Si plusieurs documents Word contiennent des mots-clés similaires en termes de format mais dont le contenu n'est pas complètement identique, comme des abréviations en majuscules de longueur fixe, des chiffres, des numéros ou des dates différents, les ouvrir un par un pour les rechercher et les supprimer prend beaucoup de temps. Cet article prend comme exemple HeSoft Doc Batch Tool pour montrer comment utiliser la fonction "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word", en utilisant des expressions régulières pour une correspondance approximative et en laissant le contenu de remplacement vide, afin de supprimer en masse le contenu spécifié dans les fichiers Word tels que docx, doc, réduisant ainsi les opérations répétitives et améliorant l'efficacité du nettoyage des documents.
Lors de l'organisation de nombreux documents Word, on rencontre souvent un type de problème : le contenu à supprimer n'est pas un mot fixe complètement identique, mais un texte possédant une régularité commune. Par exemple, dans la capture d'écran, les abréviations de 3 lettres majuscules comme BOT, ELA, et le contenu numérique comme 60. Ouvrir les fichiers docx un par un pour rechercher et supprimer manuellement est non seulement chronophage, mais aussi sujet aux oublis.
Ce type de tâche est adapté aux logiciels bureautiques supportant le traitement par lots. Voici un exemple utilisant HeSoft Doc Batch Tool pour montrer comment utiliser des expressions régulières pour supprimer en masse et de manière floue des mots-clés dans plusieurs documents Word, nettoyant ainsi en une seule fois le texte correspondant à la règle.
Scénarios applicables
La méthode de cet article convient aux besoins de nettoyage de contenu en masse dans Word suivants :
- Suppression en masse d'abréviations, numéros, données numériques, codes et autres contenus réguliers dans plusieurs documents Word.
- Dans plusieurs fichiers docx ou doc, les mots-clés à supprimer ne sont pas totalement identiques, mais suivent une règle unifiée.
- Besoin d'utiliser des expressions régulières pour une correspondance floue, par exemple supprimer 3 lettres majuscules consécutives, ou supprimer une séquence de chiffres.
- Besoin de remplacer du contenu Word par lots et de réaliser une suppression par lots via la méthode "remplacer par rien".
Par exemple, on peut utiliser [A-Z]{3} pour correspondre à 3 lettres majuscules consécutives, et \d+ pour correspondre à des chiffres consécutifs. Tant que la liste de mots-clés de remplacement reste vide, on obtient l'effet de suppression du contenu correspondant.
Aperçu du résultat : Avant et après traitement
Avant traitement : Plusieurs fichiers Word nécessitent un nettoyage unifié
Le dossier d'exemple contient 6 documents Word, nommés 1.docx à 6.docx, qui doivent être traités par lots avec la même règle.
En ouvrant l'un des documents, on peut voir le contenu à supprimer dans le corps du texte : BOT dans le titre, ELA dans le paragraphe, ainsi que le nombre 60, etc. Comme ce contenu n'est pas nécessairement identique dans chaque fichier, il est plus adapté d'utiliser une correspondance floue par expression régulière.
Après traitement : Les mots-clés correspondant à la règle sont supprimés par lots
Une fois le traitement terminé, BOT dans le titre original est supprimé, et les abréviations et nombres dans le corps du texte correspondant à la règle sont également nettoyés. Autrement dit, le logiciel a effectué une recherche unifiée dans plusieurs fichiers Word selon la règle régulière définie, et a remplacé le contenu trouvé par rien.
Étapes opératoires
Étape 1 : Accéder à l'outil Word, sélectionner "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word"
Ouvrez HeSoft Doc Batch Tool , et sélectionnez Outils Word dans la colonne de gauche. Dans la liste des outils, trouvez et cliquez sur “Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word”. Cette fonction est utilisée pour rechercher des mots-clés par lots dans le contenu de fichiers Word et permet de remplacer le contenu trouvé par un texte spécifié.
L'objectif de ce cas n'est pas de remplacer par un nouveau texte, mais de supprimer le contenu. Par conséquent, lors des réglages ultérieurs, il faut laisser vide la "liste de mots-clés de remplacement".
Étape 2 : Ajouter les fichiers Word à traiter
Après être entré dans la page de la fonction, ajoutez d'abord les fichiers Word à traiter. En haut de l'interface, on peut voir les options Ajouter des fichiers et Importer des fichiers d'un dossier. Si le nombre de fichiers est faible, vous pouvez les ajouter directement ; si un dossier contient de nombreux documents docx, l'importation depuis un dossier est plus efficace.
Une fois les fichiers ajoutés, leurs informations (nom, chemin, extension, date de création et de modification) s'affichent dans la liste. La capture d'écran montre que 6 fichiers docx ont été importés, indiquant qu'ils seront les objets de ce traitement par lots. Après avoir vérifié la liste, cliquez sur Suivant en bas pour passer aux paramètres des options de traitement.
Étape 3 : Choisir la recherche floue par formule et saisir l'expression régulière
Sur la page "Définir les options de traitement", trouvez le Mode de recherche. Il faut ici choisir Utiliser une formule pour la recherche floue de texte, c'est-à-dire utiliser une expression régulière pour rechercher selon une règle, au lieu de rechercher uniquement un texte fixe identique à l'identique.
Dans la Liste de mots-clés à rechercher à gauche, saisissez les expressions régulières ligne par ligne. L'exemple de la capture d'écran contient deux règles :
- [A-Z]{3} : correspond à 3 lettres majuscules consécutives, par exemple BOT, ELA.
- \d+ : correspond à des chiffres consécutifs, par exemple 60, 123, 2026.
À droite se trouve la Liste de mots-clés de remplacement, avec l'indication "Ne pas remplir signifie supprimer". Par conséquent, pour supprimer en masse le contenu correspondant, ne remplissez pas la zone de texte de remplacement à droite. Ainsi, lorsque le logiciel trouve le contenu correspondant à la règle, il le vide directement.
Étape 4 : Passer à l'étape suivante, définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
Après avoir vérifié l'expression régulière, cliquez sur Suivant. Selon le flux de la page, vous accéderez ensuite à Définir l'emplacement de sauvegarde, puis à Démarrer le traitement. Il est conseillé de sauvegarder les fichiers traités dans un nouveau dossier pour les distinguer facilement des originaux et pour pouvoir revenir en arrière si le résultat ne correspond pas aux attentes.
Après le lancement du traitement, le logiciel exécute l'opération de recherche et de remplacement sur chaque fichier Word de la liste. Dans cet exemple, le contenu correspondant à [A-Z]{3} et \d+ est trouvé par lots et supprimé car le contenu de remplacement est vide.
Questions fréquentes et remarques
1. Pourquoi choisir "Utiliser une formule pour la recherche floue de texte" ?
Si le contenu à supprimer est identique dans tous les fichiers, on peut utiliser la recherche de texte exact. Mais dans cet exemple, les mots-clés ont une régularité sans être complètement identiques, comme différentes abréviations à trois lettres majuscules ou différents nombres. Il faut donc utiliser la recherche floue par formule, c'est-à-dire la correspondance par expression régulière.
2. Pourquoi laisser la liste de mots-clés de remplacement vide ?
Cette fonction est essentiellement "Rechercher et Remplacer". Lorsque le contenu de remplacement à droite est vide, le texte trouvé est remplacé par un contenu vide, ce qui produit l'effet de suppression. La capture d'écran indique également à droite "Ne pas remplir signifie supprimer".
3. Définir prudemment l'expression régulière
[A-Z]{3} correspondra à toutes les séquences de 3 lettres majuscules consécutives, pas seulement BOT ou ELA. Si d'autres abréviations en trois lettres majuscules sont présentes dans le document, elles pourraient également être supprimées. \d+ supprimera toutes les séquences de chiffres consécutifs ; si les numéros de page, années ou autres nombres dans le document correspondent à la règle, ils pourraient aussi être nettoyés. Il est donc conseillé de tester d'abord avec un petit nombre de fichiers Word avant le traitement par lots officiel.
4. Conseils pour conserver une sauvegarde des fichiers originaux
La suppression par lots est une opération de modification de contenu non négligeable. Pour éviter toute suppression erronée, il est conseillé d'enregistrer le résultat du traitement dans un nouveau répertoire, ou de sauvegarder au préalable les fichiers docx, doc originaux. Remplacez les fichiers officiels seulement après avoir confirmé que le résultat est satisfaisant.
Résumé
L'utilisation d'expressions régulières pour la suppression floue par lots de mots-clés dans Word est appropriée pour les tâches de nettoyage de documents impliquant un grand nombre de structures similaires mais avec des variations de contenu régulières. Grâce à HeSoft Doc Batch Tool , on peut centraliser en un seul flux de traitement par lots les opérations répétitives qui nécessitaient auparavant d'ouvrir, rechercher et supprimer une par une.
Si vous avez de nombreux documents docx ou doc nécessitant le nettoyage d'abréviations, nombres, codes ou autres contenus, suivez les étapes de cet article : sélectionnez "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word", importez les fichiers, activez la recherche floue par formule, saisissez les expressions régulières et laissez le contenu de remplacement vide pour accomplir rapidement la suppression par lots.