Une fois que de nombreux documents Word, docx et doc sont exportés à partir de pages Web, de PDF ou de systèmes, ils seront mélangés à un grand nombre de changements de ligne manuels, de retour de voiture et de lignes vides redondantes. Il faut beaucoup de temps pour les ouvrir et les modifier un par un. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool À titer d'exemple, il montre comment trouver les variables de saut de ligne dans les fichiers Word par lots grâce à la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", et laisser le contenu de remplacement vide, supprimant ainsi les sauts de ligne dans plusieurs documents à la fois, ce qui convient à la tri des données et à la mise en page du papier., nettoyage des contrats et normalisation du format par lots.
Lors de l'organisation d'un document Word, l'un des problèmes les plus gênants est qu'il y a trop de sauts de ligne. Par exemple, après avoir copié des données d'une page Web, converti d'un PDF en Word et exporté des fichiers docx à partir d'un système d'entreprise, il y a souvent un grand nombre de sauts de ligne manuels, de retournements logiciels, de lignes vides ou de paragraphes mal démontés dans le texte principal. Un petit nombre de fichiers peuvent être utilisés manuellement par recherche et remplacement Word, mais s'il y a des dizaines, voire des centaines de fichiers Word, docx, doc, chacun est ouvert, recherché, remplacé et enregistré, non seulement il y a beaucoup de travail répété, mais il est également facile de manquer. Ce que cet article veut résoudre est la suivante: comment remplacer ou supprimer par lots des sauts de ligne dans de nombreux fichiers Word et laisser plusieurs documents être nettoyés à la fois.
Le logiciel de bureau "dans la capture d'écran ci-dessous HeSoft Doc Batch Tool "Par exemple, la démonstration utilise la fonction" Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word "pour trouver les variables de saut de ligne dans le fichier Word par lots, et laisser le contenu remplacé vide, afin de réaliser la suppression par lots des sauts de ligne. La valeur fondamentale de cette méthode est la suivante: il n'est pas nécessaire d'ouvrir les fichiers Word un par un, ni de copier-coller manuellement les règles de remplacement. Elle convient aux scènes de bureau qui nécessitent le traitement de fichiers par lots, réduisent la duplication du travail et améliorent l'efficacité de l'organisation des documents.
Scènes applicables: quels documents Word conviennent pour supprimer des sauts de ligne par lots
La suppression par lots des sauts de ligne Word ne consiste pas simplement à «compresser le texte». L'objectif le plus courant est de corriger la composition du document, d'unifier la structure du corps et de nettoyer les sauts de ligne anormaux dans les données importées. Les types de scénarios suivants sont particulièrement adaptés aux outils de traitement par lots:
- Après avoir tourné du PDF vers Word, chaque ligne du texte principal est divisé en paragraphes indépendants, ce qui est très gênant pour la lecture et la deuxième édition.
- Après avoir copié le contenu d'une page Web, d'une base de données ou d'un courrier vers Word, il est mélangé à un grand nombre de sauts de ligne souples, de lignes vierges ou de changements de ligne manuels.
- Organisez par lots les procès-verbaux de conférence, les documents de thèse, les documents de formation et les manuels de produits, dans l'espoir de reconnecter les phrases déconnectées.
- Les entreprises ont plusieurs fichiers docx ou doc qui doivent être dans un format unifié, comme la suppression des sauts de ligne redondants avant la composition, l'archivage ou le système de téléchargement.
- Il y a des sauts de ligne qui ne sont pas faciles à distinguer à l'œil nu dans le document. Par exemple, les sauts de ligne de paragraphe ordinaires et les sauts de ligne doux sont mélangés, ce qui rend la recherche inefficace un par un.
Si votre demande est "Supprimer par lots le retour de voiture, le retour de voiture souple et les lignes vides supplémentaires dans Word", ou "Remplacer le retour de ligne par un espace, une virgule et un séparateur spécifié", vous pouvez vous référer aux idées d'exploitation de cet article. La capture d'écran de cet article montre que le contenu de remplacement est laissé vide, c'est-à-dire que les sauts de ligne sont supprimés; si vous devez le remplacer par d'autres caractères, vous pouvez également remplir le contenu cible dans la zone de remplacement.
Aperçu de l'effet: il existe un grand nombre de sauts de ligne dans Word avant le traitement
On peut voir dans le document avant le traitement qu'il y a un redondance évident dans la zone du corps. Dans la capture d'écran, plusieurs lignes de sauts de ligne apparaissent continuellement dans la position de la boîte rouge, ce qui entraîne l'ouverture du texte principal, le gaspillage de l'espace de la page et le contenu ultérieur est également pressé dans la position inférieure. Pour un seul document, il est déjà difficile de supprimer manuellement ces sauts de ligne; s'il y a beaucoup d'exemplaires de documents similaires, la modification copie par copie sera très inefficace.
Notez ici qu'il peut y avoir différents types de sauts de ligne dans Word. Certains sont des sauts de ligne de paragraphe formés par Entrée, certains sont des sauts de ligne souples formés par Shift Entrée, et certains sont des lignes vierges ou des marques de paragraphe. L'idée de traitement dans la capture d'écran est d'identifier ces sauts de ligne à travers les variables Word fournies par le logiciel, au lieu de s'appuyer sur un jugement manuel à l'œil nu, il est donc plus adapté au traitement de fichiers par lots.
Aperçu de l'effet: plusieurs nouvelles lignes sont supprimées après le traitement et le contenu devient continu
Une fois le traitement terminé, les sauts de ligne redondants qui occupaient beaucoup d'espace dans la boîte rouge d'origine ont été supprimés et le contenu du texte principal a été continuellement fusionné. On peut voir que les lignes vides dénuées de sens ne sont plus conservées entre le titer, les informations sur l'auteur, les points clés et les paragraphes suivants. Pour les documents docx convertis à partir de PDF, les documents de données exportés ou les fichiers Word agréés par lots, ce traitement peut réduire considérablement le temps de nettoyage manuel.
Il convient de préciser que la suppression des sauts de ligne modifie la structure des paragraphes du document. Le résultat de la capture d'écran est de supprimer directement la nouvelle ligne, de sorte que certains mots seront étroitement connectés. Si vous souhaitez supprimer la nouvelle ligne tout en conservant l'intervalle entre les mots, vous pouvez remplir un espace dans la liste de mots-clés remplacée au lieu de laisser vide. Ce que cet article montre est la méthode de «laisser le vide signifie supprimer», qui convient au nettoyage des lignes vides redondantes, des délignes anormales ou des scènes qui doivent être compressées en texte continu.
Étape 1: Accédez à l'outil Word et sélectionnez la fonction de recherche de remplacement
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez "Outils Word" dans la catégorie des fonctionnalités de gauche. Vous pouvez voir plusieurs capacités de traitement par lots Word dans l'interface du logiciel, telles que l'ajout de filigranes, la suppression des blancs, l'exportation d'images, la conversion de Word en PDF, etc. Ce que vous voulez utiliser dans cet article est la première fonctionnalité: "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word".
La raison du choix de cette fonction est la suivante: les sauts de ligne peuvent également être recherchés comme un contenu spécial dans le document Word. Grâce à la fonction de recherche et de remplacement, nous pouvons localiser uniformément les sauts de ligne dans plusieurs fichiers Word, puis les remplacer par du contenu vide, afin de réaliser la suppression par lots. Cette méthode est plus adaptée au traitement de plusieurs fichiers docx ou doc à la fois que d'ouvrir Word un par un à l'aide de raccourcis pour rechercher des substitutions.
Dans cette étape, le résultat attendu de l'utilisateur est d'entrer dans la page de tâche de traitement par lots correspondant. Après être entré, le logiciel guidera la sélection du fichier, le réglage des options de traitement, le réglage de l'emplacement d'enregistrement et le début du traitement en fonction du processus.
Étape 2: Ajouter le fichier Word à traiter
Après avoir accédé à la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", arrivez d'abord à l'étape 1 "Sélectionnez les enregistrements à traiter". Deux entrées, "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers à partir de dossiers" sont disponibles en haut de l'interface. Si le nombre de fichiers est petit, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers" pour sélectionner un par un; si les fichiers sont concentrés dans un dossier, il est recommandé d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier", afin que vous puissiez ajouter plusieurs fichiers Word à la liste à la fois.
6 fichiers docx ont été importés dans la capture d'écran, et le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification et la colonne d'opération sont affichés dans la liste. Grâce à cette liste, l'utilisateur peut confirmer si le fichier est correctement sélectionné avant le traitement formel, par exemple si le nom du fichier est correct, si le chemin provient du dossier cible et si l'extension est docx. Cette étape est très importante pour le traitement par lots, car l'avantage du traitement par lots est de traiter beaucoup de fichiers à la fois, mais uniquement si les fichiers d'entrée doivent être précis.
Si vous constatez qu'un fichier n'a pas besoin d'être traité, vous pouvez le supprimer en actionnant; si la liste est incorrecte, vous pouvez également l'ajouter à nouveau à l'aide de "Vider" sur l'interface. Après avoir confirmé que la liste des fichiers est correcte, cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder aux paramètres de règle de recherche et de remplacement des sauts de ligne.
Étape 3: Définir la méthode de recherche et remplir la variable de saut de ligne
L'étape 2 consiste à «définir les options de traitement», qui consiste à déterminer ce que le logiciel recherche et ce qu'il remplace dans le fichier Word. La sélection dans la capture d'écran est "Recherche précise du texte", ce qui convient pour le traitement de variables spéciales explicites ou de mots-clés fixes. Comme nous traitons avec des sauts de ligne Word, nous devons remplir la variable correspondante dans la liste des mots-clés à rechercher.
Deux lignes de variables sont remplies dans la capture d'écran:{Hesoft. word.new_line}Et{Hesoft. word.soft_new_line}. Il peut être raisonnablement compris à partir du nom. Le premier est utilisé pour représenter le saut de ligne ordinaire ou le saut de ligne de paragraphe dans Word, et le second est utilisé pour représenter le saut de ligne doux. L'ajout de ces deux situations à la liste de recherche peut couvrir plus de problèmes de nouvelles lignes générés à partir de différentes sources.
À droite se trouve la liste des mots-clés remplacés. Dans la capture d'écran, la zone est vide et l'interface indique "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer". Par conséquent, si l'objectif est de supprimer les sauts de ligne dans Word par lots, n'entrez pas de contenu dans la zone de remplacement correspondante et laissez le logiciel les supprimer directement après avoir trouvé les variables de nouvelle ligne. Après ce traitement, les sauts de ligne dans plusieurs fichiers docx seront nettoyés uniformément.
Si votre demande réelle n'est pas de supprimer, mais de remplacer la nouvelle ligne par un espace, un signe, une virgule ou un autre séparateur, vous pouvez remplir le caractère correspondant dans la liste de remplacement à droite. Ce que cet article montre est supprimé, alors gardez le contenu de remplacement vide.
Étape 4: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement par lots
Après avoir terminé les paramètres de recherche et de remplacement des sauts de ligne, cliquez sur "Suivant". En haut du processus, vous pouvez voir les étapes suivantes, notamment "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Lors de la modification du fichier Word par lots, il est recommandé d'enregistrer le fichier traité dans un nouveau dossier, ce qui est pratique pour le distinguer du fichier d'origine et pour vérifier le résultat du traitement. Bien que la capture d'écran ne déplie pas les détails de la page d'emplacement de sauvegarde, à en juger par le nom du processus, le logiciel continuera à guider l'utilisateur pour définir l'emplacement de sortie, puis effectuer des tâches de traitement.
Avant de commencer le traitement, il est recommandé de reconfirmer trois choses: premièrement, si la liste de fichiers contient uniquement les fichiers Word qui doivent être nettoyés pour le changement de ligne; deuxièmement, si la liste de recherche contient des variables de saut de ligne ordinaires et de retour de ligne logiciel; troisièmement, le remplacement La liste de mots-clés reste vide. Une fois qu'il est confirmé, entrez dans le processus de démarrage et attendez que le logiciel termine le remplacement par lots.
Une fois le traitement terminé, vous pouvez ouvrir l'un des fichiers Word de sortie pour effectuer des contrôles ponctuels. Concentrez-vous sur la vérification si la position initiale de la ligne vide excédentaire a disparu et si le texte principal est conforme aux attentes. Si vous constatez que le texte est trop serré, cela signifie que "supprimer directement la nouvelle ligne" n'est peut-être pas la règle la plus appropriée. Vous pouvez remplacer la nouvelle ligne par un espace avant de la traiter.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi remplir deux variables de nouvelle ligne en même temps?Il peut y avoir à la fois une nouvelle ligne normale et une nouvelle ligne douce dans Word. Les documents provenant de différentes sources sont générés de manière différente et un seul type de changement de ligne peut entraîner un nettoyage incomplet. Remplissez {hoft. word.new_line} et {heoft. word.soft_new_line} en même temps dans la capture d'écran, ce qui peut augmenter la couverture du nettoyage par lots.
2. Que signifie la liste de mots clés après le remplacement est vide?L'interface invite "Si vous ne remplissez pas, vous supprimez", donc lorsque le contenu n'est pas rempli à droite, le logiciel supprimera le caractère de saut de ligne trouvé. Si vous souhaitez remplacer un espace par un espace, vous devez remplir un espace à droite; si vous souhaitez le remplacer par un autre séparateur, vous pouvez également remplir le caractère correspondant.
3. La suppression des sauts de ligne affectera-t-elle la composition?Oui. La suppression des sauts de ligne modifie la structure des paragraphes, en particulier le contenu du titer, de la liste, des informations sur l'auteur, etc. peut être connecté. Par conséquent, il est recommandé de tester l'effet avec un petit nombre de fichiers, de confirmer que les règles répondent aux exigences, puis de traiter tous les fichiers Word, docx ou doc.
4. Est-ce approprié pour gérer les fichiers docx et doc?De la liste des fichiers dans la capture d'écran, vous pouvez voir un exemple d'extension de fichier pour docx. Pour les autres fichiers au format Word, il est recommandé d'importer les tests dans le logiciel pour confirmer qu'ils peuvent être identifiés et traités normalement avant de les exécuter par lots.
Résumé: Réduire le travail répétitif du nettoyage Word avec un outil de traitement par lots
Le remplacement ou la suppression par lots de sauts de ligne dans le fichier Word consiste essentiellement à confier le travail qui devait être ouvert, recherché, remplacé et enregistré manuellement une par une au logiciel bureautique pour terminer automatiquement. Par HeSoft Doc Batch Tool La fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" permet aux utilisateurs d'importer plusieurs fichiers docx à la fois, d'utiliser des variables de nouvelle ligne pour localiser les sauts de ligne ordinaires et les sauts de ligne logiciels, et de supprimer les sauts de ligne par lots en "remplaçant le contenu laissé vide".
Si vous triez une grande quantité de données Word, nettoyez la déconnexion après la conversion PDF et normalisez le format de document d'entreprise, il est recommandé de sélectionner quelques règles de test de fichier, puis de traiter tous les fichiers par lots après avoir confirmé l'effet. Cela peut non seulement garantir la qualité du document, mais aussi réduire considérablement le travail répété et gagner du temps sur le contenu qui doit vraiment être jugé et édité.