Lorsque plusieurs documents OFD doivent être soumis à un système qui ne prend en charge que le téléchargement d'images, ou doivent être envoyés à des personnes qui ne peuvent pas ouvrir le fichier OFD, toutes les pages OFD peuvent être exportées par lots sous forme d'images JPG. Cet article tourne autour HeSoft Doc Batch Tool L'interface de fonctionnement de, expliquant comment entrer dans la fonction de conversion OFD en image JPG à partir de plus d'outils, comment ajouter des fichiers OFD par lots, comment sélectionner toutes les pages et définir la densité de pixels de l'image, aider les utilisateurs à effectuer efficacement plusieurs tâches de conversion de documents OFD.
De nombreuses unités seront en contact avec des documents OFD pendant le processus de bureau, tels que des factures électroniques, des factures fiscales, des documents gouvernementaux, des licences électroniques, des scanners de contrats, etc. Le format OFD lui-même convient pour maintenir la stabilité de la mise en page, mais il n'est pas toujours pratique dans la circulation réelle: certains systèmes commerciaux ne permettent que le téléchargement d'images telles que JPG et PNG; certains destinataires ne disposent pas d'outils de lecture OFD; certaines scènes doivent utiliser chaque page de matériel séparément. Lorsque vous rencontrez plusieurs documents OFD, si vous les ouvrez un par un, les exportez page par page ou les captures d'écran, l'opération sera très lourde et il est également sujet à des problèmes tels que la fuite, l'ordre des pages chaotique et la dénomination incohérente des fichiers.
Cet article présente une manière plus adaptée au traitement par lots de bureau: en utilisant HeSoft Doc Batch Tool Exportez plusieurs documents OFD sous forme d'images JPG à la fois et sélectionnez «Toutes les pages» dans la plage de traitement pour vous assurer que chaque page de chaque fichier OFD est convertie. L'article combinera les rendus et les captures d'écran de l'interface de fonctionnement avant et après le traitement pour expliquer le but de l'opération, les résultats attendus et les précautions en fonction du processus réel.
Scène applicable: Plusieurs fichiers OFD doivent être convertis uniformément en images
Dans le remboursement financier, les factures électroniques sont souvent enregistrées au format OFD, mais le système de remboursement peut exiger le téléchargement de pièces jointes aux images; dans le traitement des affaires gouvernementales, les documents de certification, de réception ou d'approbation téléchargés peuvent être au format OFD, et le personnel de tri des matériaux doit les convertir en JPG. Après le téléchargement; dans la gestion de fichiers, bien que les fichiers OFD soient adaptés à l'enregistrement, le format d'image est plus pratique pour une prévisualisation rapide et une visualisation multiplateforme; dans la communication client, une fois l'OFD converti en image JPG, l'autre partie peut l'ouvrir directement sans installer un lecteur spécial.
Les caractéristiques communes de ces scènes sont un grand nombre de fichiers, une forte répétabilité des opérations et des exigences élevées en matière d'intégrité. En particulier, "toutes les pages" est essentiel, car de nombreux documents OFD ne sont pas une seule page. Si vous exportez uniquement la page d'accueil, les détails, les annexes et les pages de signature peuvent manquer. HeSoft Doc Batch Tool La valeur est de fusionner plusieurs fichiers dans une liste de tâches, de définir uniformément la plage de page et les paramètres d'image, puis de produire les résultats en une seule fois, réduisant ainsi le travail manuel.
Aperçu de l'effet: à partir du fichier source OFD au résultat de l'image JPG
Avant le traitement, vous pouvez voir 4 fichiers OFD dans le dossier, nommés 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd. Ce type de dénomination est très courant dans les tests par lots ou le tri par lots. Dans le travail réel, il peut également s'agir d'un fichier OFD avec le numéro de facture, le numéro de contrat, le nom de la personne ou la date.
Après le traitement, le fichier OFD d'origine a généré le résultat d'image correspondant. À partir de la capture d'écran, vous pouvez voir plusieurs icônes de résultats de sortie et un logo JPG apparaît, indiquant que la cible de conversion est le format d'image JPG. Pour les documents de bureau qui doivent être téléchargés, prévisualisés, compressés ou envoyés, le format JPG est très polyvalent et convient à l'ouverture directe dans la plupart des ordinateurs, téléphones mobiles et systèmes d'entreprise.
Si votre fichier OFD contient plusieurs pages, le résultat de la conversion sera généralement une image en fonction de la sortie de la page. La méthode d'organisation spécifique du fichier est liée aux paramètres d'emplacement d'enregistrement et aux règles de sortie du logiciel. Tant que vous confirmez que vous sélectionnez "Toutes les pages" dans la plage de pages, vous pouvez éviter le problème de ne convertir que certaines pages.
Étape 1: Trouver OFD en images JPG dans plus d'outils
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, le côté gauche de l'interface principale est la navigation de classification des outils, et le côté droit est la carte de fonction spécifique. Dans la capture d'écran, la zone de version du logiciel est affichée en haut. Ce qui entre actuellement est la catégorie "Plus d'outils". La carte de fonction de droite contient "conversion OFD en PDF", "conversion OFD en image JPG", "conversion XPS en PDF", "conversion CAO en PDF" etc.
Pour convertir toutes les pages OFD en images, vous devez cliquer sur la carte de fonction «Convertir OFD en images JPG». Dans la capture d'écran, la carte est mise en surbrillance et il y a une flèche rouge et du texte de rappel pour y pointer. Le contenu de l'invite est "Convertir des fichiers OFD en images au format JPG par lots". Le but de cette étape est d'entrer dans le module de conversion correct.
Faites particulièrement attention ici à ne pas confondre «conversion OFD en PDF» et «conversion OFD en image JPG». Le premier produit un document PDF et le second une image JPG. Si vous devez télécharger sur un système qui n'accepte que les images, ou si vous souhaitez obtenir des fichiers d'image par page, vous devez sélectionner la fonction de conversion d'image JPG.
Étape 2: Importer le fichier OFD à traiter et vérifier la liste
Après avoir accédé à la fonction, le titer de la page affiche "OFD converti en image JPG". En haut de l'interface, il y a des boutons tels que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir de dossiers", "Vider" et "Plus", et en bas se trouve la liste des fichiers en attente. Cette page correspond à l'étape 1 du processus de sélection des enregistrements à traiter.
Si les fichiers sont dispersés dans différents emplacements, vous pouvez les sélectionner lot par lot via "Ajouter des fichiers". Si les fichiers sont déjà placés dans le même répertoire, il est plus efficace d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier". Dans l'exemple, 4 fichiers OFD sont importés. Le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification sont affichés dans la liste. Le nombre d'enregistrements récapitulatifs en bas est de 4.
Après l'importation, il est recommandé de faire une vérification: voir si le nombre d'enregistrements est cohérent avec le nombre de fichiers à traiter; voir si l'extension est ofd; voir si le chemin provient du dossier correct; voir si le fichier qui n'a pas besoin d'être converti est mélangé dans la liste. Pour le traitement de bureau par lots, la comparaison des vérifications préliminaires permet de faire plus de temps. Après confirmation, cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder aux options de traitement.
Si vous trouvez un fichier d'erreur dans la liste, vous pouvez supprimer un seul enregistrement en actionnant la colonne; si l'importation globale est erronée, vous pouvez cliquer sur "Vider" et réimporter. Les boutons "Filtrer" et "Trier" de l'interface peuvent également aider à gérer des listes de fichiers plus grandes, en particulier lorsque vous traitez des dizaines de documents OFD ou plus à la fois.
Étape 3: Sélectionnez toutes les pages et assurez-vous que chaque page est exportée en tant qu'image
Après être entré à l'étape 2 "Définir les options de traitement", le paramètre le plus important est "Plage de traitement". L'interface offre des options telles que "Toutes les pages", "Quelques pages en face", "Quelques pages en fin", "Pages impaires", "Pages paires", "Personnalisation" et ainsi de suite. Ce que cet article doit compléter est "Exporter plusieurs documents OFD à la fois toutes les pages sous forme d'images JPG", vous devez donc sélectionner "Toutes les pages".
La boîte rouge indique "Toutes les pages" dans la capture d'écran et l'option est sélectionnée. Après l'avoir sélectionné, le logiciel traite chaque fichier OFD par plage de page complète. Pour les documents tels que les factures, les contrats, les rapports et les documents d'approbation, l'exhaustivité est généralement plus importante que l'exportation de certaines pages. Si vous sélectionnez par erreur "Pages impaires" ou "Pages paires", la moitié des pages peuvent être manquantes; si vous sélectionnez par erreur "Pages précédentes", vous ne pouvez obtenir que la première page ou les premières pages, ce qui ne convient pas pour une archive complète.
Si vous n'avez besoin que de quelques pages, par exemple, tant que la couverture de la page d'accueil et la dernière page de signature, d'autres options de portée ont également une valeur d'usage. Mais dans le scénario de cet article, il est recommandé de garder "toutes les pages" afin que les résultats de traitement soient les plus complets et plus conformes aux exigences d'archivage en bloc et de soumission en bloc.
Étape 4: Confirmez la densité de pixels de l'image PPI et les options de graphique long
Dans la même page de paramètres, vous pouvez également voir le paramètre de densité de pixels d'image (PPI), la valeur de l'exemple étant 300. PPI peut être compris comme l'un des paramètres importants qui affectent la clarté de sortie de l'image. Pour les fichiers OFD contenant une grande quantité de texte, de formulaires, de sceaux, de codes QR ou d'informations de facture, des images plus claires sont plus propices à la lecture et à l'examen. 300 dans la capture d'écran convient à la plupart des documents de bureau pour tourner des scènes d'images.
Bien sûr, il faut généralement un équilibre entre la clarté de l'image et le volume du fichier. Plus l'IPP est élevé, plus l'image peut être claire, mais le fichier de sortie peut également être plus grand; plus l'IPP est bas, le fichier peut être plus petit, mais le petit texte et les lignes de tableau peuvent ne pas être assez clairs. En utilisation réelle, vous pouvez choisir en fonction des limites de téléchargement, de l'espace de stockage et des besoins de lecture du système d'entreprise.
Il y a aussi un commutateur pour "assembler plusieurs pages en une très longue image" sous la page. Le commutateur est fermé dans la capture d'écran. Lorsqu'il est fermé, il est plus approprié de produire des images par page, ce qui est pratique pour la dénomination page par page, le téléchargement page par page et la vérification page par page; lorsqu'il est ouvert, il peut être plus approprié de fusionner plusieurs pages de contenu en images de longueur continue pour la prévisualisation. Pour les besoins de bureau réguliers de "toutes les pages exportées sous forme d'images JPG", il est recommandé de rester fermé en premier, sauf si un long effet graphique est clairement nécessaire.
Étape 5: Définir l'emplacement de sauvegarde et effectuer une conversion par lots
Une fois les options de traitement confirmées, cliquez sur "Suivant" pour passer à l'étape 3 du processus "Définir l'emplacement de sauvegarde". Cette étape est utilisée pour spécifier où enregistrer le résultat de la conversion. Il est recommandé de ne pas choisir le bureau ou le dossier d'origine à volonté, mais de créer un nouveau catalogue spécial, tel que "2026 OFD to JPG Results", "Remboursement de l'image de la facture", "Government Materials Picture Edition", etc. Un chemin de sauvegarde clair facilite la recherche, le téléchargement et l'archivage ultérieurs.
Après avoir défini la position de sauvegarde, passez à l'étape 4 "Démarrer le traitement". Le flux d'interface montre qu'il s'agit de la dernière phase d'exécution. Après avoir cliqué sur Démarrer le traitement, le logiciel convertira la page OFD en images JPG par lots en suivant la liste de fichiers et les options de traitement précédemment importées. Une fois le traitement terminé, entrez dans le répertoire de sauvegarde pour voir les résultats de sortie.
L'avantage de l'ensemble du processus est que le logiciel appliquera les mêmes règles de conversion pour plusieurs fichiers OFD dans la liste en une seule configuration unifiée avant de commencer. Par rapport à l'ouverture manuelle d'OFD un par un, à l'exportation page par page, puis à l'enregistrement manuel des images, le traitement par lots est plus adapté à un grand nombre de fichiers de bureau avec des règles claires.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi regarder le nombre d'enregistrements après avoir importé le fichier?Parce qu'une fois le traitement par lots commencé, il sera exécuté conformément aux enregistrements de la liste. Si vous importez moins de fichiers, le résultat sera incomplet; si vous importez plus de fichiers non liés, le répertoire de sortie mélangera des images indésirables. Dans l'exemple, le nombre d'enregistrements est de 4, correspondant aux 4 fichiers OFD avant le traitement, indiquant que le nombre d'importations est cohérent.
2. OFD peut-il être visualisé directement sur votre téléphone portable après avoir converti JPG?Les images JPG sont un format très polyvalent, et la plupart des téléphones, ordinateurs et systèmes Web peuvent être prévisualisés directement. Par rapport à OFD,JPG est plus pratique pour la visualisation entre appareils.
3. Sélectionner toutes les pages ne sortera-t-il pas beaucoup d'images?Si chaque fichier OFD compte plus de pages, la sélection de toutes les pages génère plus d'images. Par conséquent, il est recommandé de définir l'emplacement de sauvegarde à l'avance pour éviter la dispersion des fichiers. Dans le même temps, vous pouvez également décider de gérer les résultats de sortie par dossier en fonction des besoins de l'entreprise.
4. Les options de long graphique devraient-elles être ouvertes?Si vous souhaitez télécharger page par page, examiner page par page et archiver page par page, il est recommandé de la fermer; si vous souhaitez afficher le contenu de plusieurs pages comme une carte de prévisualisation continue, vous pouvez l'ouvrir selon vos besoins. Cette option est désactivée dans l'exemple de cet article, plus adaptée à la sortie page par image.
5. Pourquoi vérifier la netteté de l'image après la conversion?Parce que le numéro de facture, le montant, le code QR, le sceau, la signature, etc. ont des exigences de clarté plus élevées. Avant le premier traitement par lots, vous pouvez utiliser une petite quantité de fichiers pour tester si les paramètres PPI répondent aux exigences, puis traiter un grand nombre de fichiers.
Résumé: plusieurs OFD à JPG, la clé est d'importer en masse et de sélectionner toutes les pages
Plusieurs documents OFD exportent toutes les pages en images JPG à la fois, le processus de base n'est pas compliqué: HeSoft Doc Batch Tool Sélectionnez "Convertir OFD en images JPG", importez tous les fichiers OFD qui doivent être traités, vérifiez la liste des tâches, sélectionnez "Toutes les pages" dans la plage de traitement, confirmez les options PPI et long graphique, et commencez le traitement après avoir défini l'emplacement d'enregistrement. De cette manière, les opérations manuelles qui étaient à l'origine répétitives, dispersées et sujettes aux erreurs peuvent être transformées en tâches par lots standardisées.
Si vous traitez fréquemment les factures électroniques OFD, les documents gouvernementaux, les pièces jointes aux contrats ou les documents d'archives, il est recommandé de trier les documents à convertir d'abord, puis d'utiliser la fonction de conversion par lots pour exporter les images JPG de manière unifiée. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais également d'améliorer la cohérence et l'intégrité du traitement des fichiers.