Cet article explique comment convertir par lots certaines pages de plusieurs fichiers OFD en images JPG, adaptées aux scènes de bureau qui n'ont besoin que d'exporter la page d'accueil, les premières pages, les dernières pages, les pages de parité ou une plage de pages personnalisée. Par HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez importer plusieurs fichiers OFD à la fois, définir uniformément la plage de traitement, la densité de pixels de l'image et l'emplacement de sauvegarde, réduire les opérations répétées d'ouverture de fichiers un par un, les captures d'écran manuelles ou l'exportation page par page, et améliorer l'efficacité du tri des fichiers, de l'archivage des factures et de la soumission de documents.
Dans le bureau quotidien, les documents OFD sont souvent utilisés dans des scénarios tels que les factures électroniques, les documents officiels électroniques, les bons, les contrats et les archives. Dans de nombreux cas, nous n'avons pas besoin de convertir tous les documents OFD en images, mais seulement d'exporter certaines des pages: par exemple, seules les 2 premières pages de chaque fichier OFD sont extraites en tant qu'aperçu, et seules les dernières pages sont exportées en tant que pages de signature, ou ne convertissez que les pages impaires et paires pour une vérification ultérieure. Si le nombre de fichiers n'est que d'un ou deux, l'ouverture manuelle, la capture d'écran et l'enregistrer sous forme d'images peuvent à peine être terminés; mais lorsque les fichiers deviennent des dizaines ou des centaines, les opérations répétées prennent beaucoup de temps, et il est également facile de manquer des virages et des transferts erronés., Confusion de dénomination et autres problèmes.
Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool Prenons l'exemple de la fonction «Convertir OFD en images JPG», qui montre comment convertir par lots certaines pages d'un fichier OFD en images au format JPG. Vous pouvez terminer l'opération dans l'ordre des captures d'écran: sélectionnez d'abord la fonction, puis importez plusieurs fichiers OFD, puis définissez la plage de traitement de la page et la densité de pixels de l'image, et enfin enregistrez le résultat de sortie. L'ensemble du processus se concentre sur les «lots» et les «pages partielles»: il n'est pas nécessaire de traiter un fichier et un fichier, ni d'exporter toutes les pages non pertinentes.
Scène applicable: quand avez-vous besoin de convertir certaines pages OFD en images JPG par lots
OFD en JPG n'est pas une simple conversion de format. Elle sert généralement à la visualisation ultérieure, au téléchargement, à l'archivage, à l'impression d'aperçu ou à la saisie système. Surtout dans la circulation des fichiers de bureau, les images JPG sont plus faciles à prévisualiser directement dans les outils de chat, les formulaires Web, les systèmes d'approbation ou les logiciels de gestion d'images que l'OFD. Par conséquent, la conversion par lots de fichiers OFD en images JPG peut rendre l'utilisation des fichiers plus flexible.
Les scénarios typiques incluent:
- Archivage des factures électroniques:La page d'accueil ou les premières pages de plusieurs factures OFD est convertie en JPG par lots, ce qui permet au personnel financier de vérifier rapidement la tête, le montant, le numéro fiscal, la date de facturation et d'autres informations.
- Aperçu du contrat ou du document officiel:Exportez uniquement les premières pages de chaque fichier OFD pour l'aperçu de la couverture, l'aperçu du catalogue ou l'aperçu de la liste de données. Il n'est pas nécessaire de générer un package complet d'images.
- Extrait de la page de signature:Si la page de sceau de signature se trouve généralement à la fin du document, vous pouvez utiliser "Quelques pages à la fin" pour la conversion par lots.
- Traiter séparément des pages simples et doubles:Dans la numérisation, la finition de fichiers ou la vérification des matériaux recto-verso, les images peuvent être exportées séparément en pages impaires et paires.
- Spécifie l'exportation de la plage:Pour les fichiers OFD qui ne nécessitent que quelques pages de contenu, vous pouvez utiliser des plages personnalisées pour éviter d'exporter des pages non pertinentes.
Par rapport à l'ouverture manuelle de captures d'écran page par page du lecteur OFD, les avantages de l'utilisation d'un logiciel bureautique pour le traitement par lots sont des règles uniformes, une sortie stable et une vitesse plus rapide. Tant que la plage de page est définie à la fois, le logiciel appliquera les mêmes règles de conversion pour plusieurs fichiers OFD dans la liste d'importation, ce qui est particulièrement adapté aux processus bureautiques standardisés.
Aperçu de l'effet: il s'agit de plusieurs fichiers OFD avant le traitement, et les images JPG correspondantes sont générées après le traitement
Avant le traitement: fichiers OFD à convertir
À partir de la capture d'écran avant le traitement, vous pouvez voir qu'il y a 4 fichiers OFD dans le dossier actuel, avec les noms de fichiers 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd. Si ce type de fichier est ouvert un par un et exporte des images, il produira un grand nombre de clics répétés; s'il y a plusieurs pages pour chaque OFD, le filtrage manuel des pages augmentera également la probabilité d'erreur.
Le problème à résoudre dans ce tutoriel est le suivant: importer ces fichiers OFD par lots dans le logiciel bureautique et convertir uniquement certaines des pages spécifiées, au lieu de transférer toutes les pages complètement. Cela peut non seulement contrôler le nombre d'images de sortie, mais aussi obtenir les fichiers JPG vraiment nécessaires plus rapidement.
Après traitement: chaque OFD génère le résultat JPG correspondant
Dans la capture d'écran post-traitement, vous pouvez voir que l'emplacement de sortie génère le dossier de résultat correspondant au fichier d'origine ou le résultat de l'image. Les numéros 1, 2, 3, 4 forment une correspondance avec le fichier OFD d'origine et le format final est JPG. Cette méthode de sortie est facile à organiser en fonction de la source du fichier d'origine, et il est également pratique de copier, télécharger, archiver ou envoyer à d'autres pour examen.
Pour la conversion de fichiers par lots, il est très important de savoir si les résultats sont clairs et s'ils peuvent correspondre au fichier d'origine. Grâce à un processus de conversion par lots unifié, vous pouvez éviter de mélanger les images exportées de différents fichiers OFD et réduire les coûts de finition ultérieurs.
Étapes: Conversion par lots de certaines pages d'un fichier OFD en images JPG
Étape 1: Accédez à la fonction "Convertir OFD en images JPG"
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, vous pouvez voir plusieurs catégories d'outils sur la gauche, y compris la page d'accueil, le flux de tâches, tous les outils, les noms de fichiers, les noms de dossiers, l'organisation de fichiers, les outils Word, les outils Excel, les outils PowerPoint, les outils PDF, les outils texte, les outils d'image, les outils vidéo, les outils audio et plus d'outils, etc. La capture d'écran se trouve actuellement dans la zone "Plus d'outils" et l'interface principale affiche plusieurs fonctions de conversion de format.
Trouvez "2, OFD converti en images JPG" dans la carte de fonction, et la description de la carte est "Convertir des fichiers OFD en images au format JPG par lots". Cliquez sur la fonction pour accéder au processus OFD en JPG.
Le but de cette étape est de choisir le bon outil de conversion. Étant donné que cet article traite des fichiers OFD et que le format cible est des images JPG, vous devez sélectionner "Convertir OFD en images JPG" au lieu de "Convertir OFD en PDF" ou d'autres fonctions liées à la CAO et XPS.
Étape 2: Ajouter le fichier OFD à traiter
Après être entré dans la page des fonctionnalités, la tâche actuelle est affichée en haut comme "Convertir OFD en image JPG". Des entrées de fonctionnement telles que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir de dossiers", "Vider" et "Plus" sont fournies au-dessus de l'interface. Pour un petit nombre de fichiers, vous pouvez utiliser "Ajouter des fichiers"; si les fichiers OFD à convertir ont été concentrés dans le même dossier, vous pouvez utiliser "Importer des fichiers à partir du dossier" pour ajouter les fichiers OFD dans le dossier à la liste à la fois.
La liste de fichiers dans la capture d'écran a été importée 4 enregistrements, dont les noms sont 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd, et les chemins se trouvent tous dans le répertoire D:\ test. La liste affiche également des informations telles que l'extension, l'heure de création et l'heure de modification pour confirmer si le fichier importé est correct. La zone d'agrégation inférieure affiche "Nombre d'enregistrements: 4", indiquant que 4 fichiers OFD sont actuellement traités par lots.
À cette étape, il est recommandé de vérifier d'abord le nom du fichier et le chemin d'accès pour confirmer qu'aucun autre format de fichier n'a été mal sélectionné. S'il y a des fichiers qui n'ont pas besoin d'être traités dans la liste, vous pouvez supprimer l'enregistrement correspondant via l'icône de suppression dans la zone d'action de droite; si l'importation est erronée, vous pouvez également utiliser "Vider" pour l'ajouter à nouveau. Après avoir confirmé que la liste de fichiers est correcte, cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder aux paramètres des options de traitement.
Étape 3: Configurez uniquement la conversion de certaines pages
Une fois que vous avez défini les options de traitement, la zone la plus critique de l'interface est la plage de traitement. Les captures d'écran montrent que les plages facultatives incluent «Toutes les pages», «Quelques pages en face», «Quelques pages en fin», «Pages impaires», «Pages paires» et «Personnalisation». Ces options couvrent les besoins courants d'exportation de certaines pages.
Cet exemple sélectionne "les premières pages" et remplit 2 dans la zone de saisie "Gamme" ci-dessous, ce qui signifie que seules les 2 premières pages sont converties pour chaque fichier OFD. Si 4 fichiers OFD sont importés, le logiciel appliquera la même règle à ces 4 fichiers: chaque fichier n'exporte que les 2 premières pages en tant qu'images JPG, mais pas les pages 3 et suivantes.
Si vos besoins réels sont différents, vous pouvez choisir une autre plage de traitement en fonction des caractéristiques du fichier. Par exemple, vous pouvez sélectionner "quelques pages à la fin" lorsque vous n'avez besoin que de la page de signature; vous pouvez sélectionner "pages impaires" ou "pages paires" lorsque vous n'avez besoin que de la page avant ou arrière; si vous devez exporter des pages discontinues ou de plage spécifique, vous pouvez le définir selon l'option "Personnaliser" fournie par l'interface. Étant donné que les règles de page pour différentes tâches peuvent être différentes, il est préférable de vérifier que la structure du nombre de pages de chaque fichier OFD est cohérente avant l'opération.
Étape 4: Définir la densité de pixels de l'image PPI
Dans la page des options de traitement, vous pouvez également voir l'élément de réglage "densité de pixels d'image (PPI)", la valeur dans la capture d'écran est de 300. PPI affecte la clarté et le volume de fichier des images JPG de sortie. De manière générale, plus l'IPP est élevé, plus l'image est claire, mais le fichier JPG généré peut également être plus grand; lorsque l'IPP est bas, la taille du fichier est plus petite, mais les détails tels que le texte, le sceau et le code QR peuvent ne pas être assez clair.
Pour les factures électroniques, les bons, les contrats, etc., qui doivent clairement identifier le contenu du texte, 300 PPI est généralement un choix plus sûr. Il peut équilibrer la clarté et la taille du fichier et convient à la visualisation, à l'archivage et au téléchargement quotidiens. Si vous ne faites qu'un aperçu abrégé, vous pouvez le réduire en fonction des besoins réels; si vous avez des exigences plus élevées en matière d'impression ou de reconnaissance des détails, vous devez sélectionner la densité de pixels appropriée en partant du principe que le volume du fichier est acceptable.
Étape 5: Décidez si vous souhaitez épisser plusieurs pages
Au bas de la capture d'écran, vous pouvez voir le commutateur pour "assembler plusieurs pages en une très longue image". Cette option est utilisée pour contrôler la présentation des images lors de l'exportation de plusieurs pages OFD. Si cette option est activée, plusieurs pages peuvent être épissées en une longue image; si elles restent fermées, les images sont généralement sorties séparément par page.
L'activation dépend de votre utilisation ultérieure. Si vous souhaitez envoyer les premières pages à d'autres en tant que carte d'aperçu continue, le format des images longues est plus intuitif; si vous devez archiver page par page, télécharger page par page ou vérifier page par page, il est recommandé de maintenir la sortie par page pour faciliter la gestion et le positionnement. Dans la capture d'écran, le commutateur est désactivé, ce qui convient pour organiser la page en tant que résultat JPG indépendant.
Étape 6: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Après avoir défini la portée de la page, l'IPP et les options de couture, continuez à cliquer sur "Suivant". Selon la barre de processus, vous pouvez voir que les étapes suivantes sont "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". En d'autres termes, avant la conversion formelle, vous devez spécifier le répertoire de sortie de l'image JPG pour éviter que le résultat de la génération ne soit mélangé avec le fichier OFD d'origine.
Une fois la configuration de l'emplacement de sauvegarde terminée, entrez dans la phase de «démarrage du traitement» et le logiciel traitera par lots les documents OFD dans la liste des fichiers conformément aux règles définies précédemment. Une fois le traitement terminé, accédez au répertoire de sortie pour afficher les résultats et vous pouvez voir l'image JPG ou le dossier de résultats correspondant au fichier d'origine. Combiné avec les captures d'écran post-traitement, le résultat final généré correspond à 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd, ce qui est pratique pour une recherche ultérieure.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi choisir des pages partielles, pas toutes?
Si un fichier OFD compte plus de pages, mais n'a vraiment besoin que de la page d'accueil, de la couverture, de la page de signature ou de la page désignée, toutes les conversions produiront un grand nombre d'images inutiles, occupant de l'espace de stockage et ajoutant un travail de filtrage ultérieur. La sélection de certaines pages peut rendre les résultats de sortie plus précis, particulièrement adaptés au traitement de fichiers par lots.
2. Comment remplir la plage dans "Les premières pages"?
La plage est utilisée pour spécifier le nombre de pages converties en arrière par fichier OFD à partir de la première page. Remplissez 2 dans la capture d'écran, indiquant les 2 premières pages de chaque fichier exporté. Si vous n'avez besoin que de la page d'accueil, vous pouvez remplir 1; si vous avez besoin des trois premières pages, remplissez 3. Il est recommandé de confirmer que tous les fichiers OFD contiennent au moins le nombre de pages correspondant avant d'entrer, afin de ne pas avoir un nombre insuffisant de pages dans certains fichiers entraînant des résultats incohérents avec les attentes.
3. Plus le paramètre PPI est élevé, mieux c'est?
Pas nécessairement. Un PPI élevé améliorera la clarté de l'image, mais augmentera également le volume des fichiers JPG. L'archivage de bureau quotidien, le téléchargement de données et la visualisation de texte peuvent donner la priorité à 300 PPI; si la plate-forme a des limites sur la taille de l'image, elle doit équilibrer la clarté et le volume.
4. Besoin de sauvegarder les fichiers OFD avant la conversion par lots?
Bien que l'opération de conversion génère généralement de nouvelles images JPG et ne modifie pas directement le fichier OFD d'origine, il est toujours recommandé de conserver le fichier d'origine lors du traitement par lots de fichiers importants, de factures, de contrats et d'autres données. De cette façon, même si les paramètres de sortie ne répondent pas aux attentes, vous pouvez réajuster les paramètres et les convertir à nouveau.
5. Comment les résultats de sortie peuvent-ils rester clairs et ordonnés?
Il est recommandé de placer les fichiers OFD en attente dans un dossier et de les nommer autant que possible; de définir le répertoire de sortie séparément lors de la conversion; de vérifier les résultats en fonction du numéro ou du nom de fichier d'origine après le traitement. Cela peut éviter le mélange de plusieurs lots d'images JPG, et il est également plus adapté à la collaboration d'équipe et à l'archivage ultérieur.
Résumé: Utilisez le traitement par lots pour réduire le travail répété d'OFD en images
La conversion par lots de certaines pages d'un fichier OFD en images JPG est un scénario de bureau très pratique. Il résout non seulement le problème de la conversion de format, mais aussi le problème de l'organisation de fichiers par lots, du filtrage des pages et de l'archivage des résultats. Par HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez importer plusieurs fichiers OFD à la fois, définir uniformément les plages de traitement telles que "les premières pages", "les dernières pages", "les pages impaires", "les pages paires" ou "personnalisées", puis définir la densité de pixels de l'image et l'emplacement d'enregistrement, et enfin générer des résultats JPG par lots.
Si vous devez souvent traiter des factures électroniques, des documents OFD, des documents de bon ou des fichiers, il est recommandé de normaliser ce type d'opération: collectez d'abord les fichiers d'origine, puis importez par lots, définissez uniformément la portée de la page, et enfin vérifiez les résultats de sortie. Cela peut réduire considérablement le coût en temps d'ouverture répétée de fichiers, de capture d'écran manuelle et de stockage page par page, et peut également réduire le risque de gestion des fuites et de traitement des erreurs. Maintenant, vous pouvez suivre les étapes de cet article pour organiser les fichiers OFD nécessaires dans le même dossier et utiliser la fonction «Convertir OFD en images JPG» pour terminer la conversion par lots.