De nombreuses factures électroniques, bons électroniques et archives sont au format OFD, ce qui n'est pas aussi pratique que les images JPG lors de la visualisation et du téléchargement. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool À titer d'exemple, expliquez comment importer plusieurs fichiers OFD par lots, utilisez la fonction «Convertir OFD en images JPG» pour définir le nombre de pages converties, la clarté PPI et activer «assembler plusieurs pages en une très longue image» pour convertir plusieurs pages OFD en images JPG faciles à envoyer, télécharger et prévisualiser.
Les factures électroniques, les factures électroniques, les reçus bancaires, les pièces jointes aux contrats, les documents gouvernementaux et d'autres documents sont souvent conservés au format OFD. L'avantage de l'OFD est une mise en page stable, adaptée à l'échange et à l'archivage de documents électroniques, mais dans le bureau réel, de nombreuses personnes préfèrent obtenir des images JPG: d'une part, les images sont plus faciles à prévisualiser sur les ordinateurs et les téléphones mobiles, et d'autre part, de nombreux systèmes de remboursement et plates-formes commerciales, le système de données client n'accepte que le téléchargement au format image.
S'il n'y a qu'un seul fichier OFD, la conversion manuelle peut encore être acceptable; mais quand il y a plusieurs dans le dossier. Lorsque le fichier ofd, et même chaque OFD a plusieurs pages de contenu, il est très inefficace de l'ouvrir une par une, d'exporter page par page et de retravailler le graphique de croissance. Cet article combinera des captures d'écran pour présenter comment utiliser le logiciel de bureau" HeSoft Doc Batch Tool ", Convertissez les fichiers OFD en JPG par lots et épissez plusieurs pages en une très longue image pour aider les utilisateurs à réduire le travail répété.
Scène applicable: Quels problèmes de bureau peuvent être résolus par OFD en images longues JPG
"OFD Lot to JPG long graphique" n'est pas une simple conversion de format, il résout davantage les problèmes de circulation de fichiers et d'efficacité du traitement par lots. Les scènes suivantes sont plus adaptées à l'utilisation:
- Remboursement des matériaux:La facture électronique est au format OFD, mais le système de remboursement nécessite le téléchargement d'images JPG, qui peuvent être converties en lots avant d'être soumises.
- Affichage de la fusion de bons:Un fichier OFD contient des informations d'identification de plusieurs pages, qui peuvent être visualisées en continu de haut en bas après avoir été converties en un graphique.
- Le profil du client est envoyé:Lorsque les clients ou collègues ne sont pas pratiques pour ouvrir le fichier OFD, ils peuvent envoyer des images longues JPG, ce qui est une meilleure compatibilité.
- Prévisualisation des archives:Après avoir converti OFD en image, vous pouvez rapidement prévisualiser les vignettes dans le dossier pour une classification ultérieure.
- Tâches de conversion par lots:Face à des fichiers de lots tels que 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd, l'utilisation d'outils de traitement par lots est plus stable que l'opération manuelle.
Contrairement à l '«exportation vers une image» ordinaire, cet article met l'accent sur «assembler plusieurs pages en une longue image». Cette option peut réduire le nombre d'images, réduire le risque de pages manquantes et est plus conforme aux habitudes de lecture de longues images mobiles.
Aperçu des effets: des fichiers OFD aux longues images JPG
Avant le traitement: plusieurs fichiers OFD en attente dans le dossier
La capture d'écran avant le traitement montre 4 fichiers OFD, nommés 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd. Ce sont tous des fichiers source à convertir. Pour ce type de fichiers par lots, si vous les traitez manuellement un par un, vous devez répéter les étapes d'ouverture du fichier, de sélection d'exportation, de définition du format et d'enregistrement des images.
Lorsque le nombre de fichiers OFD augmente, le traitement manuel est également sujet à des problèmes, tels que le transfert manqué d'un certain fichier, une erreur de sauvegarde du nom de fichier, un ordre de page chaotique et une clarté d'image inégalée. Par conséquent, dans les scénarios de bureau, il est plus fiable d'utiliser des outils qui prennent en charge le traitement par lots.
Après le traitement: génère l'image JPG correspondante et la page peut être épissée verticalement
La capture d'écran traitée montre que le fichier OFD d'origine a été exporté sous forme d'images JPG et que les noms de fichiers correspondent à 1.jpg, 2.jpg, 3.jpg et 4.jpg. Le 1.jpg sur le côté gauche présente une forme d'image longue évidente. Vous pouvez voir que le contenu de plusieurs pages est disposé longitudinalement dans une image. C'est exactement l'effet de "assembler plusieurs pages en une très longue image".
Ce résultat est très convivial pour une utilisation ultérieure: il suffit de sélectionner le fichier JPG correspondant lors du téléchargement; lorsqu'il est envoyé à d'autres, l'autre partie n'a pas besoin d'installer le lecteur OFD; il n'est pas nécessaire de basculer entre plusieurs images lors de la visualisation. Pour les factures électroniques, les bons et les pièces jointes, les images longues ont tendance à être plus intuitives.
Étape de fonctionnement: Générer par lots des graphiques longs OFD avec un logiciel de bureau
Étape 1: Accédez à "Plus d'outils", sélectionnez OFD pour convertir des images JPG
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, dans la barre de navigation de gauche, vous pouvez voir "Page d'accueil, flux de tâches, tous les outils, noms de fichiers, noms de dossiers, tri de fichiers, outils Word, outils Excel, outils PowerPoint, outils PDF, outils texte, outils d'image, outils vidéo, outils audio, plus d'outils" et d'autres catégories. La capture d'écran est actuellement située dans "Plus d'outils", et la mise en évidence de la carte de fonction est "OFD converti en image JPG".
Le but de cette étape est de trouver l'entrée de conversion correcte. Il existe également des fonctions telles que "conversion OFD en PDF", "conversion XPS en PDF" et "conversion CAO en PDF" sur l'interface. Si l'objectif est de produire OFD en images JPG, vous devez sélectionner "Convertir OFD en images JPG". La description de la fonction dans la capture d'écran est "Convertir en masse des fichiers OFD en images au format JPG", ce qui correspond aux besoins de cet article.
Une fois la fonction sélectionnée, le logiciel entre dans le processus correspondant. Pour les logiciels de bureau par lots, l'opération de processus permet aux utilisateurs de diriger le fichier, puis de définir les paramètres, et enfin de l'exécuter de manière unifiée, évitant ainsi que chaque fichier ne soit configuré à plusieurs reprises.
Étape 2: Ajouter le fichier OFD pour confirmer les enregistrements en attente
Après être entré dans la page des fonctionnalités, le nom du module actuel "OFD Convertir en image JPG" s'affiche en haut. En haut à droite, il y a des boutons tels que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir d'un dossier", "Vider" et "Plus". Normalement, si vous avez moins de fichiers, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers"; si un dossier contient beaucoup de fichiers OFD, il est plus approprié d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier" pour le traitement par lots.
4 fichiers ont été importés dans la capture d'écran. Le tableau répertorie le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification et les opérations. Les chemins du fichier se trouvent tous dans le répertoire D:\ test \ avec l'extension ofd. Le "Résumé" en bas indique que le nombre d'enregistrements est de 4, indiquant que la tâche actuelle traitera 4 fichiers OFD.
Avant de cliquer sur "Suivant", il est recommandé de faire une vérification:
- Vérifiez que tous les fichiers OFD à convertir sont déjà présents dans la liste.
- Confirmez que les fichiers qui ne nécessitent pas de traitement n'ont pas été ajoutés par erreur.
- Vérifiez le chemin d'accès du fichier pour éviter de traiter le fichier du même nom dans d'autres répertoires.
- Pour supprimer un fichier, vous pouvez utiliser l'opération de suppression sur le côté droit de la ligne.
Cette étape, bien que simple, est importante pour les tâches en vrac. Parce qu'une fois que vous entrez dans les étapes suivantes, les paramètres sont généralement appliqués à la liste entière. Plus la liste des documents précédents est précise, plus la probabilité de retouches ultérieures est faible.
Étape 3: Choisissez une plage de traitement de page pour décider quelles pages participent à la conversion
Après avoir cliqué sur "Suivant", entrez dans l'interface "Définir les options de traitement". Ici, vous devez d'abord définir la "plage de traitement". Comme le montre la capture d'écran, la plage facultative comprend "Toutes les pages", "Quelques pages en face", "Quelques pages en fin", "Pages impaires", "Pages paires" et "Personnalisation". L'exemple actuel sélectionne "les premières pages" et remplit 2 dans la zone de saisie de la plage.
La signification de ce paramètre est la suivante: pour chaque fichier OFD importé, seules les 2 premières pages sont converties. Si un fichier OFD lui-même n'a qu'une page, il ne sort généralement que ses pages existantes; s'il y a plusieurs pages, les deux premières pages seront prises pour participer à la conversion selon les paramètres.
Lorsque vous choisissez une plage de pages, vous pouvez juger en fonction des objectifs commerciaux:
- Sauvegarde complète:Sélectionnez «Toutes les pages» pour l'archivage, la sauvegarde complète et la soumission complète.
- Tant que la page d'accueil ou les premières pages:Sélectionnez «Les premières pages», qui convient à la page d'accueil de la facture, à la page d'accueil du bon et aux matériaux de couverture.
- Tant que le contenu de la page de fin:Sélectionnez "Pages à la fin", qui convient à la page de signature, à la page de sceau et à la page de conclusion.
- Traitement par règle de numéro de page:Sélectionnez "Pages impaires" ou "Pages paires" pour les besoins de fractionnement spéciaux.
- Spécifiez la portée:Sélectionnez Personnaliser pour les cas où seules quelques pages sont converties.
Si votre objectif principal est de générer un long graphique avec un contenu de plusieurs pages, vous ne pouvez pas simplement sélectionner une page unique. Vous devez sélectionner Toutes les pages ou, comme dans l'exemple, sélectionner les premières pages et remplir 2, 3 ou plus de pages.
Étape 4: Définir la densité de pixels de l'image PPI, en tenant compte de la clarté et du volume
Sous la plage de la page, vous pouvez définir la densité de pixels de l'image (PPI). La valeur dans la capture d'écran est 300. PPI affecte la clarté de l'image et la taille du fichier. Pour les factures électroniques, les contrats, les bons, etc., y compris les petits caractères, les formulaires, les codes QR et les sceaux, un PPI trop bas peut rendre le fichier peu clair après l'amplification; un PPI trop élevé peut rendre le volume du document plus grand.
Dans les scénarios de bureau généraux, 300 PPI est un choix plus courant, adapté pour trouver un équilibre entre la clarté et la taille du fichier. Si le suivi est utilisé pour l'impression ou l'audit, il est recommandé de maintenir une haute définition; si vous ne l'envoyez qu'à un collègue pour un aperçu rapide, vous pouvez choisir une valeur plus appropriée en fonction de la situation réelle.
Avant la conversion par lots, il est recommandé d'utiliser 1 à 2 fichiers OFD pour tester la rotation afin de vérifier si le texte, le code QR et le sceau de la sortie JPG sont clairs. Si l'effet répond aux exigences, traitez plus de fichiers par lots, afin d'éviter de générer un grand nombre d'images qui ne répondent pas aux exigences à la fois.
Étape 5: Activez la couture d'images longues et synthétisez plusieurs pages d'OFD en une seule image
Une option clé est affichée en bas de la capture d'écran: "Acrochez plusieurs pages en une très longue image". C'est le commutateur principal pour convertir le graphique de croissance de plusieurs pages OFD. Après ouverture, plusieurs pages sélectionnées dans le même fichier OFD seront épissées dans une image JPG dans l'ordre pour former un long graphe vertical.
Par exemple, la portée actuelle de la page est définie sur "Pages à l'avant" et la plage est de 2, tout en ouvrant la couture de longues images. Ainsi, pour un fichier OFD contenant au moins 2 pages, le logiciel épissera les 2 premières pages en un long JPG au lieu de générer deux images séparées. 1.jpg dans la capture d'écran après traitement reflète cet effet graphique long.
Deux concepts doivent être distingués ici: L'épissage des images longues consiste généralement à épisser "plusieurs pages dans le même fichier OFD", au lieu de fusionner les quatre fichiers différents de 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd dans la même image. Les résultats du traitement génèrent généralement les fichiers JPG correspondants en fonction du fichier source, ce qui est pratique pour une correspondance individuelle et une gestion ultérieure.
Étape 6: passer à l'étape suivante, définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Après avoir terminé les paramètres d'épissage de la plage de page, de l'IPP et de l'image longue, cliquez sur "Suivant" en bas. Comme vous pouvez le voir à partir du processus d'interface, les étapes suivantes incluent "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Dans l'emplacement de sauvegarde, il est recommandé de sélectionner un dossier de sortie distinct, tel que "OFD vers les résultats JPG" ou un dossier nommé par date pour éviter que les JPG convertis ne soient mélangés avec l'OFD d'origine.
Après avoir défini l'emplacement de sauvegarde avant de commencer le traitement, le logiciel exécutera la conversion par lots conformément aux règles configurées précédemment. Une fois le traitement terminé, vous pouvez entrer dans le dossier de sortie pour vérifier les résultats et confirmer si le nombre de fichiers JPG, la correspondance des noms de fichiers et la définition des images longues répondent aux exigences.
Questions fréquentes ou considérations
1. Le fichier original sera-t-il écrasé après OFD à JPG?
Du point de vue du processus d'exploitation, le fichier OFD est importé en tant qu'enregistrement en attente et des images JPG seront générées après la conversion. Pour une gestion plus claire des fichiers, il est recommandé de définir le répertoire de sortie comme dossier autonome. De cette manière, l'OFD d'origine et le JPG converti peuvent être stockés séparément pour une vérification ultérieure.
2. Pourquoi certaines images après traitement ne sont-elles pas des images longues?
Si un fichier OFD lui-même n'a qu'une seule page, vous ne pouvez obtenir qu'une seule page même si vous ouvrez l'écouplage de longs graphiques; si une seule page est sélectionnée dans la plage de pages, cela ne formera pas de longs graphiques évidents. Pour obtenir un graphique long, il est nécessaire que le fichier source existe plusieurs pages, et la plage de traitement contient plusieurs pages, et en même temps, ouvrez "épisser plusieurs pages en une très longue image".
3. Les images longues JPG convient-elles à télécharger tous les systèmes?
La plupart des systèmes prennent en charge JPG, mais différents systèmes peuvent avoir leurs propres limites sur la taille, la largeur et la taille des fichiers. S'il y a beaucoup de pages sur de longues images et que l'IPP est élevé, le fichier peut être trop grand. Lorsque vous rencontrez des restrictions de téléchargement, vous pouvez réduire le nombre de pages converties ou ajuster l'IPP selon les besoins.
4. L'ordre des fichiers est-il important lors de l'importation par lots?
Pour la tâche de conversion «Chaque sortie OFD correspond à JPG», l'ordre des fichiers n'affecte généralement pas les résultats d'épissage des pages internes d'un seul fichier. Cependant, pour la commodité de la vérification, il est recommandé de garder le nom du fichier source clair, par exemple en fonction de 1.ofd, 2.ofd, date ou numéro.
5. À quoi faire attention lors du transfert de factures électroniques vers des images?
Les codes QR, les numéros de facture, les montants, les informations de l'acheteur, les informations du vendeur et les signatures électroniques sont courants dans les factures électroniques. Après la conversion, vous devez vérifier si ces informations critiques sont clairement lisibles. S'il est utilisé pour le remboursement ou l'archivage, il est recommandé de ne pas définir l'IPP trop bas.
Résumé: OFD en vrac à JPG long graphique, ce qui rend le flux de fichiers plus rapide
La conversion de factures électroniques OFD, de bons ou de documents de plusieurs pages en diagrammes JPG peut considérablement améliorer la commodité de la visualisation, du téléchargement, du transfert et de l'archivage des fichiers. Par HeSoft Doc Batch Tool Les utilisateurs peuvent ajouter en masse dans la fonction "Convertir OFD en images JPG". Fichier ofd, définissez uniformément la portée de la page et PPI, et ouvrez "épisser plusieurs pages en une très longue image" pour générer rapidement le long graphique JPG correspondant.
La valeur fondamentale de cette approche réside dans le traitement par lots: il n'est pas nécessaire d'ouvrir les fichiers OFD un par un, ni de prendre des captures d'écran page par page ou des puzzles faits à la main. Pour le personnel de bureau qui traite fréquemment des factures électroniques, des pièces jointes aux contrats, des documents de preuve et des documents archivés, l'établissement d'un processus de traitement fixe selon les étapes de cet article peut réduire beaucoup de travail répétitif. Il est recommandé de tester l'effet de sortie avec un petit nombre de fichiers, de confirmer que la portée de la page, la clarté et le style des images longues répondent aux exigences, puis de traiter les fichiers OFD dans le dossier complet par lots.