이 튜토리얼은 대량의 OFD 문서를 처리해야 하는 사무직 사용자를 위해, 여러 OFD 파일에서 지정된 페이지를 JPG 이미지로 일괄 변환하는 방법을 중점적으로 설명합니다. HeSoft Doc Batch Tool 을 통해 사용자는 여러 OFD 파일을 가져와 처리 옵션에서 전체 페이지, 처음 몇 페이지, 마지막 몇 페이지, 홀수 페이지, 짝수 페이지 또는 사용자 정의 범위를 선택하고 이미지 픽셀 밀도를 설정할 수 있습니다. 문서는 처리 전, 처리 후 및 작업 인터페이스 스크린샷을 결합하여 사용자가 OFD 부분 페이지를 JPG로 변환하는 전체 과정을 빠르게 익혀 영수증, 계약서, 기록 자료 정리 효율성을 높일 수 있도록 도와줍니다.
많은 기관에서 전자화 업무를 도입한 후, 전자 세금계산서, 전자 증빙, 전자 공문, 계약서 스캔본, 증명 자료 등과 같은 OFD 형식 파일이 대량으로 축적됩니다. OFD 형식은 고정된 레이아웃과 보관에 적합하지만, 특정 업무 시스템에서는 사용자가 JPG 이미지를 업로드해야 할 수 있으며, 자료 심사 시 전체 OFD 파일이 아닌 특정 페이지만 확인해야 하는 경우도 있습니다. 이때 여러 OFD 파일의 지정 페이지만 JPG 이미지로 일괄 변환하는 방법에 대한 수요가 자주 발생합니다.
기존 방식을 사용한다면, 먼저 첫 번째 OFD 파일을 열고 원하는 페이지를 찾아 내보내거나 캡처한 후, 두 번째 파일로 전환하여 동일한 작업을 반복해야 합니다. 파일 수가 많을수록 반복 작업은 더욱 두드러지며, 페이지 범위, 이미지 선명도, 파일명 규칙이 통일되지 않을 수 있습니다. 이 글에서는 "OFD를 JPG 이미지로 변환" 기능을 사용하여 OFD 파일을 일괄 가져오고 처리 범위에서 변환이 필요한 일부 페이지를 선택하는, 사무 환경에 더 적합한 처리 방식을 소개합니다. 한 번의 규칙 설정으로 여러 파일을 동시에 실행하여 수동 작업을 대폭 줄일 수 있습니다.
적용 시나리오: OFD 지정 페이지를 JPG로 변환하는 것이 적합한 사무 수요
전자 세금계산서 및 증빙 처리. 많은 재무 시스템이나 경비 처리 절차에서 이미지 형식의 첨부 파일 업로드를 요구하지만, 수신된 파일은 OFD일 수 있습니다. 각 증빙마다 첫 페이지만 필요하다면, 지정 페이지만 일괄 변환하여 JPG 첨부 파일을 빠르게 생성할 수 있습니다.
계약서 및 합의서 미리보기. 계약서 OFD는 일반적으로 본문, 첨부 파일, 서명 페이지 등 여러 부분을 포함합니다. 자료 초기 검토 시 표지, 주요 정보 페이지 또는 마지막 서명 페이지만 필요할 수 있습니다. 부분 페이지 변환을 통해 관련 없는 페이지 출력을 줄일 수 있습니다.
기록물 자료의 디지털 정리. 기록 담당자는 종종 각 OFD에 대한 이미지 미리보기 또는 색인 이미지를 생성해야 합니다. 앞부분 몇 페이지만 내보내면 자료 내용을 신속하게 식별하는 데 도움이 되며, 저장 공간도 절약할 수 있습니다.
OFD를 지원하지 않는 시스템에 일괄 업로드. 일부 웹 백엔드, 모바일 시스템, 협업 플랫폼은 OFD 직접 미리보기를 지원하지 않지만, JPG, PNG 등 이미지 형식은 지원합니다. OFD 페이지를 JPG로 변환하면 호환성이 향상됩니다.
이미지 선명도 통일. 수동 캡처는 크기와 선명도가 일관되지 않은 경우가 많습니다. 일괄 변환 도구를 사용하고 이미지 픽셀 밀도(PPI)를 설정하면 출력 결과를 보다 표준화할 수 있습니다.
결과 미리보기: 일괄 변환 전후의 파일 변화
처리 전, 폴더에는 여러 OFD 파일이 저장되어 있습니다. 예시 스크린샷에서 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd라는 네 개의 처리 대상 파일을 확인할 수 있습니다. 이러한 파일은 일반적으로 OFD 뷰어를 통해 열어야 하며, 일반 이미지 뷰어, 업무 시스템 또는 메신저에서 직접 보려면 먼저 이미지로 변환해야 합니다.
처리가 완료되면, 출력 결과는 JPG 이미지 관련 결과 디렉터리 또는 폴더로 변경됩니다. 스크린샷에는 1, 2, 3, 4 등 해당 결과가 표시되어 있으며, JPG 식별자가 있어 각 원본 OFD에서 해당 이미지가 생성되었음을 나타냅니다. 일괄 처리의 경우, 이러한 일대일 대응 결과는 원본 파일 수만큼 결과물이 생성되었는지 해당 번호나 이름으로 쉽게 확인할 수 있어 편리합니다.
유의할 점은, 이 글에서는 "OFD 파일의 일부 페이지를 이미지로 변환"하는 데 초점을 맞추고 있습니다. 즉, 출력 결과의 페이지 수는 처리 옵션에서 설정한 범위에 따라 달라집니다. 예를 들어 처음 2페이지만 변환하도록 설정하면, 전체 OFD의 모든 페이지가 출력되지 않아 시간을 절약하고 이미지 수를 줄일 수 있습니다.
작업 단계 1: 일괄 처리 도구를 열고 OFD를 JPG로 변환 기능에 진입합니다
먼저 HeSoft Doc Batch Tool 를 시작합니다. 스크린샷에서 볼 수 있듯이, 소프트웨어 인터페이스 왼쪽 상단에는 " HeSoft Doc Batch Tool "가 표시되고, 왼쪽에는 홈, 작업 흐름, 모든 도구, 파일 이름, 폴더 이름, 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구, 텍스트 도구, 이미지 도구, 비디오 도구, 오디오 도구, 더 많은 도구 등의 분류가 있습니다. 메인 영역에는 여러 변환 기능 카드가 표시됩니다.
기능 카드에서 "2. OFD를 JPG 이미지로 변환"을 선택합니다. 이 카드의 설명은 "OFD 파일을 JPG 형식의 이미지로 일괄 변환합니다"입니다. 이 단계는 매우 중요합니다. OFD 관련 변환에는 OFD를 PDF로 변환하는 것과 JPG로 변환하는 것 등 다양한 대상 형식이 있을 수 있기 때문입니다. 최종적으로 이미지가 필요하다면 "OFD를 JPG 이미지로 변환"으로 진입해야 합니다.
이 기능에 진입하면 후속 작업은 일괄 파일 목록을 중심으로 진행됩니다. 단일 파일 변환 도구와 달리, HeSoft Doc Batch Tool 는 여러 파일을 한 번에 처리하는 데 더 적합하여, 사무용 소프트웨어가 파일을 일괄 처리하고 반복 작업을 줄이는 가치를 보여줍니다.
작업 단계 2: 여러 OFD 파일을 가져오고 처리 목록을 확인합니다
"OFD를 JPG 이미지로 변환" 페이지로 진입하면, 상단에 처리할 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작의 4단계로 구성된 프로세스가 표시됩니다. 현재는 1단계로, 먼저 변환할 OFD 파일을 목록에 추가하는 단계입니다.
페이지 오른쪽 상단에는 "파일 추가"와 "폴더에서 파일 가져오기"라는 두 가지 일반적인 진입점이 있습니다. 변환할 OFD 파일이 여러 위치에 분산되어 있다면 "파일 추가"를 클릭하여 하나씩 선택할 수 있고, 파일이 모두 같은 폴더에 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 효율적입니다. 재무 증빙, 프로젝트 자료, 대량 계약서 등의 시나리오에서는 일반적으로 먼저 처리할 OFD를 한 폴더에 모은 다음 통합하여 가져오는 것이 좋습니다.
가져오기를 완료하면 테이블에 각 레코드의 순서, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 표시됩니다. 예시에는 총 4개의 레코드가 있으며, 이름은 각각 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd이고 확장자는 모두 ofd이며, 하단에는 총 레코드 수가 4로 표시됩니다. 사용자는 이 정보를 통해 파일이 올바르게 가져와졌는지 확인할 수 있습니다.
다음 단계로 넘어가기 전에, 목록을 확인하는 것이 좋습니다. 특정 OFD 파일이 누락되었는지, 관련 없는 파일이 잘못 가져와졌는지, 경로가 이번에 처리할 디렉터리가 맞는지, 레코드 수가 예상과 일치하는지 확인합니다. 처리할 필요가 없는 레코드가 발견되면, 작업 열의 삭제 버튼을 통해 제거할 수 있으며, 처음부터 다시 시작해야 한다면 "비우기"를 사용합니다. 확인 후, 페이지 하단의 "다음"을 클릭합니다.
작업 단계 3: 처리 범위를 선택하여 지정 페이지만 변환합니다
2단계 "처리 옵션 설정"에서 가장 중요한 영역은 "처리 범위"입니다. 스크린샷에는 모든 페이지, 앞쪽 몇 페이지, 뒤쪽 몇 페이지, 홀수 페이지, 짝수 페이지, 사용자 정의 등 여러 범위 옵션이 나열되어 있습니다. 이 옵션들은 각 OFD 파일에서 어떤 페이지를 JPG 이미지로 변환할지를 결정합니다.
예시에서는 "앞쪽 몇 페이지"가 선택되었고, "범위" 입력창에 2가 입력되어 있습니다. 이 설정의 의미는 파일 목록의 각 OFD 파일에 대해, 앞쪽 2페이지만 변환한다는 것입니다. 1.ofd가 8페이지, 2.ofd가 3페이지, 3.ofd가 12페이지라고 가정하면, 페이지 수 조건을 충족하는 한 모든 파일이 앞 2페이지 규칙에 따라 JPG 이미지로 출력됩니다. 이렇게 하면 일괄 처리 규칙이 일관성을 유지하여, 첫 페이지와 다음 페이지를 일괄 추출하는 데 매우 적합합니다.
업무 요구 사항이 앞 2페이지가 아니라면, 실제 상황에 맞게 조정할 수 있습니다. 예를 들어 첫 페이지만 내보내려면 "앞쪽 몇 페이지"를 선택하고 1을 입력하고, 서명 페이지나 승인 페이지 등 마지막 몇 페이지만 내보내려면 "뒤쪽 몇 페이지"를 선택할 수 있습니다. 홀수나 짝수 페이지만 추출해야 한다면 "홀수 페이지" 또는 "짝수 페이지"를 사용하고, 더 복잡한 페이지 범위가 필요하다면 "사용자 정의" 옵션을 시도해보고 소프트웨어 인터페이스에 따라 범위를 입력할 수 있습니다.
이 단계의 핵심은 모든 페이지를 변환하는 것이 아니라, 정말 필요한 페이지만 소프트웨어가 처리하도록 하는 것입니다. 대량의 OFD 파일의 경우, 이것은 출력 이미지 수를 현저히 줄일 수 있습니다. 예를 들어 각 OFD가 20페이지인데 앞 2페이지만 필요하다면, 출력량은 원래의 약 1/10로 줄어들어 후속 확인 및 업로드도 훨씬 수월해집니다.
작업 단계 4: 이미지 픽셀 밀도 및 롱 이미지 연결 여부를 설정합니다
동일한 처리 옵션 페이지에서 "이미지 픽셀 밀도(PPI)" 설정도 확인할 수 있으며, 스크린샷의 값은 300입니다. PPI는 이미지 출력 선명도의 중요한 매개변수 중 하나로 이해할 수 있습니다. 문자 및 직인이 포함된 증빙, 표, 계약서 등의 OFD 파일의 경우, 선명도는 후속 읽기, 인식 및 인쇄 효과에 영향을 미칩니다.
일반적으로 300 PPI는 사무 문서를 이미지로 변환할 때 흔히 사용되는 설정으로, 보관, 미리보기, 인쇄 및 업로드에 적합합니다. 빠른 조회 용도로만 사용한다면, 더 낮은 PPI로도 충분할 수 있으며, 세부 사항을 확대하여 확인해야 하는 경우에는 더 선명한 설정을 선택할 수 있습니다. 유의할 점은 이미지가 선명할수록 파일 크기가 커지기 때문에, 일괄 처리 시 저장 공간도 증가한다는 것입니다. 따라서 업무 요구에 따라 선명도와 파일 크기 간의 균형을 맞추는 것이 좋습니다.
페이지 하단에는 "여러 페이지를 하나의 긴 이미지로 연결"하는 스위치도 있습니다. 스크린샷을 보면 이 스위치는 꺼져 있습니다. 꺼져 있을 때에는 페이지별로 출력하는 일반적인 사무 작업 습관에 더 부합하며, 페이지별로 확인하고 개별 업로드하기에도 편리합니다. 여러 페이지 내용을 하나의 연속된 긴 이미지로 확인해야 하는 업무 시나리오가 있다면, 필요에 따라 켤 수 있습니다. 하지만 이 글의 예시는 스위치가 꺼진 상태, 즉 선택된 페이지를 JPG 이미지 결과로 변환하는 것을 기준으로 합니다.
처리 범위 및 이미지 매개변수 설정을 완료한 후, 하단의 "다음"을 클릭하여 저장 위치 설정으로 이동합니다.
작업 단계 5: 저장 위치를 선택하고 변환 작업을 시작합니다
페이지 상단의 프로세스에 따르면, 3단계는 "저장 위치 설정", 4단계는 "처리 시작"입니다. 제공된 스크린샷에는 저장 위치의 상세 인터페이스가 나와 있지 않지만, 일괄 처리 프로세스를 통해 처리 옵션을 완료한 후에는 변환된 JPG 이미지를 어디에 저장할지 지정한 다음 작업을 실행해야 한다는 것을 명확히 알 수 있습니다.
저장 위치 선택 시 한 가지 원칙을 따르는 것이 좋습니다. 원본 파일과 결과 파일을 분리하여 보관하는 것입니다. 예를 들어 원본 파일이 D 드라이브의 test 폴더에 있다면, "OFD를 JPG로 변환 결과"라는 폴더를 별도로 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 처리 완료 후 신속하게 확인할 수 있고, 출력된 이미지와 원본 ofd 파일이 섞이는 것을 피할 수 있습니다. 후속 처리에서 다시 변환해야 할 경우, 결과 디렉터리만 정리하면 되고 원본 파일을 실수로 삭제할 위험이 없습니다.
"처리 시작" 단계로 진입한 후, 인터페이스 안내에 따라 변환을 실행합니다. 앞서 여러 OFD 파일을 한 번에 가져오고 처리 범위를 통일하여 설정했기 때문에, 소프트웨어가 동일한 규칙으로 모든 레코드를 자동 처리합니다. 매일 전자 증빙이나 대량 자료를 처리하는 사용자에게 이 방식은 수동으로 열고, 다른 이름으로 저장하고, 캡처하는 것보다 훨씬 안정적입니다.
자주 묻는 질문 및 유의 사항
1. OFD를 JPG로 변환하는 것과 PDF로 변환하는 것의 차이점은 무엇인가요? OFD를 PDF로 변환하는 것은 레이아웃 파일을 다른 문서 형식으로 변환하는 것으로, 계속해서 문서로 읽거나 인쇄하는 데 적합합니다. OFD를 JPG로 변환하는 것은 페이지를 이미지로 변환하는 것으로, 이미지만 지원하는 시스템에 업로드하거나 미리보기, 보관, 스크린샷 대체 등의 시나리오에 적합합니다. 이 글에서 선택한 것은 "OFD를 JPG 이미지로 변환"입니다.
2. 마지막 페이지만 변환할 수 있나요? 스크린샷의 처리 범위에서 "뒤쪽 몇 페이지" 옵션을 볼 수 있습니다. 마지막 페이지만 필요하다면, 일반적으로 이 범위를 선택하고 1을 입력하면 됩니다. 서명 페이지, 승인 페이지 또는 마지막 증명 페이지를 추출하는 데 적합합니다.
3. 일괄 변환 시 각 OFD의 페이지 수가 다르면 오류가 발생하나요? 파일별 페이지 수가 다른 것은 일반적인 상황입니다. 앞 몇 페이지, 뒤 몇 페이지, 홀짝 페이지 또는 사용자 정의 범위를 설정할 때, 실제 파일 페이지 수를 고려하여 처리 결과를 이해해야 합니다. 일부 파일의 페이지 수가 부족할 경우, 실제 출력은 소프트웨어 처리 결과 및 안내를 따릅니다. 중요한 일괄 작업은 소량의 샘플로 먼저 테스트하는 것이 좋습니다.
4. 출력된 JPG 이미지가 너무 크면 어떻게 하나요? 두 가지 방향으로 제어할 수 있습니다. 하나는 필요한 페이지만 변환하고 모든 페이지를 선택하지 않는 것입니다. 다른 하나는 실제 용도에 맞게 PPI를 조정하는 것입니다. 이미지가 선명할수록 크기가 커질 수 있습니다. 일반적인 미리보기 및 업로드의 경우, 내용을 읽을 수 있는 선에서 적절한 매개변수를 선택하는 것이 좋습니다.
5. 여러 페이지를 긴 이미지로 연결하는 스위치를 꺼두는 이유는 무엇인가요? 꺼두는 것이 일반적으로 페이지별 관리에 더 적합하며, 각 페이지가 하나의 이미지 파일로 생성되어 업로드, 조회 및 확인이 편리합니다. 긴 이미지는 연속 읽기에 적합하지만, 업무 시스템에서 페이지별 업로드를 요구한다면 페이지별 출력이 더 편리합니다.
6. 처리 전에 OFD 파일을 백업해야 하나요? 변환은 일반적으로 OFD를 읽고 JPG 결과를 생성하며, 원본 파일을 직접 수정해서는 안 됩니다. 그러나 중요한 업무 자료를 처리할 때는 항상 원본 OFD를 보관하는 것이 더 안전한 방법입니다. 출력 결과를 별도의 폴더에 저장하고 원본 파일을 덮어쓰지 않도록 권장합니다.
요약: 여러 OFD의 지정 페이지만 JPG로 일괄 변환하여 문서 정리를 더욱 효율적으로
여러 OFD 파일을 JPG 이미지로 변환해야 하고, 특히 그 중 일부 페이지만 변환해야 할 때, HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하면 효율성을 크게 높일 수 있습니다. 전체 프로세스는 복잡하지 않습니다. 먼저 "OFD를 JPG 이미지로 변환" 기능에 진입하여 여러 ofd 파일을 가져온 다음, 처리 옵션에서 페이지 범위(예: 앞쪽 몇 페이지, 값 2)를 선택하고, 이미지 픽셀 밀도와 롱 이미지 연결 여부를 설정한 후, 마지막으로 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하면 됩니다.
이 방법은 전자 세금계산서, 증빙, 계약서, 공문, 기록 자료 등 대량의 OFD 파일 정리 시나리오에 적합합니다. 이 방식의 가치는 반복적인 작업을 통일된 규칙으로 전환하여 소프트웨어가 자동으로 일괄 실행하게 함으로써 시간을 절약하고, 누락 변환, 잘못된 변환 및 캡처 불분명의 위험을 줄이는 데 있습니다. 현재 수동으로 OFD 페이지를 하나씩 내보내고 있다면, 이 글의 예시에 따라 몇 개의 파일을 먼저 처리하여 출력 효과를 확인한 후, 전체 파일에 대해 변환을 실행할 수 있습니다.