Ce tutoriel s'adresse aux utilisateurs de bureau qui doivent traiter un grand nombre de documents OFD, en se concentrant sur la façon de convertir par lots les pages spécifiées de plusieurs fichiers OFD en images JPG. Par HeSoft Doc Batch Tool , L'utilisateur peut importer plusieurs fichiers ofd, sélectionner toutes les pages dans les options de traitement, les premières pages, les dernières pages, les pages impaires, les pages paires ou les plages personnalisées, et définir la densité de pixels de l'image. L'article combine des captures d'écran de l'interface avant, après le traitement et le fonctionnement pour aider les utilisateurs à saisir rapidement le processus complet de conversion de certaines pages OFD en JPG et à améliorer l'efficacité de l'organisation des factures, des contrats et des fichiers.
Après avoir promu le bureau électronique, de nombreuses unités accumuleront un grand nombre de documents au format OFD, tels que des factures électroniques, des bons électroniques, des documents officiels électroniques, des scanners de contrats, des documents de certification, etc. Le format OFD convient à la mise en page et à l'archivage, mais dans certains systèmes d'entreprise, les utilisateurs peuvent avoir besoin de télécharger des images JPG; lors de l'examen des données, ils peuvent également avoir seulement besoin de visualiser certaines pages du fichier au lieu de l'intégralité de l'OFD. Il y a donc un problème à haute fréquence: comment convertir par lots les pages spécifiées de plusieurs fichiers OFD en images JPG?
Si vous utilisez la méthode traditionnelle, vous devez généralement ouvrir le premier fichier OFD, trouver la page cible, exporter ou prendre une capture d'écran, puis passer au deuxième fichier pour répéter l'opération. Plus il y a de documents, plus le travail répétitif est évident et la portée de la page, la clarté de l'image et la méthode de dénomination peuvent ne pas être uniformes. Cet article présentera un traitement plus adapté aux scènes de bureau: en utilisant" HeSoft Doc Batch Tool Fonction "Convertir OFD en images JPG" dans ", importer des fichiers OFD par lots et sélectionner certaines des pages à convertir dans la plage de traitement. De cette manière, des règles peuvent être définies à la fois et plusieurs fichiers peuvent être exécutés simultanément, ce qui réduit considérablement les opérations manuelles.
Scène applicable: OFD spécifie la page à JPG pour quels besoins de bureau
Facture électronique et traitement des factures.De nombreux systèmes financiers ou processus de remboursement nécessitent le téléchargement de pièces jointes au format d'image, et le fichier reçu peut être OFD. Si seulement la première page ou les deux premières pages de chaque facture, la conversion par lots de la page spécifiée peut générer rapidement des pièces jointes JPG.
Aperçu du contrat et de l'accord.OFD de contrat comprend généralement plusieurs parties telles que le corps, les pièces jointes et la page de signature. Seuls la couverture, la page d'information clé ou la signature de la page de fin peuvent être nécessaires lors de l'examen préliminaire des données. Avec une conversion partielle de page, vous pouvez réduire la sortie de page non pertinente.
Finition numérique des documents d'archives.Les archivistes doivent souvent générer des aperçus d'image ou des graphiques d'index pour chaque OFD. Exportez uniquement les pages précédentes, ce qui facilite l'identification rapide du contenu matériel tout en réduisant l'occupation du stockage.
Téléchargement par lots vers des systèmes qui ne prennent pas en charge OFD.Certains arrière-plans Web, systèmes de terminaux mobiles et plates-formes collaboratives ne prennent pas en charge la prévisualisation directe d'OFD, mais prennent en charge les formats d'image tels que JPG et PNG. Après avoir converti la page OFD en JPG, la compatibilité est meilleure.
Unifier la clarté de l'image.La taille et la clarté des captures d'écran artificielles sont souvent incohérentes. L'utilisation de l'outil de conversion par lots et la définition de la densité de pixels d'image (PPI) peuvent rendre les résultats de sortie plus standardisés.
Aperçu des effets: modifications des fichiers avant et après la conversion par lots
Avant le traitement, plusieurs fichiers OFD sont stockés dans le dossier. Dans l'exemple de capture d'écran, vous pouvez voir 4 fichiers en attente, à savoir 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd. Ce type de fichier doit généralement être ouvert à l'aide d'un lecteur OFD. Si vous souhaitez l'afficher directement dans une visionneuse d'images ordinaire, un système d'entreprise ou un outil de chat, vous devez d'abord le convertir en image.
Une fois le traitement terminé, le résultat de sortie devient un répertoire ou un dossier de résultat lié à l'image JPG. La capture d'écran montre les résultats correspondants de 1, 2, 3, 4, etc., avec un logo JPG évident, indiquant que chaque source OFD a généré une image correspondante. Pour le traitement par lots, ce type de résultat correspondant un à un est plus facile à vérifier: il existe plusieurs copies du fichier source, et après le traitement, la sortie peut être vérifiée selon le numéro ou le nom correspondant.
Il convient de noter que cet article se concentre sur "la conversion de certaines pages du fichier OFD en images". Autrement dit, le nombre de pages du résultat de sortie dépend de la plage que vous avez définie dans les options de traitement. Par exemple, si vous définissez les 2 premières pages de la conversion, toutes les pages de l'OFD ne seront pas sorties, ce qui permet de gagner du temps et de réduire le nombre d'images.
Étape 1: Ouvrez l'outil de traitement par lots et entrez la fonction OFD en JPG
Commencez en premier HeSoft Doc Batch Tool . À partir de la capture d'écran, vous pouvez voir que le coin supérieur gauche de l'interface du logiciel indique" HeSoft Doc Batch Tool ", Sur le côté gauche, il y a la page d'accueil, le flux de tâches, tous les outils, les noms de fichiers, les noms de dossiers, l'organisation de fichiers, les outils Word, les outils Excel, les outils PowerPoint, les outils PDF, les outils texte, les outils d'image, les outils vidéo, les outils audio, etc. Classification. La zone principale présente plusieurs cartes de fonction de conversion.
Sélectionnez "2, conversion OFD en image JPG" dans la carte de fonction. La description de la carte est "Convertir en masse des fichiers OFD en images au format JPG". Cette étape est très importante car les conversions liées à OFD peuvent inclure différents formats cibles, tels que OFD to PDF et OFD to JPG. Si vous avez finalement besoin d'une image, vous devez entrer "OFD converti en image JPG".
Une fois que vous entrez dans cette fonction, les actions suivantes se déroulent autour de la liste des fichiers en vrac. Contrairement à l'outil de conversion de fichier unique, HeSoft Doc Batch Tool Il est plus approprié pour traiter plusieurs fichiers à la fois, ce qui peut refléter la valeur des logiciels de bureau traitant des fichiers par lots et réduisant la duplication du travail.
Étape 2: importer plusieurs fichiers OFD et vérifier la liste de traitement
Après être entré dans la page "Convertir OFD en images JPG", vous pouvez voir que le processus supérieur est divisé en 4 étapes: sélectionner l'enregistrement à traiter, définir les options de traitement, définir l'emplacement d'enregistrement et commencer le traitement. Il est actuellement à l'étape 1, qui consiste à ajouter d'abord les fichiers OFD à convertir à la liste.
En haut à droite de la page, vous trouverez deux entrées communes, "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers à partir de dossiers". Si les fichiers OFD à convertir sont dispersés dans différents emplacements, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers" pour les sélectionner un par un. Si les fichiers sont tous dans le même dossier, il est plus efficace d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier". Pour les factures financières, les matériaux de projet, les contrats par lots, etc., il est généralement recommandé de concentrer les OFD à traiter dans un dossier, puis de les importer uniformément.
Après l'importation, le tableau affiche des informations telles que le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification de chaque enregistrement. Il y a un total de 4 enregistrements dans l'exemple, les noms sont 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd, les extensions sont toutes ofd et le nombre d'enregistrements d'affichage en bas est 4. Grâce à ces informations, l'utilisateur peut confirmer que le fichier a été importé correctement.
Avant de passer officiellement à l'étape suivante, il est recommandé de faire une vérification de liste: si un fichier OFD a été omis; si un fichier non pertinent a été induit en erreur; si le chemin est un répertoire à traiter cette fois; si le nombre d'enregistrements est conforme aux attentes. Si vous trouvez un enregistrement qui n'a pas besoin d'être traité, vous pouvez le supprimer via le bouton Supprimer de la colonne Actions; si vous devez recommencer, vous pouvez utiliser "Vider". Après confirmation, cliquez sur "Suivant" en bas de la page.
Opération Étape 3: Sélectionnez la plage de traitement pour réaliser uniquement la conversion de la page spécifiée
À l'étape 2, «Définir les options de traitement», la zone la plus critique est «Gamme de traitement». Plusieurs options de plage sont répertoriées dans la capture d'écran: toutes les pages, les premières pages, les dernières pages, les pages impaires, les pages paires, les personnalisations. Ces options déterminent quelles pages de chaque fichier OFD seront converties en images JPG.
Dans l'exemple, cochez "Les premières pages" et remplissez la zone de saisie "Portée" 2. La signification de ce paramètre est la suivante: pour chaque fichier OFD dans la liste de fichiers, seules les 2 premières pages sont converties. En supposant que 1.ofd a 8 pages, 2.ofd a 3 pages et 3.ofd a 12 pages, tant que le nombre de pages remplit les conditions, les images JPG seront exportées selon les règles des 2 premières pages. Cela peut garantir la cohérence des règles de traitement par lots, ce qui est très approprié pour l'extraction par lots de la page d'accueil et de la deuxième page.
Si vos besoins commerciaux ne sont pas les 2 premières pages, vous pouvez les ajuster en fonction de la situation réelle. Par exemple, lorsque vous souhaitez uniquement exporter la page d'accueil, vous pouvez sélectionner "les premières pages" et remplir 1; si vous souhaitez uniquement exporter les dernières pages, telles que la page de signature et la page d'approbation, vous pouvez sélectionner "les dernières pages"; si vous devez extraire des pages simples et doubles, vous pouvez utiliser des "pages impaires" ou des "pages paires"; si la plage de pages est plus complexe, vous pouvez essayer l'option "Personnaliser" et remplir la plage comme demandé par l'interface du logiciel.
L'objectif de cette étape n'est pas de convertir toutes les pages, mais de laisser le logiciel ne traiter que les pages dont vous avez vraiment besoin. Pour un grand nombre de fichiers OFD, cela peut réduire considérablement le nombre d'images de sortie. Par exemple, chaque OFD a 20 pages. Si seulement les 2 premières pages sont nécessaires, le volume de sortie sera réduit à environ un dixième de l'original, et l'inspection et le téléchargement ultérieurs seront plus faciles.
Étape 4: Définir la densité de pixels de l'image et si elle est épissée
Dans la même page d'options de traitement, vous pouvez également voir le paramètre "densité de pixels d'image (PPI)" avec une valeur de 300 dans la capture d'écran. PPI peut être compris comme l'un des paramètres importants de la clarté de sortie d'image. Pour les documents OFD contenant du texte et des sceaux tels que les factures, les formulaires, les contrats, etc., la clarté affectera les effets de lecture, d'identification et d'impression ultérieurs.
De manière générale, 300 PPI est un paramètre relativement courant dans le transfert d'images de documents de bureau, adapté à l'archivage, la prévisualisation, l'impression et le téléchargement. S'il n'est utilisé que pour une visualisation rapide, un PPI inférieur peut également répondre à la demande; si vous devez zoomer pour voir les détails, vous pouvez choisir des paramètres plus clairs. Il est important de noter que plus l'image est claire, plus le volume du fichier est important et l'espace de stockage occupé lors du traitement par lots augmente également. Il est donc recommandé d'équilibrer la clarté et la taille du fichier en fonction des besoins de l'entreprise.
Il y a aussi un commutateur pour "assembler plusieurs pages en une très longue image" sous la page. D'après la capture d'écran, le commutateur est désactivé. Lorsqu'il est fermé, il est plus conforme aux habitudes de bureau habituelles de sortie par page, et il est également pratique de vérifier page par page et de télécharger séparément. Si la scène commerciale a besoin de visualiser le contenu de plusieurs pages en tant qu'image longue continue, elle peut être ouverte en fonction des besoins réels. Cependant, l'exemple de cet article est basé sur l'état fermé, c'est-à-dire le résultat de la conversion de la page sélectionnée en image JPG.
Après avoir terminé le réglage de la plage de traitement et des paramètres d'image, cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder aux paramètres de l'emplacement de sauvegarde.
Étape 5: Choisissez l'emplacement de sauvegarde et démarrez la tâche de conversion
Selon le processus en haut de la page, l'étape 3 est "Définir la position de sauvegarde" et l'étape 4 est "Démarrer le traitement". Bien que la capture d'écran fournie ne montre pas l'interface détaillée de l'emplacement de sauvegarde, il ressort clairement du processus de traitement par lots qu'une fois les options de traitement terminées, vous devez spécifier où les images JPG sont enregistrées après la conversion, puis commencer à exécuter la tâche.
Il est recommandé de suivre un principe dans la sélection de l'emplacement de sauvegarde: le fichier source et le fichier de résultat sont stockés séparément. Par exemple, dans le dossier test du disque D, le fichier source peut créer un dossier séparé "OFD vers les résultats JPG". Cela facilite la vérification rapide une fois le traitement terminé et évite également le mélange entre l'image de sortie et le fichier ofd d'origine. Si vous devez reconvertir ultérieurement, il vous suffit de nettoyer le répertoire de résultats et de ne pas supprimer le fichier source par erreur.
Après avoir franchi l'étape "Démarrer le traitement", suivez les instructions de l'interface pour effectuer la conversion. Étant donné que plusieurs fichiers OFD ont été importés à la fois et que la plage de traitement est uniformément définie, le logiciel traitera automatiquement tous les enregistrements selon les mêmes règles. Pour les utilisateurs qui doivent traiter quotidiennement des factures électroniques ou des matériaux par lots, cette méthode est beaucoup plus stable que l'ouverture manuelle, l'enregistrement et les captures d'écran.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Quelle est la différence entre OFD en JPG et OFD en PDF?OFD to PDF est la conversion de fichiers de mise en page en un autre format de document, qui convient pour continuer à lire ou à imprimer comme document; OFD to JPG est la conversion de pages en images, qui convient au téléchargement sur un système qui ne prend en charge que les images, ou pour prévisualisation, archivage, Scènes telles que le remplacement des captures d'écran. La sélection de cet article est "Convertir OFD en images JPG".
2. Pouvez-vous convertir uniquement la dernière page?À partir de la plage de traitement dans la capture d'écran, vous pouvez voir qu'il y a l'option "Plusieurs pages à la fin". Si seule la dernière page est requise, vous pouvez généralement sélectionner la plage et remplir 1. Cela convient pour extraire la page de signature, la page d'approbation ou la page de certification de fin.
3. Le nombre de pages de chaque OFD est différent lors de la conversion par lots, y aura-t-il une erreur?Les incohérences dans le nombre de pages des différents fichiers sont courantes. Lors de la configuration des premières pages, des dernières pages, des pages de parité ou des plages personnalisées, les résultats du traitement doivent être compris en fonction du nombre réel de pages du fichier. Si certains fichiers ne comptent pas suffisamment de pages, la sortie réelle doit être basée sur les résultats du traitement logiciel et les invites. Les tâches de masse importantes recommandent de tester d'abord avec un petit échantillon.
4. Que faire si l'image de sortie JPG est trop grande?Il peut être contrôlé dans deux directions: l'une est de convertir uniquement les pages nécessaires, pas toutes les pages; l'autre est d'ajuster l'IPP en fonction de l'utilisation réelle. Plus l'image est claire, plus le volume peut être grand. Pour l'aperçu et le téléchargement normaux, il est recommandé de sélectionner les paramètres appropriés dans le but d'être clairement lisible.
5. Pourquoi garder le commutateur de plusieurs pages pour assembler le graphique de croissance fermé?Après la fermeture, il est généralement plus approprié pour la gestion par page, et chaque page correspond à une image, ce qui est pratique pour le téléchargement, la visualisation et la vérification. Les images longues conviennent à la lecture continue, mais si le système d'entreprise nécessite un téléchargement page par page, il sera plus pratique de produire par page.
6. Besoin de sauvegarder les fichiers OFD avant le traitement?La conversion consiste généralement à lire OFD et à générer des résultats JPG et ne doit pas modifier directement le fichier source. Mais dans le traitement des données commerciales importantes, il est toujours plus sûr de conserver l'OFD d'origine. Il est recommandé d'enregistrer les résultats de sortie dans un dossier séparé et d'éviter d'écraser le fichier d'origine.
Résumé: Convertir les pages désignées OFD en JPG par lots pour rendre l'organisation des documents plus efficace
Lorsque vous devez convertir plusieurs fichiers OFD en images JPG, en particulier lorsque vous ne convertissez que certaines des pages, utilisez HeSoft Doc Batch Tool Peut améliorer considérablement l'efficacité. L'ensemble du processus n'est pas compliqué: entrez d'abord la fonction "Convertir OFD en image JPG" et importez plusieurs fichiers ofd; puis sélectionnez la plage de pages dans les options de traitement, telles que les pages précédentes et remplissez 2; puis définissez la densité de pixels de l'image et si elle est épissée; enfin, définissez l'emplacement d'enregistrement et commencez le traitement.
Cette méthode convient aux scènes de tri d'un grand nombre de documents OFD tels que les factures électroniques, les factures, les contrats, les documents officiels et les archives. Sa valeur est de transformer les opérations répétées en règles unifiées et de permettre au logiciel de s'exécuter automatiquement par lots, ce qui non seulement fait gagner du temps, mais réduit également le risque de rotation manquée, de rotation erronée et de captures d'écran peu claires. Si vous exportez manuellement les pages OFD un par un, vous pouvez d'abord traiter plusieurs fichiers en suivant l'exemple de cet article, confirmer l'effet de sortie, puis effectuer la conversion du lot entier de fichiers.