dans le dossier
Cette méthode est particulièrement adaptée au traitement de document Word «au niveau du dossier». Par exemple, plusieurs fichiers tels que 1.docx, 2.docx, 3.docx, etc. sont stockés dans un certain répertoire. Ils ont la même source, des problèmes de format similaires et contiennent tous des séparateurs de page indésirables. À ce stade, le nettoyage unifié avec un outil de traitement par lots est plus efficace que la modification manuelle de fichier par fichier.
Les scénarios applicables courants comprennent: l'organisation par lots des rapports Word exportés à partir du système; le nettoyage des caractères de pagination générés après la conversion de PDF en Word; la suppression de la pagination obligatoire avant la fusion de plusieurs documents de chapitre; le traitement unifié des caractères de pagination dans le modèle d'historique; les documents de doc et de docx collectés en externe sont organisés en versions de lecture continue; prétraiter le format avant de produire du matériel de formation, des documents d'appel d'offres ou des documents de compilation.
Il convient de souligner que la pagination est différente de la nouvelle ligne normale. Les sauts de ligne ordinaires ou les marqueurs de paragraphe contrôlent simplement la fin du paragraphe et la pagination modifiera la structure de la page. Il est difficile de gérer avec précision la pagination avec une recherche de texte ordinaire, il est donc nécessaire d'utiliser des variables spéciales dans le logiciel. HeSoft Doc Batch Tool Fournir une entrée de variable dans la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", qui peut être traitée comme un objet de recherche.
Aperçu de l'effet: la pagination interrompra le corps avant le traitement
Dans la capture d'écran avant le traitement, une marque évidente "pagination" apparaît sous le corps du document Word. La partie encercle le cadre rouge montre une ligne pointillée avec "pagination" au milieu, et la flèche pointe vers cette position. Cette pagination permet au contenu ultérieur de commencer à partir d'une nouvelle page, provoquant ainsi la déconnexion de la page.
Pendant le processus d'édition du document, si la balise d'édition n'est pas affichée, cette pagination peut n'apparaître que comme un blanc au bas de la page, et l'utilisateur peut ne pas être en mesure de déterminer immédiatement la cause. Pour un seul fichier, la vérification page par page est à peine faisable; pour un grand nombre de documents Word, ce type de vérification oculaire est très inefficace. La fonction de l'outil par lots est de normaliser l'action «recherche de la pagination», permettant au logiciel d'identifier la pagination dans chaque fichier.
Aperçu de l'effet: la balise de pagination est supprimée après le traitement
Dans la capture d'écran traitée, la balise de pagination d'origine a disparu. La zone de la boîte rouge n'affiche plus la ligne pointillée "pagination", indiquant que le contrôleur de pagination obligatoire à cet endroit a été supprimé. Les paragraphes suivants peuvent être automatiquement réorganisés en fonction de l'espace de page actuel, et le document dans son ensemble est plus proche de la composition continue.
Cet effet est idéal pour le prétraitement avant la fusion de documents. Parce que si un grand nombre de pagination sont conservés dans plusieurs fichiers, il peut y avoir de nombreuses pages blanches inattendues ou des pages cassées après la fusion. Nettoyer la pagination par lots à l'avance peut faciliter le contrôle de la composition ultérieure. Cependant, si le document lui-même contient également des sections, des en-têtes spéciaux ou des tableaux complexes, il est toujours recommandé de vérifier les pages clés après le traitement.
Étape d'opération 1: ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Et entrez dans l'outil Word
Démarrage HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez "Outils Word" dans la barre de navigation de gauche. Plusieurs fonctions par lots liées à Word peuvent être vues dans l'interface du logiciel, telles que la suppression des blancs, la modification de la mise en page, la suppression d'images, la conversion en PDF, la conversion en Doc, la conversion en Docx, etc. Pour le nettoyage de la pagination, nous devons sélectionner "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word".
Dans la capture d'écran, "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word" se trouve dans le premier élément de la liste des fonctionnalités avec la description "Rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word". L'utilisation principale de cette fonctionnalité est de donner un contenu de recherche et un contenu de remplacement, puis d'appliquer les mêmes règles pour plusieurs fichiers Word. Étant donné que la pagination peut être représentée par des variables, elle s'applique également à la suppression par lots de la pagination.
Une fois la fonction sélectionnée, le logiciel entre dans un processus étape par étape. Cette conception de processus convient au travail par lots: déterminez d'abord la portée du fichier, puis définissez les règles de traitement, puis spécifiez l'emplacement de stockage, et enfin commencez l'exécution. Chaque étape peut réduire la probabilité d'une mauvaise opération.
Étape 2: Ajouter un fichier ou importer un document Word à partir d'un dossier
Après être entré dans la page des fonctionnalités, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. Les boutons "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers à partir d'un dossier" sont visibles dans le coin supérieur droit de l'interface. Si vos documents sont dispersés dans différents emplacements, vous pouvez utiliser "Ajouter des fichiers" pour sélectionner un par un. Si tous les documents Word en attente se trouvent dans le même dossier, il est recommandé d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier".
Dans l'exemple de capture d'écran, le logiciel a importé 6 fichiers docx et affiche le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification dans la liste. Grâce à ces informations, l'utilisateur peut déterminer si l'importation est un fichier cible. Par exemple, la liste d'extension est affichée sous la forme docx, indiquant que ces fichiers appartiennent à un document Word; la colonne de chemin peut aider à confirmer que le fichier provient du répertoire correct.
La vérification de la liste de fichiers est importante avant le traitement par lots. Étant donné que les règles de suivi seront appliquées à tous les fichiers de la liste, s'ils sont induits en erreur dans des fichiers qui ne devraient pas être modifiés, ils seront également traités ensemble. L'utilisateur peut supprimer un seul fichier en accédant à la colonne ou le réimporter après l'avoir vidé. Après confirmation, cliquez sur "Suivant" en bas.
Étape 3: Choisissez de rechercher le texte avec précision et entrez une variable de pagination
La deuxième étape consiste à définir les options de traitement. "Recherche précise du texte" a été sélectionné dans l'interface "Rechercher le moyen". Dans la liste des mots-clés à rechercher, entrez la variable de pagination {hoft. word.page}. C'est la clé pour identifier la pagination Word.
Il y a un malentendu facile ici: les trois mots "pagination" que les utilisateurs voient dans Word ne sont pas du texte ordinaire qui existe vraiment dans le corps du document, mais la marque donnée par Word pour afficher le contrôleur. Par conséquent, si vous recherchez directement la "pagination" chinoise, cela ne signifie pas que vous recherchez la pagination elle-même. Utilisez la variable {hoft. word.page} pour permettre au logiciel de gérer l'objet de pagination.
La variable a été renseignée sur le côté gauche de la "liste des mots-clés à rechercher" dans la capture d'écran. La "Liste des mots-clés remplacés" sur la droite est vide, et l'interface indique "Supprimer si vous ne remplissez pas". Donc, les règles de cette tâche sont très claires: recherchez la pagination dans Word et remplacez-la par vide, c'est-à-dire supprimez la pagination.
La même fonction peut également être utilisée s'il existe d'autres besoins de remplacement à l'avenir, tels que la conversion de certains textes fixes en un autre texte par lots. Cependant, pour le nettoyage de la pagination, il est recommandé de ne conserver que cette variable pour éviter de définir trop de règles en même temps, ce qui rend difficile la vérification des résultats.
Étape 4: Définir la position de sortie, effectuer la suppression par lots de la pagination
Une fois la variable définie, cliquez sur "Suivant" pour accéder aux paramètres de l'emplacement de sauvegarde. Lors du traitement par lots de fichiers, l'emplacement de sortie suggère de le définir séparément comme un nouveau dossier. L'avantage est que les fichiers Word d'origine ne sont pas affectés et que les résultats après le traitement sont plus faciles à vérifier de manière centralisée. Si vous confirmez que le résultat est correct, remplacez le nouveau fichier dans le répertoire officiel.
Enfin, entrez "Démarrer le traitement". Le logiciel traitera les documents Word un par un en fonction de la liste de fichiers et supprimera la pagination correspondante de {heoft. word.page}. Les utilisateurs doivent simplement attendre que la tâche soit terminée et ne doivent pas ouvrir chaque fichier manuellement. Cette méthode permet de gagner beaucoup de temps pour des dizaines de fichiers ou plus.
Une fois le traitement terminé, il est recommandé d'ouvrir plusieurs fichiers représentatifs à vérifier. Vous pouvez sélectionner le document avec le plus de dépages à l'origine ou vérifier au hasard différents fichiers. Lors de la vérification, ouvrez la balise d'édition de Word pour confirmer que la ligne pointillée d'origine "pagination" n'existe plus. Si la page traitée est toujours vide, jugez en outre si elle est causée par l'espacement des paragraphes, le caractère de section ou d'autres facteurs de composition.
FAQ: À quoi faire attention avant et après la suppression par lots de la pagination
1. La suppression de la pagination affectera-t-elle le contenu du texte?Dans des circonstances normales, le contrôleur de pagination est supprimé et le corps avant et après la pagination ne sera pas supprimé. Après le traitement, le texte est réorganisé selon les règles de la page Word et peut avancer.
2. Pourquoi la liste de remplacement n'est-elle pas remplie ou supprimée?Dans l'interface de capture d'écran, à côté de la "Liste des mots-clés remplacés", il est clairement indiqué que "Supprimer si vous ne remplissez pas". Par conséquent, lorsque le contenu de recherche est une variable de pagination, le côté droit est vide, ce qui signifie que la pagination est supprimée.
3. Que faire des erreurs de saisie de variables?Si la variable est mal orthographiée, le logiciel peut ne pas reconnaître la pagination. Il est recommandé de sélectionner via l'entrée "variable" dans l'interface, ou de vérifier soigneusement les accolades, les points et les lettres anglais de {heoft. word.page}.
4. Doit-on sauvegarder avant le traitement?La sauvegarde est fortement recommandée. L'efficacité du traitement par lots est élevée, mais une fois que les règles sont mal définies, la portée de l'impact devient plus grande. Il est plus sûr de sortir les résultats dans un nouveau dossier.
5. Quelle est la raison du changement de page après le traitement?Cela peut ne pas être causé par des séparateurs de page, mais par des séparateurs, des paramètres de paragraphe, des images, des tableaux, des styles de titer ou des mises en page. À ce stade, des inspections supplémentaires sont nécessaires pour des problèmes de composition spécifiques.
6. Est-il approprié de gérer les anciens fichiers doc?L'importation dans l'exemple est un fichier docx. Pour les fichiers doc ou les répertoires mixtes doc et docx, il est recommandé d'utiliser d'abord un petit nombre de tests de fichiers pour confirmer que le logiciel peut lire et sortir correctement, puis effectuer un traitement en grandes quantités.
Résumé
La clé pour nettoyer la pagination Word par lots est de ne pas traiter la pagination comme du texte ordinaire, mais d'utiliser des variables spéciales pour la rechercher. HeSoft Doc Batch Tool Fournit un processus de traitement par lots adapté aux scènes de bureau: entrez dans l'outil Word, sélectionnez "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", importer plusieurs fichiers docx ou doc, remplir {hoft. word.page} dans la liste de recherche, remplacer la liste Laissez vide, puis définissez l'emplacement de sauvegarde et commencez le traitement.
De cette manière, les utilisateurs peuvent convertir le travail répété qui doit être ouvert un par un, supprimé un par un et enregistré un par un en un paramètre de règle et une exécution par lots. Pour le tri des documents, la fusion des données, le format unifié, l'archivage des rapports, etc., cette capacité de traitement par lots peut considérablement améliorer l'efficacité. Il est recommandé d'utiliser quelques exemples de documents pour vérifier l'effet, puis d'unifier le document Word dans tout le dossier.