S'il existe des mots-clés avec des formats similaires mais des contenus différents dans plusieurs documents Word, tels que des abréviations en majuscules de longueur fixe, des nombres différents, des numéros ou des dates, il faut beaucoup de temps pour ouvrir la recherche et supprimer un par un. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool À titer d'exemple, il montre comment utiliser la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", utiliser des expressions régulières pour faire une correspondance floue et laisser le contenu de remplacement vide, supprimant ainsi le contenu spécifié dans les fichiers Word tels que docx et doc par lots, réduisant les opérations répétées et améliorant l'efficacité du nettoyage des documents.
Lorsque vous organisez un grand nombre de documents Word, vous rencontrez souvent un type de problème: le contenu à supprimer n'est pas exactement le même mot fixe, mais un texte avec les mêmes règles. Par exemple, dans la capture d'écranBOT,ELACes abréviations en majuscules à 3 chiffres, et60Ce type de contenu numérique. Si vous ouvrez le fichier docx un par un pour le rechercher et le supprimer manuellement, cela prendra non seulement du temps, mais il est également facile de le supprimer.
Ce type de tâche convient à l'utilisation d'un logiciel bureautique qui prend en charge le traitement par lots de fichiers. Ci-dessous HeSoft Doc Batch Tool Par exemple, il explique comment utiliser des expressions régulières pour supprimer par lots plusieurs mots-clés dans Word et nettoyer le texte conforme aux règles en une seule fois.
Scènes applicables
Cette méthode convient aux besoins de nettoyage de contenu en masse Word suivants:
- Supprimez par lots l'abréviation anglaise, le numéro, le numéro, le code et d'autres contenus réguliers dans plusieurs documents Word.
- Plusieurs fichiers docx ou doc, les mots clés qui doivent être supprimés ne sont pas exactement cohérents, mais sont conformes aux règles uniformes.
- Une correspondance floue est requise avec des expressions régulières, telles que la suppression de 3 lettres majuscules consécutives et la suppression d'un numéro.
- Le remplacement par lots du contenu Word est requis et la suppression par lots est implémentée par "remplacer par vide".
Par exemple, vous pouvez utiliser [A-Z]{3} pour faire correspondre 3 lettres majuscules consécutives et utiliser \ d pour faire correspondre des nombres consécutifs. Tant que la liste de mots-clés remplacée reste vide, vous pouvez obtenir l'effet de suppression du contenu correspondant.
Aperçu des effets: avant et après traitement
Avant le traitement: plusieurs fichiers Word nécessitent un nettoyage unifié
Il y a 6 documents Word dans le dossier exemple, avec des noms de fichiers de 1.docx à 6.docx, qui doivent être traités par lots avec la même règle.
Ouvrez l'un des documents et vous pouvez voir qu'il y a quelque chose dans le corps qui doit être supprimé: dans le titerBOTDans le paragrapheELAEt les chiffres60Attendez. Ces contenus ne sont pas nécessairement identiques pour tous les fichiers, ils sont donc plus appropriés pour une correspondance floue avec des expressions régulières.
Après le traitement: les mots clés conformes aux règles sont supprimés en masse
Une fois le traitement terminé, l'original dans le titerBOTLes abréviations alphabétiques et les chiffres qui correspondent aux règles dans le corps sont également effacés. Autrement dit, le logiciel recherche uniformément dans plusieurs fichiers Word conformément aux règles régulières définies et remplace le contenu correspondant par vide.
Étapes de fonctionnement
Étape 1: Accédez à l'outil Word, sélectionnez "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word"
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Sur le côté gauche pour sélectionnerOutils Word. Trouvez dans la liste des outils et cliquez sur"Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word". Cette fonctionnalité est utilisée pour rechercher par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word et prend en charge le remplacement du contenu trouvé dans le texte spécifié.
L'objectif de ce cas n'est pas de remplacer le nouveau texte, mais de supprimer le contenu. Par conséquent, lors des réglages ultérieurs, la "Liste des mots-clés remplacés" doit être laissée vide.
Étape 2: Ajouter le fichier Word à traiter
Après être entré dans la page des fonctionnalités, ajoutez d'abord le fichier Word à traiter. Vous pouvez voir au-dessus de l'interfaceAjouter un fichierEtImporter des fichiers à partir d'un dossierDeux entrées. Si le nombre de fichiers est faible, vous pouvez ajouter des fichiers directement; s'il y a beaucoup de documents docx dans un dossier, il est plus efficace d'utiliser l'importation à partir d'un dossier.
Une fois le fichier ajouté, des informations telles que le nom du fichier, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification s'affichent dans la liste. 6 fichiers docx ont été importés dans la capture d'écran, indiquant que ces fichiers seront utilisés comme objets de traitement par lots. Après avoir confirmé que la liste est correcte, cliquez sur en basProchaine étapeAccédez aux paramètres des options de traitement.
Étape 3: Sélectionnez la formule pour trouver le texte flou, remplissez l'expression régulière
Sur la page "Définir les options de traitement", trouvezTrouver des moyens. Ici, vous devez choisirUtiliser le flou de formule pour trouver du texte, C'est-à-dire utiliser des expressions régulières pour rechercher par règles, au lieu de simplement rechercher du texte fixe exactement cohérent.
Sur la gaucheListe des mots clés à rechercherEntrez une expression régulière par ligne. L'exemple de la capture d'écran contient deux règles:
- [A-Z]{3}: Faites correspondre 3 lettres anglaises majuscules consécutives, telles que BOT et ELA.
- \ D: correspond à un nombre continu, par exemple 60, 123, 2026.
Le côté droit estListe des mots clés après remplacement, L'interface invite "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer". Par conséquent, si vous souhaitez supprimer par lots le contenu correspondant, ne remplissez pas le texte de remplacement à droite. De cette façon, une fois que le logiciel a trouvé un contenu conforme aux règles, il le vide directement.
Étape 4: passer à l'étape suivante, définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Une fois l'expression régulière confirmée, cliquez surProchaine étape. Selon le processus de la page, le suivi entreraDéfinir l'emplacement de sauvegarde, Et puisCommencer le traitement. Il est recommandé d'enregistrer les fichiers traités dans un nouveau dossier, ce qui est pratique pour les distinguer des fichiers d'origine, et il est également pratique de revenir en arrière lorsque les résultats du traitement ne répondent pas aux attentes.
Après avoir commencé le traitement, le logiciel effectue des opérations de recherche et de remplacement sur plusieurs fichiers Word de la liste un par un. Pour cet exemple, le contenu conforme à [A-Z]{3} et \ d sera apparié par lots et supprimé car le contenu de remplacement est vide.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi choisir "Utiliser la formule pour trouver du texte flou"?
Si le contenu à supprimer dans chaque fichier est exactement le même, vous pouvez utiliser la recherche précise du texte. Cependant, les mots-clés dans cet exemple sont réguliers et pas identiques. Par exemple, pour des abréviations à trois majuscules différentes et des nombres différents, vous devez utiliser des formules pour trouver le texte, c'est-à-dire que l'expression régulière correspond.
2. Pourquoi la liste des mots clés après remplacement devrait-elle être laissée vide?
La fonction est essentiellement "trouver et remplacer". Lorsque le contenu de remplacement à droite est vide, le texte correspondant sera remplacé par un contenu vide, ce qui signifie que l'effet de suppression est implémenté. Le côté droit de la capture d'écran indique également "Supprimer si vous ne remplissez pas".
3. Les expressions régulières doivent être soigneusement définies
[A-Z]{3} correspondra à toutes les 3 majuscules consécutives, pas seulement à BOT ou ELA. Il peut également être supprimé s'il y a trois autres abréviations en majuscules dans le document. \ D supprimera tous les nombres consécutifs. Si le numéro de page, l'année et le numéro du document sont également conformes aux règles, il peut également être effacé. Par conséquent, avant le traitement formel par lots, il est recommandé de tester avec un petit nombre de fichiers Word.
4. Il est recommandé de conserver la sauvegarde des fichiers d'origine
La suppression par lots est une opération de modification de contenu qui ne peut être ignorée. Afin d'éviter toute suppression accidentelle, il est recommandé d'enregistrer les résultats du traitement dans un nouveau répertoire ou de sauvegarder les fichiers docx et doc d'origine à l'avance. Après avoir confirmé que le résultat répond aux exigences, remplacez le document officiel.
Résumé
L'utilisation d'expressions régulières pour supprimer par lots des mots-clés dans Word convient à un grand nombre de tâches de nettoyage de documents avec des structures similaires et des différences de contenu régulières. Avec l'aide HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez concentrer les opérations répétées qui doivent être ouvertes une par une, recherchez-les une par une et supprimées une par une dans un processus par lots.
Si vous avez beaucoup de documents docx ou doc dans votre main qui doivent être nettoyés pour les abréviations, les nombres, les numéros, les codes, etc., vous pouvez suivre les étapes de cet article: sélectionnez "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", importer des fichiers, activer la recherche floue de formule, remplir des expressions régulières et laisser le contenu de remplacement vide pour terminer rapidement la suppression par lots.