Lorsque de nombreux documents Word sont triés à partir de pages Web, de conversions PDF ou de modèles d'autres personnes, un grand nombre de séparateurs de page peuvent être mélangés dans le texte, ce qui entraîne une division obligatoire du contenu sur la page suivante. Ouvrir le fichier docx ou doc un par un pour rechercher et supprimer manuellement prend non seulement du temps, mais est également facile à manquer. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool Par exemple, il explique comment utiliser la fonction de recherche et de remplacement des mots clés dans Word, en utilisant des variables de pagination pour supprimer par lots la pagination dans plusieurs fichiers Word, pour aider les utilisateurs à terminer rapidement le nettoyage du document et la mise en page.
La pagination est un problème très courant mais facile à ignorer lors de l'organisation d'un grand nombre de documents Word. Par exemple, après avoir copié du contenu d'une page Web, converti d'un PDF en Word, fusionné plusieurs documents, téléchargé des données de réunion ou généré des rapports par lots, il peut y avoir de nombreux séparateurs de page manuels dans le document. Ils obligeront le contenu à changer de page dans des endroits indésirables, ce qui entraînera des pages vierges, des paragraphes déconnectés, une augmentation du nombre de pages imprimées et même des vérifications ultérieures de la composition et de la table des matières.
S'il n'y a qu'un seul fichier, la balise d'édition est affichée après l'ouverture de Word, puis la suppression manuelle de la pagination est acceptable. Mais s'il y a des dizaines ou des centaines de fichiers docx ou doc, chaque fichier doit être ouvert, localisé, supprimé et enregistré. Il y aura beaucoup de travail en double, et il est facile de provoquer des résultats incohérents en raison de la suppression manquée. Ce que cet article veut résoudre, c'est ce problème: utilisez un logiciel de traitement par lots pour les scènes de bureau, trouvez les dépages de plusieurs fichiers Word à la fois et supprimez-les par lots en les remplaçant par des espaces vides.
Les actions suivantes sont décrites dans la capture d'écran HeSoft Doc Batch Tool Prenons par exemple. Son positionnement est l'outil de traitement par lots de documents dans les logiciels de bureau, et sa valeur fondamentale est de concentrer les tâches de tri de fichiers Word qui nécessitent à l'origine des opérations manuelles répétées dans un processus. Cet article combinera des rendus avant et après le traitement, ainsi que des captures d'écran des opérations logicielles, pour expliquer comment supprimer par lots les séparateurs de page dans les documents Word, docx et doc.
Scènes applicables: ce qui convient pour la suppression en bloc de la pagination Word
La suppression de la pagination par lots ne consiste pas simplement à rendre le document plus compact, elle se produit généralement dans le processus de normalisation du document, d'agrégation des données et de nettoyage du format. Les scénarios suivants sont parfaits pour utiliser cette méthode:
- Un grand nombre de dépages apparaissent après PDF à Word:De nombreux outils de conversion PDF insèrent des dépages selon la structure de page d'origine. Le fichier Word converti semble complet, mais chaque page est artificiellement séparée lors de l'édition.
- Confusion de mise en page après la copie de données de page dans Word:Lors de la copie d'une page Web, du matériel de thèse, de l'ordre du jour de la réunion ou du matériel de formation, le texte peut être contenu avec des formats invisibles tels que des dépliants, des sauts de ligne et des paragraphes vierges.
- Plusieurs rapports Word nécessitent une typographie unifiée:Par exemple, le matériel de projet, les documents pédagogiques, les résumés de conférence, les premiers brouillons d'articles, etc., vous devez d'abord effacer la pagination obligatoire, puis définir uniformément le titer, les paragraphes et les marges de page.
- Réduire les pages blanches sans signification avant l'impression en masse:Si l'emplacement n'est pas raisonnable, la pagination peut générer une page vierge ou une demi-page de contenu, ce qui augmente les coûts d'impression.
- Vous devez continuer à fusionner, convertir ou archiver des fichiers Word:Avant de fusionner les fichiers docx et doc en un seul document ou de les convertir en PDF, supprimez les délocalisateurs supplémentaires pour réduire les exceptions de mise en page ultérieures.
En d'autres termes, tant que votre problème est "De nombreux fichiers Word ont des dépages qui doivent être supprimés ou remplacés de manière uniforme", vous pouvez utiliser la méthode de cet article. Au lieu de traiter uniquement des documents individuels, il s'agit d'un schéma d'efficacité bureautique orienté vers les fichiers en vrac.
Aperçu des effets: quel est le changement dans le traitement de la pagination avant et arrière
Avant le traitement: il existe une balise de pagination évidente dans Word
À partir de la capture d'écran avant le traitement, vous pouvez voir que la balise d'édition est ouverte dans le document Word et que la balise "pagination" apparaît sous le corps du texte. Cette pagination obligera le contenu suivant à la page suivante, même s'il y a encore une zone vide sur la page actuelle, elle ne continuera pas à composer les paragraphes suivants.
La zone marquée par la boîte rouge et la flèche est exactement le séparateur de page à traiter. Pour un seul fichier, vous pouvez le supprimer manuellement dans Word; mais si plusieurs documents présentent des situations similaires, il devient très inefficace d'ouvrir les fichiers un par un et de les supprimer. Surtout lors du tri par lots de documents en anglais, de documents de conférence, de fragments de thèse et de modèles de contrat, la répartition des pages n'est pas fixe et la recherche manuelle prend plus de temps.
Après le traitement: la pagination est supprimée et le contenu ultérieur est naturellement connecté
Dans la capture d'écran post-traitement, le texte de pagination n'apparaît plus à l'endroit où le "pagination" est affiché à l'origine, et les paragraphes suivants peuvent continuer à être mis en page dans la page actuelle. Il n'y a que des marques de paragraphe ordinaires ou des lignes vides dans le cadre rouge, indiquant que l'effet de pagination obligatoire a été supprimé.
Il convient de noter que la suppression de la pagination ne signifie pas la suppression du contenu du corps. La méthode de cet article consiste à rechercher la variable de pagination dans le document Word et à la remplacer par vide, supprimant ainsi le symbole de changement de page forcé. Le texte normal, les symboles d'élément, le contenu en gras, le texte de paragraphe, etc. ne seront pas effacés dans leur ensemble car la pagination est supprimée. Dans le traitement réel, il est toujours recommandé de sauvegarder les documents originaux en premier, en particulier en ce qui concerne les contrats formels, les articles, les rapports ou les archives.
Étapes: remplacer ou supprimer par lots des séparateurs de page dans plusieurs fichiers Word
Ce qui suit illustre le processus complet dans l'ordre des captures d'écran. L'idée générale est la suivante: entrez d'abord la fonction de recherche et de remplacement dans l'outil Word, importez le fichier Word à traiter, puis remplissez la variable de pagination dans les options de traitement, laissez le contenu de remplacement vide, et enfin passez à l'étape suivante pour terminer l'enregistrement et le traitement.
Étape 1: Accédez à l'outil Word, sélectionnez Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, vous pouvez voir plusieurs catégories d'outils sur le côté gauche, y compris les outils Word, Excel, PowerPoint, PDF, texte, image, etc. Étant donné que cette fois, il s'agit de la pagination dans le document Word, vous devez entrer dans le côté gaucheOutils WordClassification.
Dans la liste des outils Word, l'élément 1 est mis en surbrillance dans la capture d'écran:Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word. Le but de cette fonctionnalité est de rechercher et de remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word. Bien que la pagination ne soit pas du texte visible ordinaire, le logiciel fournit une méthode d'écriture variable, qui peut traiter la pagination comme un objet de recherche.
Le but de l'opération de cette étape est de choisir la bonne entrée de traitement par lots. De nombreux utilisateurs pensent que les délocalisateurs ne peuvent être traités que dans la recherche et la substitution de Word. En fait, pour plusieurs fichiers, il est plus important d'avoir un logiciel bureautique capable d'importer des fichiers par lots, de définir uniformément les règles de recherche et de remplacement et d'exécuter de manière centralisée. Après avoir entré cette fonction, vous pouvez placer plusieurs fichiers docx dans la même tâche pour le traitement.
Étape 2: Ajouter le fichier Word à traiter
Après être entré dans la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", les étapes du processus sont affichées en haut de l'interface: sélectionner les enregistrements à traiter, définir les options de traitement, définir l'emplacement d'enregistrement et commencer le traitement. La capture d'écran actuelle est à l'étape 1, qui consiste à sélectionner les enregistrements à traiter.
En haut à droite, vous pouvez voirAjouter un fichier,Importer des fichiers à partir d'un dossier,Vider,PlusAttendez le bouton d'action. La liste dans la capture d'écran a importé 6 fichiers Word, les noms de fichiers sont 1.docx à 6.docx, le chemin est affiché sous le répertoire D:\ test \, l'extension est docx.
Si vous ne traitez qu'un petit nombre de fichiers, vous pouvez sélectionner un par un avec "Ajouter des fichiers"; si les fichiers sont déjà centralisés dans un dossier, vous pouvez utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier" pour une importation unique. Après l'importation, le logiciel listera le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification et d'autres informations dans le tableau pour vérifier si le bon fichier est sélectionné.
Le résultat attendu de cette étape est le suivant: Tous les documents Word qui nécessitent la suppression de la pagination apparaissent dans la liste. Après avoir confirmé que le nombre de fichiers est correct, cliquez sur en basProchaine étapeAccédez aux paramètres des options de traitement. Dans la capture d'écran, le nombre d'enregistrements au bas de la liste est de 6, indiquant que la tâche de masse actuelle traitera 6 fichiers docx en même temps.
Étape 3: Définir la méthode de recherche, utiliser la variable de pagination comme contenu de recherche
Après être entré à l'étape 2, le titer de l'interface est Définir les options de traitement, et la zone principale est "Définir les options de mot-clé". Dans la méthode de recherche, la capture d'écran sélectionneRecherche précise du texteÀ côté de l'option "Rechercher du texte avec le flou de formule". Pour la tâche de suppression de la pagination, sélectionnez généralement la recherche exacte, car ce que nous voulons faire correspondre est une variable de pagination claire, pas du texte flou.
Dans "Liste des mots-clés à rechercher", la capture d'écran est saisie{Hesoft. word.page}. Il s'agit de la méthode d'écriture liée à la pagination fournie par le biais de "variables" dans l'interface du logiciel, qui est utilisée pour représenter la pagination dans le document Word. Après l'avoir rempli dans la liste de recherche, le logiciel recherche la pagination dans le fichier Word importé.
Cette étape est cruciale. La pagination n'est pas du texte ordinaire dans Word, et vous ne pouvez pas simplement taper les trois mots "pagination" à supprimer. La forme variable {hoft. word.page} est utilisée dans la capture d'écran pour permettre au logiciel de reconnaître l'objet de pagination à l'intérieur du document. Il est recommandé de remplir strictement le format de la variable affichée dans l'interface, y compris les accolades, les points anglais et les caractères complets, afin d'éviter de ne pas correspondre en raison de plus d'espaces ou de moins de symboles écrits.
Étape 4: Remplacer la liste de mots clés pour laisser vide, implémenter la suppression de la pagination
Sur le côté droit de la capture d'écran se trouve "Liste des mots-clés remplacés" et indique "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer". Par conséquent, si l'objectif est de supprimer la pagination dans le fichier Word par lots, n'entrez pas de nouveau contenu sur la droite et laissez la liste de remplacement vide. De cette manière, lors de l'exécution du logiciel, la pagination rechertée sera remplacée par un contenu vide, c'est-à-dire la suppression de la pagination.
Si votre besoin n'est pas de supprimer, mais de remplacer la pagination par un autre contenu, par exemple un paragraphe normal ou un texte spécifique, vous pouvez remplir le contenu remplacé selon les règles réelles. Mais le sujet de cet article est de supprimer la pagination dans plusieurs documents Word, il doit donc rester vide à droite.
Le résultat attendu de cette étape est le suivant: {hoft. word.page} existe dans la liste de recherche de gauche, la liste de remplacement de droite est vide et la méthode de recherche est de trouver le texte avec précision. Après confirmation, cliquez en basProchaine étapePour accéder aux paramètres de l'emplacement de sauvegarde.
Étape 5: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement par lots
À partir du processus d'interface, vous pouvez voir qu'il y a deux étapes, "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement" après les options de traitement. Bien que la capture d'écran n'affiche pas la page d'enregistrement spécifique, selon le processus logiciel, l'utilisateur doit continuer à cliquer sur l'étape suivante, suivre les instructions de l'interface pour définir l'emplacement d'enregistrement du fichier traité, puis entrer dans le processus de démarrage.
Lorsque vous modifiez un fichier Word par lots, il est recommandé d'enregistrer d'abord le fichier traité dans un nouveau dossier au lieu d'écraser directement le fichier d'origine. L'avantage de ceci est que si vous constatez que la disposition du document individuel doit être ajustée davantage, vous pouvez revenir au fichier d'origine pour retraitement à tout moment; si le résultat du traitement est conforme aux attentes, archiver, imprimer ou convertir en PDF.
Après avoir terminé la configuration de l'emplacement de sauvegarde, entrez dans l'étape de démarrage du traitement et effectuez la tâche par lots. Le logiciel ouvrira et traitera le contenu du document Word un par un conformément à la liste de fichiers importée précédemment, et remplacera la variable de pagination correspondante par vide. Une fois le traitement terminé, ouvrez la vérification du fichier de sortie pour voir que la pagination a été supprimée.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi utiliser des variables au lieu de saisir directement "pagination"?
Parce que la pagination dans Word appartient à une balise d'édition spéciale, ce n'est pas un caractère de corps ordinaire. La saisie directe de "pagination" ne fera correspondre que le texte dans le document avec "pagination" réellement écrit, et ne correspondra pas à la pagination interne de Word. Des variables telles que {hoft. word.page} sont utilisées dans la capture d'écran pour permettre au logiciel de reconnaître l'objet de pagination.
2. Si la liste de mots-clés remplacée n'est pas remplie, le texte entier sera-t-il supprimé?
Selon les instructions de l'interface de capture d'écran, «supprimer si vous ne remplissez pas» fait référence à la suppression du mot clé ou de l'objet variable trouvé. En d'autres termes, si vous recherchez une variable de pagination sur le côté gauche et que la droite est vide, le but du traitement est de supprimer la pagination elle-même, et non les paragraphes du corps avant et après la suppression de la pagination. Cependant, il peut y avoir des différences dans la structure des différents documents. Il est recommandé de tester avec un petit nombre de copies avant le traitement formel par lots.
3. les fichiers doc et docx peuvent-ils être traités comme ça?
L'extension affichée dans la liste des captures d'écran est docx, et le sujet de l'article s'applique également aux scènes de tri par lots de documents Word. Pour les fichiers au format doc, la possibilité de traiter directement les besoins dépend de la prise en charge réelle du logiciel et des résultats d'importation de fichiers. Si le logiciel peut importer et reconnaître le fichier doc normalement, vous pouvez définir la variable de pagination pour le traitement selon la même idée; si vous n'êtes pas sûr, vous pouvez d'abord le tester avec un fichier doc.
4. Pourquoi y a-t-il des lignes vides après la suppression de la pagination?
Une fois la pagination supprimée, l'emplacement d'origine peut toujours avoir des marques de paragraphe, des sauts de ligne, des paragraphes vides ou d'autres formats. Ces contenus et dépages ne sont pas le même objet. Après le traitement, la marque de paragraphe ordinaire peut être vue dans la zone rouge de la capture d'écran, indiquant que la pagination n'est plus obligée de changer de page. Si vous devez nettoyer davantage les paragraphes vides, vous pouvez utiliser l'outil de traitement de contenu vierge Word correspondant ou vérifier manuellement les documents clés.
5. Besoin de fermer le document Word avant le traitement par lots?
Pour éviter que le fichier ne soit occupé ou que la sauvegarde échoue, il est recommandé de fermer le fichier Word en cours d'édition avant le traitement par lots. En particulier, les fichiers de la liste d'importation ne doivent pas rester ouverts dans Word en même temps. Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier de sortie pour vérification.
Résumé: Réduire le travail répétitif du nettoyage de la pagination Word avec un logiciel de traitement par lots
La suppression par lots de pagination dans un fichier Word est essentiellement un problème de bureautique typique. Lors du traitement manuel, chaque document doit être ouvert, recherché, supprimé et enregistré; HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez importer plusieurs fichiers docx ou doc de manière unifiée. Grâce à la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", utilisez la variable {hoft. word.page} pour trouver la pagination et laisser le contenu de remplacement vide pour terminer la suppression par lots.
Pour les utilisateurs qui organisent fréquemment des rapports, des articles, du matériel de conférence, des documents de formation et des fichiers PDF en Word, cette méthode peut réduire considérablement la duplication du travail et faire passer le nettoyage des documents d'une opération de fichier à une mise en place et une exécution par lots. Il est recommandé de sauvegarder les fichiers source avant le traitement formel et d'utiliser un petit nombre d'échantillons de documents pour vérifier l'effet; après avoir confirmé que les règles sont correctes, le lot entier de fichiers Word est importé dans le logiciel pour traitement. Cela peut non seulement améliorer l'efficacité, mais également réduire le risque de suppression manquée et de mauvaise utilisation.