De nombreux documents Word, docx ou doc resteront avec un grand nombre de délocalisateurs après la copie, la fusion, le téléchargement et la conversion. La suppression manuelle des fichiers ouverts un par un prend non seulement du temps, mais est également facile à manquer. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool À titer d'exemple, il montre comment utiliser la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", utiliser des variables de pagination pour localiser la pagination dans le fichier Word par lots, et laisser le contenu de remplacement vide pour la suppression par lots, ce qui convient au traitement des rapports, des articles, de la compilation de données, des modèles de contrat et d'autres scènes de nettoyage de la composition de plusieurs fichiers.
La pagination est un problème très courant mais facile à ignorer lors de l'organisation d'un grand nombre de documents Word. Par exemple, les fichiers docx convertis à partir de PDF, les rapports compilés après une collaboration multijoueur, les documents téléchargés par lots, les actes de conférence ou les modèles internes peuvent être mélangés à de nombreux séparateurs manuels. Un petit nombre de fichiers peuvent être supprimés un par un après avoir ouvert la balise d'édition dans Word, mais s'il y a des dizaines ou des centaines de fichiers Word qui doivent être effacés, l'ouverture manuelle, la recherche, la suppression et l'enregistrement seront très inefficaces.
Le problème à résoudre dans cet article est clair: comment remplacer ou supprimer par lots une pagination dans de nombreux fichiers Word. Le logiciel de bureau utilisé ici est" HeSoft Doc Batch Tool «Sa valeur fondamentale est de traiter les documents par lots et de réduire la duplication du travail. Grâce à la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" dans le logiciel, la pagination dans Word peut être recherquée comme une variable spéciale reconnaissable; si le contenu de remplacement n'est pas rempli, la pagination peut être supprimée par lots. Pour le nettoyage de composition par lots de fichiers Word tels que docx et doc, cette méthode est plus stable et plus adaptée aux tâches par lots que le traitement manuel.
Scènes applicables: quels fichiers Word conviennent pour la suppression de pages par lots
La suppression par lots de la pagination Word ne s'applique pas uniquement à un seul document. Tant qu'il y a une pagination manuelle inutile dans le document et qu'il y a un grand nombre de fichiers, il convient d'utiliser l'outil de lot pour un traitement unifié.
Les scènes courantes incluent:
- Dans un document Word exporté à partir d'une page Web, d'un PDF ou d'un autre système, un déconnexion supplémentaire apparaît au milieu de la page, ce qui entraîne une déconnexion forcée du contenu.
- Plusieurs fichiers docx nécessitent une composition unifiée, tels que des rapports, des articles, du matériel de formation, des documents d'appel d'offres, des manuels de produits, etc.
- Avant de fusionner les données, vous devez d'abord supprimer la pagination interne de chaque fichier pour éviter un grand nombre de pages blanches ou de changements de pages anormaux après la fusion.
- Organisez par lots les anciens documents doc ou les nouveaux documents docx, dans l'espoir de terminer le nettoyage du format sans ouvrir Word un par un.
- La pagination doit être remplacée par des paragraphes ordinaires, des lignes vides ou d'autres balises de texte pour faciliter la composition ultérieure ou le traitement secondaire.
S'il ne s'agit que d'un seul document, Word peut également être traité avec sa propre recherche et substitution; mais lorsque le nombre de fichiers devient plus grand, les avantages de l'outil de traitement par lots seront très évidents. Il peut importer plusieurs fichiers à la fois, définir uniformément le contenu de recherche et de remplacement, puis exécuter de manière centralisée pour éviter les clics répétés et les omissions.
Aperçu des effets: changement de pagination avant et après le traitement
Avant le traitement: une pagination visible existe dans la page Word
Dans le document Word avant le traitement, après avoir ouvert la balise d'édition d'affichage, vous pouvez voir qu'il y a une ligne pointillée marquée comme "pagination" au milieu de la page. Cette pagination forcera le contenu suivant à partir de la page suivante, même s'il reste encore de la place sur la page actuelle, elle ne continuera pas à être classée sur la même page. La boîte rouge et la flèche dans la capture d'écran indiquent l'endroit où vous devez nettoyer.
S'il n'y a qu'un ou deux dépages dans un document, il n'est pas difficile de supprimer manuellement; mais si chaque fichier a une situation similaire et qu'il y a beaucoup de fichiers, le traitement manuel deviendra une duplication. Ce qui est plus gênant, c'est que les caractères de pagination n'apparaissent pas tous sur la même page ou dans la même position, et il est facile de manquer une vérification copie par copie.
Après le traitement: la pagination est supprimée et la composition du contenu continue de se connecter
Une fois le traitement par lots terminé, ouvrez le même emplacement pour afficher la visualisation et vous pouvez voir que la balise originale affichant la "pagination" a disparu. Dans la capture d'écran, il n'y a que des marques de paragraphe ordinaires à la position du cadre rouge, indiquant que la pagination obligatoire a été supprimée et que le contenu ultérieur peut continuer à être organisé selon la mise en page normale.
Il convient de noter que la suppression de la pagination ne signifie pas la suppression du contenu du corps. Le logiciel recherche l'objet spécial de la pagination et le remplace par un contenu vide selon les paramètres. Par conséquent, le corps du document, le titer, les symboles d'élément et d'autres contenus ne seront pas complètement vidés en raison de la suppression de la pagination. L'effet de composition réel variera en fonction des paramètres du paragraphe du document d'origine, des lignes vides, des marges de page et de la taille de la police.
Étapes de l'opération: utiliser HeSoft Doc Batch Tool Supprimer la pagination Word par lots
Étape 1: Accédez à l'outil Word, sélectionnez "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word"
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez "Outils Word" dans la classification des outils de gauche. Trouvez et cliquez sur "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" dans la liste des outils. À partir de la description de l'interface, vous pouvez voir que cette fonction est utilisée pour rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word, ce qui est très approprié pour le traitement de contenus spéciaux tels que la pagination qui peuvent être ciblés par des variables.
Le but de cette étape est d'entrer d'abord dans le module de fonction de traitement par lots correct. Bien que la pagination soit affichée comme une ligne pointillée dans Word, il s'agit essentiellement d'un contrôleur spécial dans un document Word, qui ne convient pas à la recherche d'un par un à l'œil nu ordinaire. Grâce à la fonction Rechercher et remplacer, le logiciel peut analyser plusieurs fichiers Word par règles.
Étape 2: Ajouter le fichier Word à traiter
Après être entré dans la page de fonction, le logiciel affichera le processus de traitement: sélectionnez les enregistrements à traiter, définissez les options de traitement, définissez l'emplacement d'enregistrement et démarrez le traitement. À ce stade, vous pouvez cliquer sur "Ajouter un fichier" ou utiliser "Importer un fichier à partir d'un dossier" pour ajouter des fichiers docx ou doc qui doivent être supprimés par lots dans la liste.
6 fichiers docx ont été importés dans la capture d'écran, et la liste affiche des informations telles que le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification. Vous pouvez confirmer si le fichier a été ajouté correctement via cette liste. Si un fichier n'a pas besoin d'être traité, vous pouvez supprimer les enregistrements correspondants dans la colonne Actions. Après avoir confirmé que la liste des fichiers est correcte, cliquez sur "Suivant" en bas de la page pour accéder aux paramètres des options de traitement.
Le résultat attendu de cette étape est le suivant: Tous les fichiers Word nécessitant la suppression de la pagination apparaissent dans la liste en attente. L'exactitude des tâches par lots dépend en grande partie de la sélection correcte des fichiers. Par conséquent, il est recommandé de vérifier le chemin et le nom du fichier avant de continuer pour éviter d'inclure des documents non pertinents dans le traitement.
Étape 3: Définir la méthode de recherche comme "Recherche précise du texte"
Dans la page "Définir les options de traitement", vous devez d'abord vous concentrer sur "Trouver des moyens". La sélection dans la capture d'écran est "Recherche précise du texte". Pour la tâche de suppression de la pagination, il est recommandé d'utiliser une recherche précise, car nous voulons cibler une variable de pagination claire au lieu de faire correspondre un texte similaire de manière floue.
Des options telles que "Recherche de texte flou avec des formules" peuvent également être vues dans l'interface, mais la demande actuelle est de supprimer la pagination dans Word et ne nécessite pas de correspondance floue complexe. Après avoir sélectionné "Recherche précise du texte", le logiciel recherchera avec précision le contenu saisi pour réduire le risque de remplacement par erreur.
Étape 4: Remplissez la variable de pagination dans la liste des mots-clés
Dans la liste des mots-clés à rechercher, entrez la variable de pagination comme indiqué dans la capture d'écran:
{Hesoft. word.page}
Cette variable est utilisée pour représenter un séparateur de page dans un document Word. En d'autres termes, le logiciel ne recherche pas le mot «pagination» dans le texte ordinaire, mais utilise des variables pour localiser l'objet pagination dans le document. Ceci est essentiel pour la suppression par lots de la pagination Word. Si vous utilisez par erreur la "pagination" comme entrée de texte ordinaire, elle peut ne pas correspondre à la véritable pagination.
Dans la capture d'écran, il y a une invite "Variables" à côté de "Liste des mots-clés à rechercher", indiquant que la fonction prend en charge l'utilisation de variables spécifiques pour représenter un contenu spécial dans Word. La pagination est ce type d'objet adapté au traitement avec des variables.
Étape 5: Remplacer la liste de mots clés pour laisser vide, implémenter la suppression de la pagination
La zone de droite est "Liste des mots-clés remplacés", et l'interface indique "Si vous ne remplissez pas, vous supprimerez". Par conséquent, si votre objectif est de supprimer la pagination par lots, il n'est pas nécessaire de remplir un contenu de remplacement à droite et de le laisser vide.
La signification de ce paramètre est la suivante: après avoir trouvé une pagination dans un fichier Word, remplacez-la par un contenu vide. En d'autres termes, il s'agit de supprimer la pagination. Cela n'insérera pas de texte supplémentaire et ne remplacera pas le texte principal.
Si votre besoin n'est pas de supprimer, mais de remplacer la pagination par un paragraphe de texte ou une autre balise, vous pouvez remplir le contenu correspondant dans la liste de remplacement. Mais pour la plupart des scènes de nettoyage de composition, laissez simplement le vide pour le supprimer.
Étape 6: Continuez à définir l'emplacement de sauvegarde et commencez le traitement
Une fois les paramètres de recherche et de remplacement terminés, cliquez sur "Suivant". Selon le processus de la page, le suivi entrera "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Il est recommandé d'enregistrer les résultats du traitement dans un nouvel emplacement de sortie pour faciliter la comparaison avec le fichier d'origine. Commencez le traitement après confirmation.
Une fois le traitement terminé, vous pouvez ouvrir n'importe quel fichier Word de sortie pour vérifier l'effet. Après avoir ouvert la balise d'édition d'affichage pour Word, vérifiez où la pagination existe à l'origine. Si la ligne pointillée originale de "pagination" a disparu, cela signifie que la suppression par lots a réussi.
Questions fréquemment posées et considérations
1. La suppression de la pagination supprimera-t-elle le contenu du corps?
Lors de la configuration de cet article, le logiciel recherche une variable de pagination et la remplace par un contenu vide. Dans des circonstances normales, la pagination elle-même est supprimée, pas le texte principal. Cependant, comme la pagination affectera la disposition des pages, le contenu après la suppression peut avancer, ce qui est normal.
2. doc et docx peuvent-ils gérer?
L'extension de fichier exemple dans la capture d'écran de cet article est docx. Pour le traitement par lots de documents Word, les exigences de longue queue courantes incluent la suppression de la pagination par docx, le remplacement de la pagination par lots par doc, le nettoyage unifié de plusieurs fichiers Word, etc. Avant le traitement réel, il est recommandé de tester avec un petit nombre d'échantillons de documents pour confirmer que le format de fichier actuel et la structure de contenu répondent aux attentes.
3. Pourquoi utiliser la variable {hesoft.word.page}?
La pagination n'est pas un texte ordinaire visible, mais un symbole de typographie spécial dans Word. Utilisez des variables pour représenter plus précisément les objets de pagination. L'entrée "Variables" dans la capture d'écran indique également que la fonction prend en charge des variables spéciales, donc la variable correspondante doit être utilisée lors de la suppression de la pagination au lieu de saisir manuellement les trois mots "pagination".
4. Pourquoi la liste des mots clés après remplacement est-elle laissée vide?
L'interface indique clairement "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer". Ainsi, lorsque l'objectif est de supprimer la pagination, le contenu de remplacement à droite reste vide. Si vous remplissez un autre contenu, il deviendra "remplacer la pagination par ce contenu" au lieu de simplement supprimer.
5. Besoin de sauvegarde avant le traitement par lots?
Il est recommandé de conserver les documents originaux, en particulier lors du traitement de documents importants tels que les contrats, les articles et les rapports officiels. Bien que les outils par lots puissent améliorer considérablement l'efficacité, une fois que l'opération par lots est mal définie, le nombre de fichiers sera affecté. Une approche plus sûre consiste à copier d'abord un dossier ou à enregistrer le résultat dans un nouvel emplacement.
Résumé: Réduire le travail répétitif du nettoyage de la pagination Word avec un outil de traitement par lots
L'idée de base de la suppression par lots de la pagination Word n'est pas compliquée: importer d'abord plusieurs fichiers docx ou doc HeSoft Doc Batch Tool Puis entrez la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", utilisez la variable de pagination{Hesoft. word.page}Effectuez une recherche précise et laissez la liste des mots clés remplacés vide, ce qui permet la suppression par lots.
Par rapport à la suppression manuelle de la pagination en ouvrant un document Word un par un, cette méthode est plus adaptée aux scènes de bureau avec un grand nombre de fichiers et des exigences de nettoyage de format cohérentes. Il peut réduire les opérations répétées, réduire le risque de suppression manquée et permettre aux utilisateurs de passer du temps sur l'examen du contenu et la confirmation de la composition, au lieu de rechercher et de supprimer mécaniquement les symboles. Si vous travaillez sur un lot de fichiers Word, docx ou doc avec des séparateurs de page supplémentaires, vous pouvez d'abord sélectionner plusieurs exemples de tests de documents, confirmer l'effet, puis effectuer la tâche complète par lots.