Lorsque plusieurs documents OFD n'ont besoin que d'exporter la page d'accueil, les deux premières pages ou les pages clés, ouvrir les fichiers un par un et prendre des captures d'écran perdra beaucoup de temps. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool À titer d'exemple, expliquez comment importer des fichiers OFD par lots, sélectionnez "les premières pages" dans les options de traitement, et définissez la plage et les paramètres PPI, et enfin la sortie des images JPG. L'article convient aux utilisateurs de bureau qui ont besoin de traiter des factures électroniques, des documents de certification, des couvertures de fichiers, des pages d'accueil des contrats et d'autres informations.
De nombreux employés de bureau rencontrent un problème très spécifique mais à haute fréquence lorsqu'ils traitent des fichiers OFD: il existe de nombreux documents, mais chaque copie ne nécessite que les premières pages. Par exemple, les factures électroniques peuvent ne nécessiter que des pages de billets, les fichiers électroniques peuvent avoir seulement des pages de couverture et de catalogue, et les informations contractuelles peuvent ne nécessiter que des pages d'accueil et des pages d'informations clés. Si vous utilisez la méthode traditionnelle, vous devez ouvrir les fichiers OFD un par un, passer à la page correspondante, prendre des captures d'écran ou exporter sous forme d'images, puis enregistrer manuellement dans un dossier. Avec plus de documents, ce processus deviendra beaucoup de travail répétitif.
La pratique décrite dans cet article est d'utiliser un logiciel de bureau" HeSoft Doc Batch Tool La fonction "Convertir OFD en images JPG" dans "exporte les premières pages de plusieurs documents OFD en images JPG par lots à la fois. L'interface logicielle fournit des processus tels que l'importation par lots de fichiers, le réglage de la plage de traitement, le réglage de la densité de pixels de l'image et le réglage de l'emplacement de sauvegarde. Elle est très adaptée à la conversion par lots de fichiers OFD, à la réduction des opérations manuelles et à l'amélioration de l'efficacité du tri des données.
Scène applicable: seuls les besoins de bureau de la page d'accueil, des deux premières pages ou de la page clé OFD sont nécessaires
Tous les besoins OFD en images ne nécessitent pas la conversion de documents entiers. Dans de nombreux scénarios commerciaux, le contenu vraiment utile se concentre uniquement sur les premières pages. Par exemple, le système de remboursement financier nécessite le téléchargement d'une image de facture électronique, généralement seule la page principale de la facture est requise; lors de l'archivage administratif, un diagramme de couverture du fichier doit être généré, généralement seule la première page de chaque OFD est prise; lorsque les données du projet sont résumées, seul chaque document peut être nécessaire. Les deux premières pages sont utilisées comme matériel de vérification rapide; formation, audit, dans les scènes juridiques, il est souvent nécessaire de convertir un lot de pages clés de fichiers OFD en JPG, ce qui est pratique pour insérer Word, PPT, page Web ou système interne.
Si vous le traitez manuellement, chaque fichier doit répéter les mêmes étapes, ce qui est inefficace. Ce qui est plus gênant, c'est que la clarté des images, la dénomination des fichiers et les chemins de sauvegarde exportés manuellement par différentes personnes peuvent être incohérents et que le coût de finition ultérieure est très élevé. L'avantage de l'outil de traitement par lots réside dans: importer plusieurs fichiers OFD à la fois, définir uniformément la règle des «premières pages», puis exporter uniformément sous forme d'images JPG. Ce n'est pas seulement plus rapide, mais aussi plus standardisé.
Aperçu des effets: Générer des résultats d'images JPG par lots à partir de fichiers OFD
Il y a 4 fichiers OFD dans le dossier avant le traitement, à savoir 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd. Comme vous pouvez le voir sur l'icône, ils sont tous des fichiers au format OFD. Supposons que chacun de ces fichiers contienne plusieurs pages, mais cette fois, seules les deux premières pages doivent être exportées.
Après le traitement, l'élément de résultat correspondant au fichier d'origine apparaît dans l'emplacement de sortie, et vous pouvez voir l'identité du format d'image JPG. Pour les tâches de conversion par lots, ce résultat est très intuitif: l'ensemble original de documents OFD a été converti en fichiers image qui peuvent être directement visualisés, téléchargés et partagés. Le format JPG est très compatible et de nombreux systèmes d'entreprise, formulaires Web, outils de messagerie instantanée et logiciels de bureau peuvent être utilisés directement.
Cet ensemble de captures d'écran avant et après le traitement montre que cette méthode n'est pas une conversion de fichier unique, mais une opération par lots pour plusieurs fichiers OFD. Plus important encore, la plage de conversion peut être définie sur certaines pages pour éviter d'exporter toutes les pages inutiles et réduire la génération d'images invalides.
Étape de fonctionnement 1: Trouvez la fonction OFD en JPG dans l'interface principale
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, plusieurs fonctions de traitement de documents de bureau peuvent être vues dans l'interface principale. La navigation de gauche contient plusieurs classifications d'outils pour le traitement par lots de différents types de fichiers. Selon la capture d'écran, dans la zone "Plus d'outils", vous pouvez voir la carte de fonction "Convertir OFD en image JPG". Le titer de la carte est affiché comme "2. Convertir OFD en image JPG", et le texte de la description est "Convertir des fichiers OFD en images au format JPG par lots".
Notez ici que la conversion OFD en images JPG est une fonction différente de la conversion OFD en PDF. Si l'objectif est de générer une image, vous devez sélectionner "Convertir OFD en image JPG"; si vous sélectionnez OFD vers PDF, le format de sortie ne répond pas aux exigences de cet article. Le choix de la bonne fonction est la première étape du succès de la conversion par lots ultérieure.
Objectif de l'opération: entrer dans le processus spécial de conversion OFD en images JPG.
Résultat attendu: le logiciel entre dans la page de la tâche, en haut de la page "Convertir OFD en image JPG", et les zones d'action telles que l'ajout de fichiers, l'importation de fichiers et l'étape suivante apparaissent.
Étape 2: importer plusieurs fichiers OFD et vérifier la liste
Après être entré dans la page des fonctionnalités, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. Dans le coin supérieur droit de l'interface, vous pouvez voir les entrées d'importation principales "Ajouter un fichier" et "Importer un fichier à partir d'un dossier". Si les fichiers OFD en attente sont dispersés dans différents emplacements, vous pouvez utiliser «Ajouter des fichiers» pour sélectionner un par un; si les fichiers sont déjà concentrés dans un dossier, «Importer des fichiers à partir d'un dossier» est plus approprié pour l'importation en bloc.
4 enregistrements ont été importés dans la capture d'écran, les noms sont 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd, et le chemin est D:\ test \ 1.ofd, D:\ test \ 2.ofd, D:\ test \ 3.ofd, D:\ test \ 4.ofd, les extensions sont toutes ofd. La liste montre également l'heure de création, l'heure de modification et la colonne d'opération. Le nombre d'enregistrements récapitulatifs en bas est de 4.
Après l'importation, il est recommandé de vérifier d'abord trois points: premièrement, si le nombre de fichiers est correct; deuxièmement, si les extensions sont toutes ofd; troisièmement, si le chemin est un dossier traité pour le mineur. Si vous constatez que plusieurs fichiers ont été importés, vous pouvez les supprimer via l'icône de suppression à droite de chaque ligne; si toutes les importations sont incorrectes, vous pouvez cliquer sur "Vider" pour les sélectionner à nouveau.
Objectif de l'opération: ajouter les fichiers OFD qui doivent être convertis par lots à la liste des tâches.
Résultat attendu: la liste des fichiers est affichée dans son intégralité, le nombre d'enregistrements est cohérent avec le nombre réel d'OFD à traiter, puis cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder aux paramètres des options de traitement.
Étape 3: Sélectionnez "Les premières pages" et remplissez la plage
Après avoir cliqué sur "Suivant", accédez à la page "Définir les options de traitement". La zone centrale de la page est "Gamme de traitement". Comme vous pouvez le voir sur les captures d'écran, le logiciel offre plusieurs options, y compris "Toutes les pages", "Quelques pages en face", "Quelques pages à la fin", "Pages impaires", "Pages paires" et "Personnalisation". Ce que vous voulez implémenter dans ce tutoriel est d'exporter uniquement les premières pages de l'OFD, vous devez donc sélectionner "les premières pages".
Dans la capture d'écran, "Les premières pages" ont été sélectionnées, et la zone de saisie "Gamme" ci-dessous est 2. Cela signifie que pour chaque fichier OFD dans la liste de tâches, seules les 2 premières pages sont converties. En d'autres termes, 1.ofd Exporter les 2 premières pages, 2.ofd Exporter les 2 premières pages, 3.ofd Exporter les 2 premières pages et 4.ofd exporter également les 2 premières pages. Le logiciel applique la même règle à tous les fichiers importés.
Si votre demande réelle est d'exporter uniquement la page d'accueil, vous pouvez remplir la portée comme 1; si vous devez exporter les trois premières pages, remplissez le 3. Par rapport à la sélection manuelle des pages fichier par fichier, ce paramètre unifié peut réduire considérablement le volume d'opérations et garantir la cohérence des règles de traitement de chaque OFD.
Objectif de l'opération: limiter la page de sortie et convertir uniquement le nombre de pages spécifié au début de chaque document OFD.
Résultat attendu: le logiciel ne produira pas l'intégralité de l'OFD lors de la conversion ultérieure, mais extraira les premières pages en fonction des paramètres pour générer des images JPG.
Opération Étape 4: Définir PPI, contrôler la netteté de l'image JPG
Dans la page Options de traitement, vous pouvez également voir l'élément de configuration "densité de pixels d'image (PPI)", qui est renseigné dans l'exemple 300. PPI peut être compris comme l'un des paramètres liés à la clarté de sortie d'image. Pour les factures électroniques, les certificats électroniques, les pages de documents officiels, les pages de contrat et d'autres documents qui doivent afficher clairement le texte et le sceau, 300PPI peut généralement répondre à la plupart des scènes de bureau.
Si l'image de sortie est utilisée pour la prévisualisation Web ou la communication temporaire, un PPI particulièrement élevé peut ne pas être nécessaire; s'il est utilisé pour l'archivage, l'impression, la reconnaissance ou le téléchargement sur une plate-forme qui nécessite une clarté, il est recommandé de maintenir des paramètres PPI élevés. Il est important de noter que plus la clarté est élevée, plus le volume du fichier image peut également être important. Par conséquent, lorsque vous traitez un grand nombre de fichiers OFD par lots, vous devez équilibrer la clarté et la taille du fichier en fonction de l'objectif.
La même page affiche également un commutateur pour "assembler plusieurs pages en une très longue image". Dans l'exemple, le commutateur est fermé. La fermeture est généralement plus pratique pour les scénarios qui exportent les pages précédentes et les gèrent séparément, car chaque page peut être vue, nommée, téléchargée ou archivée individuellement. Si l'entreprise exige que les premières pages soient combinées en un long graphique, envisagez d'ouvrir cette option.
Étape 5: Choisissez l'emplacement de sauvegarde et effectuez la conversion
Après avoir terminé la plage de traitement et les paramètres PPI, cliquez sur "Suivant" en bas. L'étape suivante du processus d'interface est "Définir l'emplacement de sauvegarde", suivie de "Démarrer le traitement". L'emplacement d'enregistrement suggère de sélectionner un répertoire de sortie clair, tel qu'un dossier nommé par projet, date ou objectif. De cette façon, une fois le traitement terminé, vous pouvez rapidement distinguer le fichier OFD d'origine du résultat de l'image JPG convertie.
Après avoir défini l'emplacement de sauvegarde pour entrer dans la phase de démarrage du traitement, le logiciel lira les fichiers OFD dans la liste des tâches par lots et exécutera la conversion en fonction des "pages précédentes" et des numéros de plage. Une fois le traitement terminé, consultez le catalogue de sortie. En combinaison avec le rendu post-traitement, vous pouvez voir que chaque fichier OFD d'origine a généré un résultat correspondant, ce qui est pratique pour continuer à vérifier ou à utiliser.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Chaque fichier OFD a un nombre différent de pages. Puis-je utiliser "les premières pages"?
Peut. La signification de cette option est d'extraire un nombre spécifié de pages du début de chaque fichier. Toutefois, il est recommandé de vous assurer que la plupart des documents contiennent au moins le nombre de pages que vous remplissez. Si le nombre de pages de fichiers individuels est insuffisant, le résultat réel du traitement logiciel doit être soumis et la sortie doit être vérifiée après le traitement.
2. Les images JPG exportées peuvent être utilisées pour télécharger le système?
Le format JPG est généralement compatible et peut être utilisé dans de nombreux systèmes de remboursement, systèmes de fichiers, formulaires Web et plates-formes internes. Cependant, différents systèmes peuvent avoir des exigences en matière de taille, de résolution ou de quantité d'images. Il est recommandé d'ajuster l'IPP ou la plage de traitement en fonction des exigences de la plate-forme.
3. Pourquoi ne pas recommander une capture d'écran manuelle?
Les captures d'écran manuelles sont facilement affectées par le zoom d'écran, la taille de la fenêtre, le rapport d'affichage de la page, la clarté et les limites de l'image sont instables. L'outil de conversion par lots génère des images directement par page de document, ce qui est plus adapté à l'archivage formel et au travail par lots.
4. Est-il possible d'exporter uniquement les dernières pages?
De l'interface, l'option "Quelques pages à la fin" est disponible dans la gamme de traitement. Si votre objectif est d'exporter la page de signature, la dernière page de pièce jointe ou la page de fin, vous pouvez sélectionner cette option et remplir la plage.
5. Est-il possible de traiter uniquement les pages impaires ou paires?
Les "pages impaires" et les "pages paires" sont également disponibles dans l'interface. Si la composition des données a une règle de pages simples et doubles, par exemple, le corps du texte est sur une page impaire et la pièce jointe est sur une page paire, vous pouvez choisir en fonction des besoins réels.
Résumé: Les premières pages de l'OFD exportées par lots sont JPG, ce qui rend le traitement des données plus standardisé
Lorsque vous devez traiter plusieurs documents OFD, mais que vous n'avez besoin que de la première page, des deux premières pages ou des premières pages par copie, il est plus efficace d'utiliser l'outil de conversion par lots que d'ouvrir manuellement l'exportation de fichiers. Par HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez d'abord entrer plusieurs fichiers OFD, puis sélectionner "Convertir OFD en images JPG", définir "les premières pages" dans la plage de traitement, remplir le nombre de pages à exporter, définir les paramètres PPI, et enfin enregistrer la sortie.
Cette méthode peut réduire considérablement les opérations répétées et éviter les problèmes de sélection de pages manquantes et de clarté d'image incohérente. Pour les scènes de bureau à haute fréquence telles que les factures financières, les documents officiels électroniques, les couvertures de fichiers et les informations contractuelles, il est recommandé de normaliser le processus de travail des premières pages d'OFD à JPG et d'utiliser le traitement par lots au lieu du traitement manuel un par un, améliorant ainsi l'efficacité globale du bureau.