Lorsque vous devez extraire des pages spécifiées de plusieurs documents OFD et les convertir en images JPG, il est inefficace de les capter manuellement ou d'exporter un par un. Cet article démontre l'utilisation HeSoft Doc Batch Tool Complétez le processus complet de transfert d'images par lots sur la page spécifiée par OFD, y compris la sélection de la fonction OFD vers JPG, l'importation de plusieurs fichiers OFD, la définition de la plage de traitement, l'ajustement de l'IPP, la sélection de l'emplacement d'enregistrement et le démarrage de la conversion. Convient aux scènes de bureau telles que les factures électroniques, les contrats, les documents officiels, les bons et les images de fichiers.
De nombreuses unités seront exposées à des documents au format OFD pendant le processus de bureau, tels que des factures électroniques, des factures électroniques, des documents officiels électroniques, des documents de certification, des scanners de fichiers, etc. Les fichiers OFD conviennent à l'archivage et à la mise en page, mais dans certains systèmes commerciaux, plates-formes de remboursement, pages de soumission de données ou scènes de communication mobile, les images JPG sont souvent plus pratiques pour la prévisualisation et le téléchargement. Le problème est que les utilisateurs n'ont souvent pas besoin de convertir tous les OFD en images, mais seulement certaines des pages, telles que les 2 premières pages, la dernière page, la page impaire, la page paire ou une certaine plage personnalisée de chaque fichier.
Si vous utilisez la méthode traditionnelle, vous devez ouvrir les fichiers OFD un par un, trouver la page manuellement, puis prendre une capture d'écran ou exporter sous forme d'image. Dès que le nombre de fichiers est élevé, l'opération devient répétitive et inefficace. Cet article combinera des captures d'écran pour vous présenter comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool Convertissez par lots les pages spécifiées de plusieurs fichiers OFD en images JPG. Le positionnement de cet outil est un logiciel de bureau, et sa valeur fondamentale réside dans le traitement par lots de documents, la réduction du travail répété et l'amélioration de l'efficacité du traitement quotidien des documents. En définissant les règles de manière uniforme, vous pouvez traiter plusieurs fichiers OFD à la fois sans avoir à répéter les opérations fichier par fichier.
Scènes applicables: quelles tâches de bureau conviennent à l'exportation par lots de pages spécifiées OFD
"OFD spécifie la page à JPG" convient à toutes les scènes où le contenu d'image doit être extrait du fichier de mise en page. Par rapport à la conversion complète, la conversion de certaines pages permet de gagner du temps et de réduire la génération d'images non pertinentes. Surtout lorsque le nombre de pages de fichiers est important, mais que les informations utiles sont concentrées sur des pages fixes, l'exportation de pages spécifiées par lots sera très efficace.
Les types de scènes suivants sont plus courants:
- Téléchargement d'image de facture:Certains systèmes de remboursement ou financiers sont plus habitués à recevoir des images JPG, et les utilisateurs peuvent convertir les pages d'accueil de plusieurs factures OFD en images par lots.
- Aperçu de la couverture matérielle:Les fichiers ou les documents de contrat contiennent généralement des informations clés telles que le titer, le numéro, l'unité, etc., et seul le transfert vers la page d'accueil peut être utilisé pour une identification rapide.
- Extrait du sceau de la dernière page:Les pages de signature et de sceau des contrats, des documents officiels ou des pièces justificatives sont souvent sur les dernières pages, et les pages finales peuvent être exportées par lots.
- Fractionnement de contenu simple et double page:Lors de la vérification des documents numérisés ou des fichiers recto verso, les pages impaires et paires peuvent être exportées séparément pour une inspection de classification facile.
- Générer des images d'audit par lots:Lors de l'examen préliminaire des données, de l'inspection aléatoire du contenu et de la vérification des bons, seule la page désignée peut être extraite pour répondre aux besoins de visualisation et éviter de produire trop de documents.
Les caractéristiques communes de ces scènes sont: un grand nombre de fichiers, des règles de traitement similaires et de nombreuses étapes manuelles. Après avoir utilisé l'outil de traitement par lots, tant que le fichier est importé et que la règle est définie une fois, le logiciel peut traiter tous les documents OFD selon les mêmes normes.
Aperçu de l'effet: résultat de sortie du fichier source OFD à JPG
Avant le traitement: plusieurs fichiers OFD en attente de conversion par lots
La capture d'écran avant le traitement montre qu'il y a 4 fichiers OFD dans le dossier: 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd. Ce sont les fichiers source de cette conversion par lots. Pour ce type de plusieurs fichiers du même format, s'ils sont traités manuellement, chaque fichier doit passer par au moins les étapes d'ouverture, de sélection de page, d'exportation, de dénomination, d'enregistrement, etc., 4 fichiers ne sont pas trop nombreux, une fois étendu à des dizaines de fichiers, le coût en temps augmentera considérablement.
Le but de ce tutoriel n'est pas simplement de convertir un OFD en JPG, mais de traiter plusieurs fichiers OFD par lots selon des règles uniformes et de convertir uniquement les pages requises. Ceci est particulièrement important pour les documents standardisés tels que les factures électroniques, les bons, les fichiers et les documents officiels.
Après le traitement: Générer le résultat de l'image JPG correspondant au fichier d'origine
La capture d'écran après le traitement montre que les résultats numérotés 1, 2, 3, 4 ont été générés une fois la conversion terminée et que la cible de sortie est l'image JPG. Cette structure de résultats permet de maintenir la correspondance entre le fichier source et les images exportées, et il est plus facile à trouver, qu'il s'agisse d'archivage, de téléchargement ou d'envoi.
Dans la conversion par lots, la correspondance des résultats est très critique. Si le fichier de sortie n'est pas régulier, la source doit être revérifiée ultérieurement, ce qui compensera les avantages d'efficacité apportés par le traitement par lots. Par conséquent, il est recommandé de normaliser la dénomination du fichier source avant la conversion et de vérifier le résultat en fonction du répertoire de sortie après la conversion.
Étapes: Plusieurs fichiers OFD spécifient des pages en vrac à JPG
Étape 1: Sélectionnez OFD en JPG dans la liste des outils
Démarrage HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, vous pouvez voir plusieurs classifications de traitement de bureau dans la navigation de gauche. Dans la capture d'écran, "Plus d'outils" sont actuellement ouverts. La zone principale affiche plusieurs fonctions de conversion sous forme de carte, notamment "conversion OFD en PDF", "conversion OFD en image JPG", "conversion XPS en PDF" et ainsi de suite.
Pour convertir le fichier OFD en image JPG, cliquez sur "2, OFD Convertir en image JPG". La description de la fonction est "Convertir des fichiers OFD en images au format JPG par lots", ce qui correspond exactement à cette tâche.
Choisir la bonne fonction est la première étape du traitement par lots. Si la cible est une image, ne sélectionnez pas "Convertir OFD en PDF"; si le fichier source n'est pas XPS ou CAD, il n'est pas nécessaire d'entrer dans un autre module de conversion de format. Après avoir entré la fonction correcte, l'interface suivante se concentrera sur OFD à JPG.
Étape 2: Importer les fichiers OFD qui doivent être convertis
Après être entré dans la page "Convertir OFD en images JPG", au-dessus de l'interface, il y a des boutons tels que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir d'un dossier", "Vider" et "Plus". Deux méthodes d'importation courantes sont disponibles ici: si les fichiers sont dispersés, ils peuvent être sélectionnés via "Ajouter des fichiers"; si les fichiers sont déjà organisés dans le même répertoire, ils peuvent être importés par lots via "Importer des fichiers à partir de dossiers".
Dans la capture d'écran, 4 fichiers OFD ont été importés avec succès. La liste répertorie les informations telles que le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification et l'opération. Le chemin est affiché dans le répertoire D:\ test, avec l'extension ofd et le nombre d'enregistrements affichés en bas est 4. Cela montre que le logiciel a identifié 4 fichiers à traiter cette fois.
À ce stade, il est recommandé de se concentrer sur trois éléments: premièrement, si le nombre de fichiers est correct; deuxièmement, si le chemin du fichier est le répertoire cible; troisièmement, si les extensions sont toutes ofd. Si vous constatez que des fichiers indésirables ont été importés, vous pouvez les supprimer via l'icône de suppression dans la colonne d'action ou les réimporter à l'aide de Vider. Après confirmation, cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder aux paramètres.
Étape 3: Sélectionnez la plage de traitement de la page pour réaliser seulement une partie de la page
Dans la page "Définir les options de traitement", vous devez d'abord définir "Plage de traitement". Vous pouvez voir plusieurs options dans la capture d'écran: toutes les pages, les premières pages, les dernières pages, les pages impaires, les pages paires, les personnalisations. Ces options déterminent quelles pages de chaque fichier OFD seront converties en JPG.
Sélectionnez "Les premières pages" dans l'exemple et remplissez 2 dans la zone de saisie "Gamme". La signification de ce paramètre est la suivante: pour chaque fichier OFD de la liste d'importation, seules les 2 premières pages sont prises pour la conversion JPG. En d'autres termes, 1.ofd Exporter les 2 premières pages, 2.ofd Exporter les 2 premières pages, 3.ofd Exporter les 2 premières pages et 4.ofd exporter également les 2 premières pages. Cela permet de générer rapidement les premières pages de chaque fichier pour la prévisualisation, l'audit ou le téléchargement.
Si vous avez besoin d'exporter la page de signature à la fin, vous pouvez sélectionner "Quelques pages à la fin"; si vous souhaitez traiter uniquement les pages impaires ou paires, vous pouvez choisir l'option correspondante; si vous avez besoin d'une plage de pages plus spécifique, vous pouvez utiliser "Personnalisé". Lors de la définition d'une plage de pages, il est recommandé de juger en fonction du nombre réel de pages du fichier, en particulier lorsque le nombre de pages du fichier par lots n'est pas exactement le même, évitez de définir une plage qui dépasse le nombre de pages du fichier.
Étape 4: Réglez la densité de pixels de l'image pour que le JPG soit clairement disponible
Il existe également une option "densité de pixels d'image (PPI)" dans la page, définie sur 300 dans la capture d'écran. Le PPI détermine la finesse de l'image de sortie. Pour les fichiers OFD contenant du texte, des formulaires, des sceaux, des codes QR, des montants et d'autres informations, la clarté de l'image affectera directement l'expérience de reconnaissance et de révision ultérieure.
Dans la scène de bureau générale, 300 PPI convient à la plupart des besoins d'image de document, ce qui peut maintenir une meilleure clarté du texte et ne rendra pas le volume du fichier trop exagéré. Si vous ne faites qu'un aperçu de la petite image, vous pouvez la réduire en fonction des besoins réels; si l'image doit être imprimée, agrandie pour voir ou identifier les détails, vous devez maintenir un IPP élevé. Il est important de noter que plus l'IPP est élevé, plus le temps de génération et l'occupation du stockage peuvent également augmenter.
Étape 5: Confirmez si vous devez épeler plusieurs pages en diagrammes longs
Sous la page des options de traitement, vous pouvez voir le commutateur "épisser plusieurs pages en une très longue image". Cette option convient aux scènes qui nécessitent une lecture continue, telles que la fusion des premières pages en une longue image, ce qui est pratique pour la visualisation directe dans la fenêtre de discussion ou le côté mobile.
Cependant, toutes les scènes ne conviennent pas à l'orthographe. Si vous avez besoin de télécharger chaque page en tant que matériau indépendant, ou si vous souhaitez que chaque page d'images soit nommée et archivée séparément, il n'est pas recommandé d'ouvrir l'assemblage. Le commutateur dans la capture d'écran est désactivé, ce qui signifie qu'il est plus enclin à générer des images JPG par page, ce qui est généralement plus flexible pour la gestion des fichiers et la vérification ultérieure.
Étape 6: Continuez à définir l'emplacement de sauvegarde et commencez la conversion
Après avoir défini la plage de traitement, PPI et les options de couture, cliquez sur "Suivant". À partir du processus supérieur de l'interface, vous pouvez voir que l'ensemble de la tâche comprend quatre étapes: sélectionner les enregistrements à traiter, définir les options de traitement, définir l'emplacement d'enregistrement et démarrer le traitement. Après avoir terminé les deux premières étapes, vous devez continuer à définir l'emplacement d'enregistrement des résultats JPG.
L'emplacement d'enregistrement est recommandé de sélectionner un dossier de sortie spécial et de ne pas mélanger avec le fichier OFD source. Cela peut éviter le mélange du fichier d'origine et des résultats de conversion, et il est également pratique de vérifier si la sortie est complète. Une fois la configuration de l'emplacement de sauvegarde terminée, entrez l'étape «Démarrer le traitement» et le logiciel convertira automatiquement les fichiers OFD dans la liste par lots conformément aux règles de configuration. Une fois la conversion terminée, ouvrez le répertoire de sortie pour afficher les résultats JPG.
Questions fréquentes ou considérations
1. Après OFD à JPG, le fichier OFD d'origine sera-t-il remplacé?
Du point de vue du processus d'exploitation, cette fonction consiste à convertir et à sortir OFD en images JPG, qui génèrent généralement de nouveaux résultats d'image à l'emplacement enregistré, au lieu de changer directement le fichier OFD d'origine en images. Pour être sûr, il est recommandé de conserver la sauvegarde du fichier d'origine avant de traiter les fichiers importants et de séparer le répertoire de sortie du répertoire de fichier source.
2. La même règle s'applique-elle à chaque fichier lorsque vous tournez uniquement les 2 premières pages?
Oui. Les règles uniformes sont au cœur du traitement par lots. Dans l'exemple, sélectionnez "Les premières pages", remplissez la plage 2, ce qui signifie que chaque fichier OFD de la liste d'importation sera converti par "Les 2 premières pages". Cela convient aux documents de structure similaire, tels que le même type de facture, le même lot de contrats ou le même ensemble de documents d'archives.
3. Si le nombre de pages de différents fichiers OFD est différent, comment le définir?
Si le nombre de pages d'un fichier varie considérablement, il est recommandé de confirmer la structure du nombre de pages de chaque fichier avant de sélectionner une plage de pages. Pour les fichiers dont le nombre de pages est incohérent mais les règles de la page cible sont les mêmes, vous pouvez sélectionner les premières pages, les dernières pages, les pages de parité et d'autres règles; si la page cible est complètement différente, vous devrez peut-être la traiter par lots et définir différentes plages personnalisées.
4. Que faire si les images JPG sont trop grandes?
Il peut être optimisé sous deux aspects: l'un est de réduire la conversion des pages et de ne exporter que certaines des pages vraiment nécessaires; l'autre est d'ajuster l'IPP en fonction de l'objectif. Plus l'image est claire, plus le volume est grand. Si elle n'est utilisée que pour la prévisualisation ou la communication temporaire, la densité des pixels peut être réduite de manière appropriée; si elle est utilisée pour le remboursement, l'archivage ou l'audit, la clarté doit être garantie en priorité.
5. Comment les résultats de sortie peuvent-ils être plus pratiques à organiser?
Il est recommandé d'utiliser un nom significatif pour le fichier OFD avant la conversion, par exemple par numéro de facture, numéro de contrat, date ou nom du client. Définissez le répertoire de sortie séparément lors de la conversion et vérifiez les résultats en fonction du numéro de fichier d'origine après la conversion. Cela facilite la traçabilité de la source des images JPG exportées par lots et réduit la vérification manuelle ultérieure.
Résumé: Exportation par lots des pages spécifiées OFD avec des règles uniformes, plus efficace
La conversion par lots de pages désignées de plusieurs fichiers OFD en images JPG est une exigence de traitement de bureau haute fréquence et pratique. Il convient au téléchargement de factures électroniques, à l'extraction de la page de signature du contrat, à l'aperçu du document officiel, à l'examen de fichiers, à l'archivage du certificat et à d'autres scènes. Utilisation HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez compléter l'ensemble du processus via la fonction «Convertir OFD en images JPG»: sélectionner les fonctions, importer des fichiers, définir la plage de pages, configurer PPI, déterminer l'emplacement d'enregistrement et commencer le traitement.
Par rapport à l'ouverture manuelle des captures d'écran page par page OFD, les avantages de la conversion par lots sont des règles cohérentes, moins d'opérations et des résultats plus faciles à gérer. Surtout lorsque vous n'avez besoin que des pages précédentes, des pages de fin, des pages impaires, des pages paires ou des pages personnalisées, sélectionner une partie de la conversion de page peut éviter de générer un grand nombre d'images inutiles et gagner du temps et de l'espace de stockage. Il est recommandé d'organiser le fichier OFD source avant de le traiter, de déterminer la portée de la page en fonction de l'activité réelle, puis de suivre les étapes de cet article pour terminer l'exportation par lots. Cela garantit non seulement que les résultats JPG répondent aux exigences d'utilisation, mais réduit également considérablement le travail répété.