¿Alguna vez te has encontrado con estas situaciones? Al organizar los comprobantes de reembolso a fin de mes, se mezclaron docenas de copias escaneadas de facturas. Una vez finalizado el proyecto, cientos de documentos deben archivarse y guardarse. Cuando se respaldan las fotos, miles de imágenes se apilan en la misma carpeta de manera desordenada. En estos momentos, si se puede clasificar por letra del nombre del archivo, la eficiencia del trabajo se puede mejorar mucho.
¿Por qué necesitamos clasificar los documentos por iniciales?
No debes estar familiarizado con estas escenas:
1. Gestión de documentos del proyecto: un proyecto genera cientos de documentos, incluidos contratos, planes, actas de reuniones, etc., y los nombres comienzan con el número de proyecto.
2. Clasificación de la información del cliente: cada cliente tiene una carpeta independiente, pero el nombre del cliente está en chino e inglés, y la clasificación es confusa.
3. Gestión de la biblioteca de fotos: las fotos de viaje se nombran por fecha, pero no hay forma de comenzar cuando desea clasificarlas por ubicación.
4. Clasificación de archivos de música: el formato del nombre del archivo de la canción descargada no es uniforme, y la clasificación por cantante o álbum requiere mucho tiempo y es laboriosa.
5. Archivo de documentos: los informes anuales, los estados financieros, etc. deben clasificarse por año y tipo.
Organizar estos archivos manualmente no solo requiere mucho tiempo y esfuerzo, sino que también es propenso a errores. Puede que me tomó una tarde organizar los archivos, pero al día siguiente descubrí que había un problema con la lógica de clasificación y tenía que comenzar de nuevo. Es por eso que necesitamos herramientas inteligentes de clasificación de archivos por lotes.
Vista previa del efecto de clasificar archivos por iniciales
Antes de procesar:
Después del procesamiento:
Método 1: usar HeSoft Doc Batch Tool Para clasificar por letra de nombre de archivo
Índice recomendado:★★★★★
Ventajas:
1. Reconocimiento inteligente de la primera letra: no solo en inglés, sino también las primeras letras de los nombres de archivo chinos y los nombres de archivo numéricos también se pueden identificar con precisión para satisfacer las necesidades de varios usuarios.
2. Configuración de reglas flexible: no solo por el primer carácter, sino también por la primera letra en inglés o caracteres chinos, por los últimos caracteres y por los caracteres dentro de la posición personalizada para satisfacer diversas necesidades..
3. Procesamiento de letras en mayúsculas y minúsculas: puede optar por convertir en mayúsculas o minúsculas uniformes para evitar la confusión de clasificación causada por inconsistencias en mayúsculas y minúsculas.
4. Movimiento de archivos real: no solo la clasificación en la vista, sino la creación de carpetas y el movimiento del archivo a la ubicación correspondiente.
5. Capacidad de procesamiento por lotes: procesamiento de miles de archivos a la vez, rápido y eficiente.
Desventajas:
[ HeSoft Doc Batch Tool 】 Debe descargarse localmente para su uso.
Pasos de operación:
1. Descargar y abrir 【 HeSoft Doc Batch Tool 】, Seleccione [Organizar archivos] a la izquierda y luego seleccione [Clasificar archivos por nombre de archivo] a la derecha.
2. Haga clic en [Agregar archivo] en la esquina superior izquierda, o arrastre y suelte los archivos que se clasificarán a la ubicación especificada con un solo clic para completar la carga de archivos.
3. Haga clic en Siguiente. Lo que quiero demostrar hoy está clasificado por la primera letra, así que aquí elija [Clasificado por la primera letra en inglés].
4. Haga clic en [Siguiente], la herramienta comenzará a clasificar los archivos en lotes de acuerdo con la primera letra, y se le dará un mensaje a tiempo después de la finalización.
Método 2: use Total Commander para clasificar archivos
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas: diseño de doble ventana, potente operación por lotes. Admite extensiones de complementos, a muchos usuarios antiguos les gusta usarlos.
Desventajas: la interfaz es antigua y la curva de aprendizaje es empinada. La función de clasificación automática requiere la escritura de scripts o el uso de complementos complejos, lo que no es amigable para los principiantes.
Pasos de operación:
1. Instale y configure Total Commander.
2. Seleccione los archivos a clasificar.
3. Utilice la herramienta de cambio de nombre por lotes para modificar el nombre del archivo.
4. Cree lógica de clasificación a través de scripts o complementos.
5. Mueva el archivo a la carpeta correspondiente.
Método 3: use el Explorador de Windows para clasificar los archivos por iniciales
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas: es completamente gratuito, no es necesario instalar ningún software, casi todo el mundo puede operar, admite la clasificación básica por nombre y la visualización grupal, adecuada para ver rápidamente la distribución general de archivos.
Desventajas: La función es limitada, solo se puede mostrar el archivo por letra, y el archivo no se puede mover a la carpeta correspondiente. La clasificación y clasificación de archivos por lotes es completamente imposible y debe arrastrarse manualmente uno por uno.
Pasos de operación:
1. Abra la carpeta que contiene archivos desordenados.
2. Haga clic derecho en el espacio en blanco y seleccione "Método de clasificación"-> "Nombre".
3. Los archivos se mostrarán en orden alfabético.
4. Cree una carpeta inicial y copie los archivos correspondientes en la carpeta de acuerdo con la clasificación alfabética.
Método 4: Utilice XYplorer (Administrador de archivos ligero) para clasificar los archivos por iniciales
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas: ligero y rápido, sistema de etiquetado único, soporte de automatización de scripts, versión portátil sin instalación.
Desventajas: La función es limitada, la clasificación automática requiere una versión profesional y debe usarse con scripts. El aprendizaje de scripts tiene ciertos umbrales y requisitos técnicos.
Pasos de operación:
1. Descargue la versión portátil o la versión de instalación de XYplorer.
2. Estudie su documento de ayuda de scripts.
3. Escriba scripts clasificados por iniciales.
4. Configure los parámetros del script y la ruta del archivo.
5. Ejecute el script para la operación de clasificación.
Método 5: use File Juggler (organización automática de Windows) para clasificar los archivos por primera letra
Índice recomendado:★★☆☆☆
Ventajas: monitoreo en tiempo real de los cambios de carpeta, ejecución automática de acciones de clasificación, configuración de reglas relativamente intuitiva.
Desventajas: Principalmente para carpetas de monitoreo fijas, el procesamiento por lotes único no es lo suficientemente flexible.
Pasos de operación:
1. Descargue e instale el software File Juggler.
2. Agregue la carpeta de origen que necesita ser monitoreada.
3. Cree reglas de clasificación y clasifique por las características del nombre del archivo.
4. Establezca la ruta de la carpeta de destino especificada.
5. Los archivos se clasifican automáticamente después de ingresar a la carpeta de monitoreo.
Método 6: Utilice Alibaba Cloud Disk (servicio de almacenamiento en la nube) para clasificar los archivos por primera letra
Índice recomendado:★★☆☆☆
Ventajas: copia de seguridad automática en la nube, sincronización de múltiples dispositivos. Algunos admiten la función de clasificación inteligente.
Desventajas: debe cargarse en la nube, existe un riesgo de privacidad. La función de clasificación es limitada y no es adecuada para una gran cantidad de procesamiento de archivos.
Pasos de operación:
1. Instale el cliente de disco en la nube e inicie sesión.
2. Cargue los archivos que deben clasificarse en la nube.
3. Clasifique manualmente en la versión web o en el cliente.
4. O utilice una función de clasificación automática limitada.
5. Descargue los archivos clasificados localmente.
Método siete: categorizar archivos por iniciales con Hazel (herramienta de automatización de Mac)
Índice recomendado:★★☆☆☆
Ventajas: Integración profunda con macOS, reglas de automatización sólidas, monitoreo de carpetas y operaciones de clasificación automatizadas.
Desventajas: Solo para uso del sistema Mac, relativamente único, la configuración de reglas requiere un cierto costo de aprendizaje, la gente común no necesita dedicar tiempo a aprender.
Pasos de operación:
1. Compre e instale Hazel.
2. Agregue la carpeta que necesita ser monitoreada.
3. Cree reglas de clasificación y establezca condiciones coincidentes.
4. Defina acciones de clasificación, como moverse a la carpeta especificada.
5. Pruebe las reglas y habilite el monitoreo automático.
Método ocho: clasificación de archivos por lotes con Advanced Renamer
Índice recomendado:★★☆☆☆
Ventajas: la función de cambio de nombre es muy poderosa y admite múltiples modos de nombres. La clasificación simple se puede lograr cambiando el nombre.
Desventajas: El diseño principal es cambiar el nombre y la clasificación es una función indirecta. No es posible crear carpetas y mover archivos directamente por sus iniciales.
Pasos de operación:
1. Descargue e instale el archivo de carga con Advanced Renamer.
2. Agregue el método de cambio de nombre y extraiga la primera letra.
3. Agregue el prefijo inicial antes del nombre del archivo.
4. Cree manualmente una carpeta de letras correspondientes.
5. Muévase manualmente después de ordenar por el nuevo nombre de archivo.
Un sistema de archivos ordenado, como un escritorio limpio, puede hacer que se sienta mejor y más eficiente en el trabajo. HeSoft Doc Batch Tool No requiere experiencia técnica como la programación, ni es tan ineficiente como el acabado manual. No solo proporciona suficiente flexibilidad, sino que también mantiene la simplicidad de operación. Es una herramienta auxiliar indispensable para su trabajo diario. Independientemente de la herramienta que elija al final, es importante comenzar a actuar y organizar los archivos desordenados, lo que no solo hará que la computadora funcione sin problemas, sino que también hará que su pensamiento sea más claro.