Lorsqu'il existe un contenu régulier similaire mais pas identique dans plusieurs documents Word, docx ou doc, la suppression manuelle des fichiers ouverts un par un est très inefficace. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool À titer d'exemple, il montre comment utiliser la fonction «Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word», utiliser des expressions régulières pour faire correspondre de manière floue les abréviations en majuscules, les nombres et autres contenus, et laisser le contenu de remplacement vide, afin de réaliser la suppression par lots de mots-clés, adapté au traitement des documents modèles, des données de cours, des données de contrat et le nettoyage par lots de champs sensibles.
Lorsque vous organisez un grand nombre de documents Word, vous rencontrez souvent une situation: le contenu à supprimer n'est pas un mot fixe, mais un type de texte régulier. Par exemple, le document contient trois abréviations en majuscules, des nombres numériques, des numéros d'heures de cours, des logos de modèle, etc. Il faut non seulement du temps pour ouvrir le fichier docx un par un, puis le supprimer.
Cet article explique comment utiliser un logiciel de bureau" HeSoft Doc Batch Tool ", Utilisez le flou par lots d'expressions régulières pour supprimer plusieurs mots-clés dans des documents Word, docx et doc. L'idée de base est la suivante: utiliser des formules pour trouver le texte de manière floue et faire correspondre un type de contenu; laisser la liste de mots-clés remplacée vide, permettant au logiciel de supprimer directement le contenu correspondant.
Scènes applicables
Cette méthode convient aux tâches de nettoyage par lots Word avec "le contenu est régulier, mais le texte spécifique n'est pas tout à fait cohérent", telles que:
- Suppression par lots des abréviations en majuscules dans plusieurs documents Word, telles que BOT, ELA et trois autres codes anglais;
- Supprimer les nombres dans le document docx par lots, tels que le nombre d'heures de cours, le numéro, le numéro de série, le fragment de montant, etc.;
- Nettoyez les balises de format fixe, le code et les espaces réservés dans le document modèle;
- Remplacez ou supprimez un lot de fichiers Word par une recherche unifiée sans ouvrir les fichiers un par un.
Les expressions régulières sont plus adaptées à la correspondance floue que la "recherche précise du texte" ordinaire. Par exemple, [A-Z]{3} peut faire correspondre 3 majuscules consécutives, et \ d peut correspondre à un ou plusieurs chiffres.
Aperçu des effets: avant et après traitement
Avant le traitement: plusieurs fichiers docx nécessitent un nettoyage unifié
Dans l'exemple, 6 documents Word sont en attente et les formats de fichier sont docx. Si vous le traitez manuellement, vous devez ouvrir 1.docx à 6.docx un par un, puis rechercher et supprimer le contenu séparément.
Ouvrez l'un des documents pour voir qu'il y a quelque chose dans le corps qui doit être nettoyé, comme dans le titerBOT, Dans le texteELAEt les chiffres60. Ces contenus ne sont pas nécessairement identiques pour chaque document, mais ils sont conformes à certaines règles: trois lettres majuscules, chiffres consécutifs.
Après le traitement: les mots clés correspondants sont supprimés en masse
Une fois le traitement terminé, le contenu conforme aux règles d'expression régulière a été supprimé du document Word. Dans l'exemple, les abréviations et les chiffres à trois lettres majuscules sont effacés et la structure principale du document reste.
L'avantage de cette méthode est qu'il n'est pas nécessaire de lister chaque mot-clé spécifique à l'avance. Tant que le mot-clé est conforme aux règles de définition, il peut être recherché et supprimé par lots.
Étapes: Supprimer le mot-clé Word avec le flou par lots avec des expressions régulières
Étape 1: Accédez à l'outil Word, sélectionnez "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word"
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Sur le côté gauche pour sélectionnerOutils Word. Trouvez dans la liste des fonctionnalités et cliquez sur"Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word". Cette fonctionnalité permet de rechercher, remplacer ou supprimer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word.
Après avoir sélectionné cette fonction, le logiciel entrera dans la page de l'assistant de traitement par lots, puis suivez les étapes pour ajouter des fichiers, définir les règles de recherche, définir l'emplacement d'enregistrement et commencer le traitement.
Étape 2: Ajouter les fichiers Word, docx qui doivent être traités
Après être entré dans la page des fonctionnalités, à l'étape 1 "Sélectionner les enregistrements à traiter", cliquez surAjouter un fichierAjouter le document Word qui doit être traité à la liste. Si les fichiers sont stockés dans le même dossier, vous pouvez également utiliserImporter des fichiers à partir d'un dossier.
Une fois l'ajout terminé, le nom du fichier, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification sont affichés dans la liste. Dans l'exemple, 6 fichiers docx ont été importés, indiquant que ces fichiers participeront à la tâche de remplacement de recherche par lots ultérieure. Après avoir confirmé que le fichier est correct, cliquez sur en basProchaine étape.
Étape 3: Choisissez "Rechercher du texte avec le flou de formule"
À l'étape 2, "Définir les options de traitement", recherchez "Méthode de recherche". Si vous souhaitez utiliser une expression régulière pour une correspondance floue, sélectionnezUtiliser le flou de formule pour trouver du texteAu lieu d'une recherche de texte exacte ordinaire.
Cette étape est très critique. Après avoir sélectionné la formule pour une recherche floue, le logiciel correspondra au contenu Word selon les règles d'expression d'entrée, au lieu de simplement trouver un mot fixe.
Étape 4: Remplissez les expressions régulières qui doivent être supprimées
Sur la gaucheListe des mots clés à rechercherEntrez la règle à correspondre. Deux règles sont entrées dans l'exemple:
- [A-Z]{3}: Faites correspondre 3 lettres anglaises majuscules consécutives, telles que BOT et ELA;
- \ D: correspond à un ou plusieurs nombres consécutifs, par exemple 60, 100, 2026.
Le côté droit estListe des mots clés après remplacement. L'interface indique "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer", donc si l'objectif est de supprimer le contenu correspondant par lots, la liste de remplacement de droite peut être maintenue vide.
En d'autres termes, la logique de traitement de cet exemple est la suivante: trouvez tous les textes conformes à [A-Z]{3} et \ d, puis remplacez-les par du contenu vide pour obtenir la suppression.
Étape 5: passer à l'étape suivante, définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Une fois la règle définie, cliquez surProchaine étape. Suivez l'assistant de l'interface pour passer aux étapes "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Il est recommandé d'enregistrer les fichiers traités dans un nouveau répertoire afin de les distinguer du fichier Word d'origine et de faciliter la vérification ultérieure des résultats.
Après avoir commencé le traitement, le logiciel effectue une opération de recherche et de remplacement séquentiellement sur plusieurs documents Word ajoutés. Une fois le traitement terminé, ouvrez la vérification du fichier de sortie pour voir que les mots clés conformes aux règles ont été supprimés par lots.
Questions fréquemment posées et considérations
1. La liste des mots clés après la substitution est vide, pourquoi cela signifie suppression?
Dans la logique de recherche de substitution, remplacer par vide équivaut à supprimer le contenu correspondant. La zone de droite de la capture d'écran indique également "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer". Par conséquent, tant que la règle de recherche est remplie à gauche et que le contenu de remplacement n'est pas rempli à droite, la suppression par lots peut être réalisée.
2. L'expression régulière supprimera-t-elle le contenu par erreur?
Ce sera possible. Les expressions régulières correspondent à une sorte de règles, pas à un seul mot fixe. Par exemple, \ d correspond à tous les nombres consécutifs. S'il y a des numéros dans le document, tels que des numéros, des dates, des numéros de page et des montants, ils peuvent également être supprimés. Il est recommandé de tester avec un petit nombre de fichiers avant le traitement formel.
3. [A-Z]{3} Quel contenu convient pour supprimer?
Il convient pour supprimer 3 lettres anglaises majuscules consécutives, telles que BOT, ELA, ABC. Si trois autres abréviations en majuscules du document sont également conformes à cette règle, elles seront également supprimées. Si vous souhaitez uniquement supprimer quelques mots fixes, vous pouvez utiliser des règles plus précises ou des recherches précises ordinaires.
4. Besoin de cocher "Ignorer la casse des lettres"?
Si vous souhaitez uniquement faire correspondre les majuscules, il n'est généralement pas recommandé de cocher ignorer la casse. Parce que la plage de correspondance peut être élargie après la coche, la combinaison de lettres minuscules est également reconnue. Dans la pratique, vous devez choisir soigneusement en fonction du contenu du document.
5. Besoin de sauvegarder le fichier d'origine avant le traitement?
La sauvegarde est recommandée. La caractéristique du traitement par lots est qu'il affecte plusieurs fichiers à la fois, en particulier l'opération de suppression des expressions régulières. Un réglage incorrect des règles peut entraîner une perte de contenu inutile. Enregistrer les résultats dans un nouveau dossier est une pratique plus sûre.
Résumé
Utilisation HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez convertir le travail de suppression qui nécessitait à l'origine d'ouvrir les fichiers Word, docx et doc un par un en une tâche de traitement par lots. Grâce à la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" et sélectionnez "Utiliser le flou de formule pour trouver du texte", vous pouvez utiliser une expression régulière pour faire correspondre un type de mot-clé; en laissant le contenu de remplacement vide, vous pouvez supprimer ces contenus par lots.
Si vous devez souvent nettoyer les numéros, les abréviations, les balises de modèle ou les champs sensibles dans un grand nombre de documents Word, vous pouvez d'abord préparer les règles de correspondance, puis utiliser une petite quantité de tests de fichier pour les exécuter par lots après confirmation. Cela peut non seulement réduire la duplication du travail, mais aussi améliorer considérablement l'efficacité de l'organisation des documents.