Cet article se concentre sur les besoins de bureau de "Les fichiers OFD sont extraits par lots des 2 premières pages et convertis en images JPG", expliquant comment passer HeSoft Doc Batch Tool Terminer l'opération. Le tutoriel est lancé à partir de la scène applicable, des effets avant et après le traitement, des entrées de fonction, de l'importation de fichiers, des paramètres de plage de traitement, des paramètres PPI et de la sortie de sauvegarde, etc., pour aider les utilisateurs à saisir rapidement la méthode de rotation par lots de certaines pages OFD, qui convient aux factures électroniques, aux contrats, aux documents officiels, aux bons et autres scénarios qui nécessitent une exportation unifiée des pages clés.
Dans le traitement des documents de bureau, le format OFD devient de plus en plus courant, en particulier les factures électroniques, les documents gouvernementaux, les fichiers contractuels et les documents commerciaux. La demande réelle rencontrée par de nombreux utilisateurs n'est pas de «convertir tous les OFD en images», mais «chaque OFD n'a besoin que des premières pages». Par exemple, chaque fichier n'exporte que les 2 premières pages pour la prévisualisation, et chaque bon extrait uniquement la page d'accueil et les pages de détails, ou convertit un ensemble de pages clés OFD en JPG par lots et les télécharge vers le système d'entreprise.
Si vous utilisez la méthode traditionnelle, vous devez ouvrir les fichiers OFD un par un, puis sélectionner manuellement les pages, exporter ou captures d'écran. Ce processus est également acceptable avec un petit nombre de fichiers, ce qui prend beaucoup de temps une fois que le nombre de fichiers augmente. Ce qui est plus gênant, c'est qu'il est facile de manquer un certain fichier ou de mal sélectionner le numéro de page. Cet article présentera comment utiliser "Chaque fichier OFD extrait les 2 premières pages et les convertit en images JPG" comme exemple HeSoft Doc Batch Tool Terminer l'opération par lots.
Scène applicable: à quoi sert l'extraction par lots des premières pages d'OFD
Transformer uniquement les premières pages d'OFD est un besoin de bureau par lots très typique. Par exemple, le personnel financier doit convertir la page d'accueil et les pages annexes d'un lot de factures électroniques OFD en JPG; le personnel administratif doit faire les deux premières pages de plusieurs notifications OFD pour un aperçu de l'image; le personnel des archives doit générer une page clé image pour chaque fichier OFD pour faciliter la récupération rapide; le personnel du projet doit placer les premières pages du matériel OFD dans un document récapitulatif ou une pièce jointe au système.
Ces scénarios se caractérisent par des règles de traitement très claires: chaque fichier est exporté au même nombre de pages. Au lieu d'effectuer la même opération à plusieurs reprises des dizaines de fois, il vaut mieux utiliser un logiciel de traitement par lots pour la terminer en une seule fois. HeSoft Doc Batch Tool La valeur est de normaliser les actions de traitement de fichiers répétitives, permettant aux utilisateurs de se concentrer sur la confirmation des règles et la vérification des résultats, plutôt que de passer du temps à effectuer des opérations mécaniques.
Aperçu de l'effet: 4 fichiers OFD sortie par lots pour les images JPG
Avant le traitement, il y a 4 fichiers source OFD dans le dossier, à savoir 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd. Ils représentent un lot de documents OFD à traiter cette fois de manière uniforme. Pour ce type de fichier, si vous exportez manuellement les deux premières pages une par une, vous devez ouvrir le fichier 4 fois et effectuer plusieurs opérations d'exportation.
Une fois le traitement terminé, vous pouvez voir que le résultat de sortie a été généré. Dans l'exemple, les résultats sont présentés de manière numérotée, correspondant au fichier d'origine et sont des images JPG générées. Les résultats de sortie proviennent des 2 premières pages de chaque fichier OFD et non de toutes les pages de l'ensemble du document, car «les premières pages» sont sélectionnées dans les paramètres et 2 sont remplies.
Il ressort de cet effet que le traitement par lots complète non seulement la conversion de format, mais complète également le filtrage de page. Pour les utilisateurs, c'est plus pratique que le simple transfert d'images OFD, car il peut directement obtenir des résultats d'image qui répondent aux exigences de l'entreprise.
Étapes: Convertir par lots les 2 premières pages d'OFD en JPG
Étape 1: Ouvrez le logiciel et sélectionnez OFD à la fonction d'image JPG
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, trouvez "OFD Convertir en images JPG" dans la liste des fonctionnalités. Dans la capture d'écran, la fonction se trouve dans le deuxième élément de la zone principale, qui est décrit comme "Convertir des fichiers OFD en images au format JPG par lots". Cela montre que la fonctionnalité n'est pas une conversion de fichier unique, mais est conçue pour le traitement de fichiers en masse.
Le but de la sélection de cette fonction est d'entrer dans la tâche de conversion d'image OFD. Sur le côté gauche du logiciel, vous trouverez différents types d'entrées pour les outils de bureau, y compris des documents, des tableaux, des présentations, des PDF, des images et d'autres outils connexes. Étant donné que l'objectif est cette fois de convertir des fichiers OFD en images JPG, vous devez entrer dans "Convertir OFD en images JPG" et ne pas sélectionner l'entrée de conversion d'autres formats.
Étape 2: Ajouter plusieurs fichiers OFD à la liste de traitement
Après avoir accédé à la fonction, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs OFD via "Ajouter un fichier", ou vous pouvez ajouter des fichiers dans un certain répertoire par lots via "Importer des fichiers à partir d'un dossier". Pour ce tutoriel, plusieurs scénarios de traitement OFD unifiés, il est recommandé de donner la priorité à la méthode d'importation de dossiers, ce qui permet de gagner du temps et est plus conforme à l'idée de traitement par lots.
Dans la capture d'écran, 4 fichiers ont été importés et le tableau affiche 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd par ligne. Chaque enregistrement affiche des informations telles que le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification. Ici, nous devons nous concentrer sur deux points: premièrement, si les extensions sont toutes ofd; deuxièmement, si le nombre d'enregistrements est cohérent avec le nombre réel de fichiers à traiter. Le bas de l'exemple montre que le nombre d'enregistrements est de 4, indiquant que 4 fichiers ont été ajoutés à la tâche.
Si vous constatez que vous avez importé le fichier d'erreur, vous pouvez utiliser l'entrée de suppression dans la colonne Actions pour la supprimer; si le contenu importé est globalement incorrect, vous pouvez utiliser «Vider» pour sélectionner à nouveau. Après avoir confirmé que la liste est correcte, cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder aux paramètres de traitement.
Étape 3: Sélectionnez "Les premières pages" et remplissez 2
Dans l'interface "Définir les options de traitement", le plus critique est "Gamme de traitement". Les captures d'écran montrent que la plage facultative comprend toutes les pages, les premières pages, les dernières pages, les pages impaires, les pages paires et les personnalisations. Pour implémenter "Extraire les 2 premières pages par lots" dans cet exemple, sélectionnez "Les premières pages" et remplissez 2 dans la zone de saisie de la plage.
Ce paramètre s'applique à chaque fichier OFD de la liste des tâches. En d'autres termes, 1.ofd exportera les 2 premières pages, 2.ofd exportera les 2 premières pages, 3.ofd et 4.ofd exporteront également les 2 premières pages. Les utilisateurs n'ont pas besoin de répéter les paramètres pour chaque fichier. Pour le travail en bloc, cette méthode de traitement des règles uniformes est très importante, ce qui peut éviter la mauvaise sélection du nombre de pages d'un fichier lors d'une opération manuelle.
Si vos besoins ne sont pas les 2 premières pages, vous pouvez également modifier la portée de la même manière. Par exemple, tant que la première page est remplie 1; si vous voulez les 5 premières pages, remplissez 5. Si vous avez besoin de pages à la fin, vous pouvez sélectionner "Pages à la fin"; pour filtrer les pages simples et doubles, vous pouvez sélectionner "Pages impairs" ou "Pages pairs"; si la règle de numéro de page est plus compliquée, vous pouvez utiliser l'option "Personnaliser".
Étape 4: Définir la densité de pixels de l'image PPI
"Densité de pixels d'image (PPI)" peut être vue dans la même interface, la valeur de l'exemple est 300. Ce paramètre détermine la clarté des images JPG exportées. Pour les documents OFD avec plus de texte, de tableaux, de tamponnage, de codes QR, etc., un IPP plus élevé permet de conserver les détails. 300 PPI dans l'exemple est le paramètre de sortie d'image de document le plus couramment utilisé, adapté à l'archivage, la visualisation et l'impression de scènes.
Il convient de noter que plus l'image est claire, plus le volume du fichier peut être grand. S'il n'est utilisé que pour l'aperçu temporaire, l'IPP peut être réduit en fonction des exigences réelles; s'il est utilisé pour le système officiel de rétention ou de soumission, il est recommandé d'utiliser d'abord un fichier échantillon pour tester pour s'assurer que la clarté répond aux exigences, puis convertir par lots.
Étape 5: Décidez si vous souhaitez épisser le graphique de croissance en fonction des besoins
Sous la capture d'écran, il y a aussi un commutateur pour "assembler plusieurs pages en une très longue image". Dans l'exemple, le commutateur est désactivé, ce qui signifie que la page exportée ne sera pas fusionnée avec le graphique de croissance. Pour la plupart des scènes qui nécessitent une utilisation page par page, un téléchargement page par page ou une archive page par page, il suffit de fermer.
Si votre entreprise a besoin de combiner les deux premières pages en une image continue, vous pouvez activer cette option en fonction des besoins réels. Cependant, avant le traitement formel, il est recommandé de tester l'effet de sortie pour confirmer si la longue carte répond aux exigences de téléchargement ou de lecture ultérieures du système.
Étape 6: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Une fois les options de traitement définies, cliquez sur "Suivant" pour accéder aux paramètres de l'emplacement d'enregistrement. Il est recommandé de sélectionner un dossier de sortie clairement nommé, par exemple par nom de projet, date ou lot. De cette manière, une fois la conversion terminée, le résultat peut être rapidement localisé et il est pratique de le distinguer du fichier OFD d'origine.
Une fois la position de sauvegarde définie, continuez à entrer dans "Démarrer le traitement". Le logiciel traitera les 4 fichiers OFD de la liste à tour de rôle et générera les résultats selon les paramètres "2 premières pages, format JPG, 300 PPI" et d'autres paramètres. Une fois le traitement terminé, ouvrez le répertoire de sortie pour afficher les images JPG correspondantes.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Que faire si un OFD a moins de 2 pages?
Il est recommandé de connaître autant que possible le nombre de pages du fichier source avant le traitement par lots. Si le nombre de pages de différents fichiers varie considérablement, vous pouvez d'abord tester le résultat de sortie avec un petit nombre de fichiers, confirmer que la méthode de traitement du logiciel répond aux attentes, puis traiter le lot complet.
2. Comment choisir le répertoire de sortie?
Il est recommandé de ne pas sortir directement dans le répertoire en désordre. Vous pouvez créer un nouveau dossier spécial pour stocker les résultats de conversion de ce lot, tels que le nom "JPG des 2 premières pages d'un projet OFD". De cette façon, l'inspection de suivi, l'emballage et le téléchargement seront plus pratiques.
3. Pourquoi vérifier le nombre d'enregistrements après l'importation?
Le traitement par lots agit sur tous les enregistrements à la fois. Si le fichier importé est manqué, le résultat n'est pas complet; si le fichier est induit en erreur, vous pouvez générer des images indésirables. Par conséquent, le nombre d'enregistrements et le nom du fichier doivent être confirmés avant de cliquer sur Suivant.
4. Les images JPG et les fichiers OFD originaux peuvent-ils interagir les uns avec les autres?
Du point de vue du processus de conversion, le logiciel est de lire OFD et de générer des résultats d'image JPG. Pour faciliter la gestion, il est recommandé de conserver le fichier OFD d'origine tout en plaçant l'image de sortie dans un répertoire séparé. De cette manière, même si le numéro de page ou l'IPP doit être réinitialisé ultérieurement, il peut être traité à nouveau à partir du fichier d'origine.
5. Besoin de faire attention à l'unification des règles de page avant la conversion par lots?
Besoin. Le traitement par lots est le mieux adapté aux fichiers avec des règles cohérentes. Si certains OFD ont les 2 premières pages et d'autres la dernière page, il est recommandé de les traiter par lots et de définir différentes règles pour éviter de mélanger différentes exigences dans une tâche.
Résumé: Utilisez l'outil de volume pour terminer rapidement les premières pages d'OFD en JPG
Extraire les 2 premières pages des fichiers OFD par lots et les convertir en images JPG, le processus de base n'est pas compliqué: entrez la fonction "Convertir OFD en images JPG", importez plusieurs fichiers OFD, sélectionnez "les premières pages" dans la plage de traitement et remplissez 2, définissez l'IPP approprié, ensuite, sélectionnez l'emplacement de sauvegarde et commencez le traitement. L'ensemble du processus ne nécessite qu'un seul paramètre de règle et peut être appliqué à tous les fichiers.
Pour les utilisateurs qui traitent fréquemment des documents OFD tels que des factures électroniques, des contrats, des documents officiels et des bons, HeSoft Doc Batch Tool Vous pouvez réduire efficacement le coût du temps nécessaire à l'ouverture répétée de fichiers et à l'exportation manuelle de pages. Il est recommandé d'utiliser plusieurs échantillons pour tester la portée et la clarté de la page avant le traitement en grandes quantités, puis de l'exécuter par lots après confirmation, afin de garantir l'exactitude des résultats et d'améliorer considérablement l'efficacité du bureau.