De nombreuses factures électroniques, documents électroniques et documents d'archivage utilisent le format OFD, qui n'est pas aussi pratique que les images JPG pour la visualisation et le téléchargement. Cet article prend HeSoft Doc Batch Tool comme exemple pour expliquer comment importer plusieurs fichiers OFD par lots, utiliser la fonction « Convertir OFD en images JPG », définir les pages de conversion, la clarté PPI et activer « assembler plusieurs pages en une longue image », afin de convertir des documents OFD de plusieurs pages en une longue image JPG facile à envoyer, télécharger et prévisualiser.
Les factures électroniques, les tickets électroniques, les relevés bancaires, les pièces jointes de contrat, les documents administratifs et autres documents sont souvent sauvegardés au format OFD. L'avantage du format OFD est sa mise en page stable, adaptée à l'échange et à l'archivage électroniques. Cependant, dans la pratique bureautique, beaucoup préfèrent obtenir des images JPG : d'une part, l'image est plus facile à prévisualiser sur un ordinateur et un téléphone, d'autre part, de nombreux systèmes de note de frais, plateformes métier et systèmes de gestion de documents clients n'acceptent que le téléchargement de formats image.
S'il n'y a qu'un seul fichier OFD, la conversion manuelle peut être acceptable ; mais lorsqu'il y a plusieurs fichiers .ofd dans un dossier, et que chaque OFD contient plusieurs pages, ouvrir, exporter page par page, puis assembler en une longue image devient très inefficace. Cet article, en s'appuyant sur des captures d'écran, explique comment utiliser le logiciel bureautique « HeSoft Doc Batch Tool » pour convertir en lot des fichiers OFD en JPG, et assembler plusieurs pages en une très longue image, afin d'aider les utilisateurs à réduire les tâches répétitives.
Scénarios applicables : Quels problèmes bureautiques la conversion OFD en JPG long peut-elle résoudre ?
La « conversion par lot OFD en JPG long » n'est pas une simple conversion de format, elle résout davantage les problèmes de circulation des documents et d'efficacité du traitement par lot. Les scénarios suivants sont plutôt adaptés :
- Traitement des pièces de note de frais : La facture électronique est au format OFD, mais le système de note de frais exige le téléchargement d'une image JPG, on peut convertir en lot avant de soumettre.
- Consultation groupée des justificatifs : Un fichier OFD contient plusieurs pages de justificatifs, après conversion en une longue image, on peut les consulter en continu de haut en bas.
- Envoi de documents clients : Lorsque le client ou le collègue ne peut pas ouvrir facilement le fichier OFD, on peut envoyer une image JPG longue, offrant une meilleure compatibilité.
- Prévisualisation pour archivage : Après la conversion de l'OFD en image, on peut rapidement prévisualiser les vignettes dans le dossier, ce qui facilite le classement ultérieur.
- Tâche de conversion par lot : Face à un lot de fichiers comme 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd, l'utilisation d'un outil de traitement par lot est plus fiable que l'opération manuelle.
Contrairement à l'« exportation en image » ordinaire, cet article met l'accent sur « l'assemblage de plusieurs pages en une seule image longue ». Cette option permet de réduire le nombre d'images, de diminuer le risque de pages manquantes, et correspond mieux à l'habitude de lecture d'images longues sur mobile.
Aperçu du résultat : Du fichier OFD à l'image JPG longue
Avant traitement : Plusieurs fichiers OFD à traiter dans le dossier
La capture d'écran avant traitement montre 4 fichiers OFD, nommés respectivement 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd. Ce sont tous des fichiers sources à convertir. Pour ce type de fichiers en lot, si on les traite manuellement un par un, il faut répéter des étapes comme l'ouverture du fichier, le choix de l'exportation, le réglage du format, et l'enregistrement de l'image.
Lorsque le nombre de fichiers OFD augmente, le traitement manuel peut facilement entraîner des problèmes, comme l'omission d'un fichier, une erreur de nom de fichier, un ordre des pages désordonné, ou une résolution d'image non uniforme. Par conséquent, dans un contexte bureautique, l'utilisation d'un outil prenant en charge le traitement par lot est plus fiable.
Après traitement : Génération des images JPG correspondantes, les pages peuvent être assemblées verticalement
La capture d'écran après traitement montre que les fichiers OFD originaux ont été sortis en images JPG, les noms de fichiers correspondant à 1.jpg, 2.jpg, 3.jpg, 4.jpg. À gauche, 1.jpg présente une forme évidente d'image longue, où l'on peut voir le contenu de plusieurs pages disposé verticalement dans une seule image, ce qui est précisément l'effet d'« assembler plusieurs pages en une très longue image ».
Ce résultat est très pratique pour une utilisation ultérieure : il suffit de sélectionner le fichier JPG correspondant lors du téléchargement ; pour l'envoyer à d'autres, le destinataire n'a pas besoin d'installer un lecteur OFD ; pour la consultation, il n'est pas nécessaire de basculer entre plusieurs images. Pour les factures électroniques, les justificatifs et les documents annexes, la forme en image longue est souvent plus intuitive.
Étapes d'opération : Utiliser un logiciel bureautique pour générer en lot des images longues OFD
Étape 1 : Accéder à « Plus d'outils » et sélectionner la conversion OFD en image JPG
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , dans la barre de navigation de gauche, on peut voir les catégories « Accueil, Flux de tâches, Tous les outils, Nom de fichier, Nom de dossier, Organisation des fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, Outils texte, Outils image, Outils vidéo, Outils audio, Plus d'outils ». La capture d'écran montre que l'on se trouve actuellement dans « Plus d'outils », et la carte de fonction mise en évidence est « Conversion OFD en image JPG ».
Le but de cette étape est de trouver la bonne entrée de conversion. L'interface présente simultanément des fonctions telles que « OFD en PDF », « XPS en PDF », « CAD en PDF ». Si l'objectif est de sortir l'OFD en image JPG, il faut choisir « Conversion OFD en image JPG ». La description de la fonction dans la capture d'écran est « Convertir des fichiers OFD en images au format JPG par lot », ce qui correspond au besoin de cet article.
Après avoir sélectionné cette fonction, le logiciel passera au flux de traitement correspondant. Pour un logiciel de traitement par lot, l'opération procédurale permet à l'utilisateur d'abord d'importer les fichiers, puis de définir les paramètres, et enfin d'exécuter en une fois, évitant ainsi de répéter les réglages pour chaque fichier.
Étape 2 : Ajouter les fichiers OFD et confirmer les enregistrements à traiter
Après être entré sur la page de la fonction, le haut affiche le nom du module actuel « Conversion OFD en image JPG ». En haut à droite se trouvent des boutons comme « Ajouter des fichiers », « Importer des fichiers depuis un dossier », « Vider », « Plus ». Habituellement, s'il y a peu de fichiers, on peut cliquer sur « Ajouter des fichiers » ; si un dossier contient de nombreux fichiers OFD, l'utilisation d'« Importer des fichiers depuis un dossier » est plus adaptée au traitement par lot.
Dans la capture d'écran, 4 fichiers ont été importés. Le tableau liste le numéro, le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification et l'opération. Les chemins d'accès sont tous situés dans le répertoire D:\test\, avec l'extension ofd. En bas, la section « Résumé » indique un nombre d'enregistrements de 4, ce qui signifie que la tâche actuelle traitera 4 fichiers OFD.
Avant de cliquer sur « Suivant », il est conseillé de procéder à une vérification :
- Confirmer que tous les fichiers OFD à convertir apparaissent dans la liste.
- Confirmer qu'aucun fichier superflu n'a été ajouté par erreur.
- Vérifier les chemins d'accès pour éviter de traiter des fichiers de même nom dans d'autres répertoires.
- Si un fichier doit être retiré, utiliser l'opération de suppression sur sa ligne droite.
Bien que simple, cette étape est très importante pour les tâches par lot. Car une fois entré dans les étapes suivantes, les paramètres s'appliqueront généralement à toute la liste. Plus la liste de fichiers initiale est exacte, plus la probabilité de retravail ultérieur est faible.
Étape 3 : Choisir la plage de pages à traiter, déterminer quelles pages participent à la conversion
Après avoir cliqué sur « Suivant », on entre dans l'interface « Définir les options de traitement ». Il faut d'abord régler la « Plage de traitement ». Comme le montre la capture d'écran, les plages disponibles incluent « Toutes les pages », « Les premières pages », « Les dernières pages », « Pages impaires », « Pages paires », « Personnalisé ». L'exemple actuel a choisi « Les premières pages » et a saisi 2 dans le champ de saisie de la plage.
Ce paramètre signifie que, pour chaque fichier OFD importé, seules les 2 premières pages seront converties. Si un fichier OFD ne comporte qu'une seule page, seule cette page sera généralement sortie ; s'il y a plusieurs pages, les 2 premières pages seront prises selon le paramétrage pour la conversion.
Lors du choix de la plage de pages, on peut juger en fonction de l'objectif métier :
- Conservation complète : Choisir « Toutes les pages », adapté pour l'archivage, la sauvegarde complète, la soumission complète.
- Seulement la première page ou les premières pages : Choisir « Les premières pages », adapté pour la première page de facture, la première page de justificatif, le document de couverture.
- Seulement le contenu de la dernière page : Choisir « Les dernières pages », adapté pour la page de signature, la page de sceau, la page de conclusion.
- Traitement selon la règle de numérotation : Choisir « Pages impaires » ou « Pages paires », adapté à des besoins de division spécifiques.
- Plage spécifiée : Choisir « Personnalisé », adapté aux cas où seules quelques pages spécifiques doivent être converties.
Si votre objectif principal est de générer une image longue contenant plusieurs pages de contenu, la plage de pages ne peut pas se limiter à une seule page. Il faudrait choisir « Toutes les pages », ou comme dans l'exemple, choisir « Les premières pages » et saisir 2, 3 ou plus de pages.
Étape 4 : Définir la densité de pixels PPI, en tenant compte de la netteté et du volume
Sous la plage de pages, on peut définir la « Densité de pixels de l'image (PPI) ». La valeur dans la capture d'écran est de 300. Le PPI influe sur la netteté de l'image et la taille du fichier. Pour les documents contenant des petits caractères, des tableaux, des QR codes, des sceaux, comme les factures électroniques, les contrats, les justificatifs, un PPI trop bas peut rendre l'image floue en cas d'agrandissement ; un PPI trop élevé peut augmenter le volume du fichier.
Dans un scénario bureautique général, 300 PPI est un choix assez courant, permettant un bon équilibre entre netteté et taille de fichier. Si l'image est destinée à l'impression ou à la vérification, il est conseillé de maintenir une haute résolution. Si elle est destinée à une prévisualisation rapide par un collègue, on peut choisir une valeur plus appropriée selon la situation réelle.
Avant la conversion par lot, il est suggéré de tester avec 1 ou 2 fichiers OFD pour vérifier si le texte, le QR code et le sceau du JPG de sortie sont clairs. Si le résultat est conforme, on peut alors traiter plus de fichiers en lot, évitant ainsi de générer en une fois un grand nombre d'images non conformes.
Étape 5 : Activer l'assemblage en image longue, fusionner plusieurs pages OFD en une seule image
Le bas de la capture d'écran montre une option clé : « Assembler plusieurs pages en une très longue image ». C'est le commutateur principal pour convertir un OFD multipage en une image longue. Une fois activée, les pages sélectionnées d'un même fichier OFD seront assemblées séquentiellement en une seule image JPG, formant une longue image verticale.
Par exemple, la plage de pages actuelle est réglée sur « Les premières pages », avec une plage de 2, et l'assemblage long est activé. Alors, pour un fichier OFD contenant au moins 2 pages, le logiciel assemblera le contenu des 2 premières pages en un seul JPG long, au lieu de générer deux images séparées. Le fichier 1.jpg dans la capture d'écran de résultat illustre cet effet d'image longue.
Il est important de distinguer ici deux concepts : l'assemblage en image longue s'applique généralement à « plusieurs pages à l'intérieur d'un même fichier OFD », et non à la fusion des quatre fichiers différents 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd en une seule et même image. Le résultat du traitement génère normalement un fichier JPG correspondant à chaque fichier source, facilitant la correspondance et la gestion ultérieure.
Étape 6 : Passer à l'étape suivante, définir l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement
Après avoir terminé les réglages de la plage de pages, du PPI et de l'assemblage long, cliquez sur « Suivant » en bas. Le flux de l'interface montre que les étapes suivantes incluent « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Démarrer le traitement ». Pour l'emplacement de sauvegarde, il est conseillé de choisir un dossier de sortie séparé, par exemple « Résultat OFD vers JPG » ou un dossier nommé par date, pour éviter de mélanger les JPG convertis avec les OFD originaux.
Après avoir défini l'emplacement de sauvegarde, lancez le traitement, le logiciel exécutera la conversion par lot selon les règles configurées précédemment. Une fois le traitement terminé, on peut accéder au dossier de sortie pour vérifier les résultats et confirmer que le nombre de fichiers JPG, la correspondance des noms de fichiers et la netteté de l'image longue répondent aux exigences.
Questions fréquentes ou points d'attention
1. Après la conversion OFD en JPG, le fichier original sera-t-il écrasé ?
Au vu du flux d'opération, le fichier OFD est importé comme enregistrement à traiter, et un fichier JPG est généré après la conversion. Pour une gestion plus claire des fichiers, il est conseillé de définir le répertoire de sortie comme un dossier indépendant. Ainsi, l'OFD original et le JPG converti peuvent être conservés séparément, facilitant la vérification ultérieure.
2. Pourquoi certaines images après traitement ne sont-elles pas des images longues ?
Si un fichier OFD n'a qu'une seule page, même en activant l'assemblage long, on obtiendra seulement une image d'une page ; si la plage de pages n'a sélectionné qu'1 page, il ne se formera pas non plus d'image longue évidente. Pour obtenir une image longue, il faut que le fichier source ait plusieurs pages, que la plage de traitement inclue plusieurs pages, et que l'option « Assembler plusieurs pages en une très longue image » soit activée.
3. L'image JPG longue est-elle adaptée au téléchargement sur tous les systèmes ?
La plupart des systèmes prennent en charge le JPG, mais différents systèmes peuvent avoir leurs propres limitations concernant la taille, les dimensions et le volume du fichier. Si l'image longue comporte de nombreuses pages et que le PPI est élevé, le fichier peut être volumineux. En cas de limite de téléchargement, on peut réduire le nombre de pages à convertir ou ajuster le PPI selon les exigences.
4. L'ordre des fichiers est-il important lors de l'importation en lot ?
Pour une tâche de conversion où « chaque OFD produit un JPG correspondant », l'ordre des fichiers n'affecte généralement pas le résultat d'assemblage des pages à l'intérieur d'un fichier. Mais pour faciliter la vérification, il est suggéré de garder des noms de fichiers sources clairs, par exemple en les nommant 1.ofd, 2.ofd, ou par date, ou numéro.
5. À quoi faut-il faire attention lors de la conversion d'une facture électronique en image ?
Les factures électroniques contiennent souvent des QR codes, le numéro de facture, le montant, les informations de l'acheteur, du vendeur et des signatures électroniques. Après la conversion, il faut vérifier si ces informations clés sont claires et lisibles. Pour une utilisation de soumission de note de frais ou d'archivage, il est conseillé de ne pas régler le PPI trop bas.
Résumé : La conversion par lot d'OFD en JPG long fait gagner du temps dans la circulation des fichiers
La conversion de factures électroniques OFD, de justificatifs ou de documents multipages en images JPG longues peut améliorer considérablement la facilité de consultation, de téléchargement, de transfert et d'archivage des fichiers. Avec HeSoft Doc Batch Tool , l'utilisateur peut, dans la fonction « Conversion OFD en image JPG », ajouter des fichiers .ofd en lot, définir uniformément la plage de pages et le PPI, et activer l'« assemblage de plusieurs pages en une très longue image », pour générer rapidement les images longues JPG correspondantes.
La valeur principale de cette méthode réside dans le traitement par lot : il n'est plus nécessaire d'ouvrir les fichiers OFD un par un, ni de faire des captures d'écran page par page ou de l'assemblage manuel. Pour le personnel de bureau traitant fréquemment des factures électroniques, des pièces jointes de contrat, des justificatifs et des documents à archiver, suivre les étapes de cet article pour établir un flux de traitement fixe peut réduire considérablement les tâches répétitives. Il est conseillé de tester d'abord l'effet de sortie avec un petit nombre de fichiers, de confirmer que la plage de pages, la netteté et le style de l'image longue sont conformes aux exigences, puis de traiter en lot le dossier complet de fichiers OFD.