Les documents de projet, les dossiers clients et les registres annuels nécessitent souvent la même structure de dossiers. La création manuelle de répertoires est non seulement lente, mais aussi sujette à des erreurs de hiérarchie. Cet article montre comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour utiliser un dossier existant comme modèle, créer en masse plusieurs dossiers numérotés comme 2001, 2002, 2003, tout en conservant la structure de sous-répertoires d'origine, aidant ainsi le personnel de bureau à mettre en place rapidement une arborescence standardisée.
Souvent, les employés de bureau rencontrent cette situation : l’entreprise dispose déjà d’un modèle de dossiers standard, mais pour chaque nouveau projet, nouveau client ou nouvelle année, il faut copier une structure de répertoires. Par exemple, la catégorie A contient A-001, A-002, A-003, la catégorie B contient B1, B2, B3, et la catégorie C contient C1, C2, C3. Il faut maintenant créer la même arborescence pour les identifiants 2001, 2002, 2003, 2004, 2005. Si l’on procède manuellement, il faut sans cesse créer des dossiers, copier des sous-répertoires et modifier des noms, ce qui fait perdre du temps et nuit à une gestion unifiée.
Cet article présente une méthode plus efficace : utiliser le logiciel bureautique « HeSoft Doc Batch Tool » pour créer de nouveaux dossiers par lot à partir de dossiers existants. Cette méthode est particulièrement adaptée pour générer en masse des répertoires de projets, de clients, d’années ou de mois, ainsi que pour mettre en place une structure de stockage unifiée avant d’organiser des documents Word, des tableaux Excel ou des fichiers PDF.
Scénarios d’application : les répertoires de projets, de clients et d’années peuvent tous être générés par lots
Créer des dossiers par lot à partir d’un modèle ne consiste pas simplement à créer quelques dossiers vides supplémentaires, mais à assurer la cohérence de la structure des répertoires. Les scénarios suivants sont très courants :
Gestion de projet : Chaque projet nécessite des répertoires fixes, comme Propositions, Contrats, Devis, Réception, Règlement, etc. Lorsqu’il existe de nombreux identifiants de projet, la création par lot avec un modèle garantit que chaque répertoire de projet est complet et cohérent.
Dossiers clients : Le service commercial ou après-vente doit créer un dossier standard pour chaque client, contenant l’historique des communications, les contrats, les informations de facturation, les dossiers SAV, etc.
Archivage financier : Chaque année, mois ou compte nécessite un répertoire unifié pour stocker facilement les rapports Excel, les factures PDF, les numérisations, les pièces justificatives, etc.
Documentation technique : Différents lots, bâtiments ou tranches nécessitent souvent une arborescence de documents identique, et la maintenance manuelle peut entraîner des oublis.
RH et administration : Les dossiers du personnel, les supports de formation, les documents réglementaires, les données de pointage, etc., peuvent également être créés de manière normalisée via un modèle de répertoires.
Le point commun à ces scénarios est que la structure des répertoires est déjà définie, mais doit être créée en de nombreux exemplaires. En utilisant un outil de traitement par lot, il suffit de maintenir un seul modèle et de préparer une liste de nouveaux noms.
Aperçu du résultat : Répertoires modèles existants avant traitement
L’image ci-dessous montre l’arborescence avant traitement. Le répertoire racine « test » contient trois dossiers A, B et C, chacun ayant ses propres sous-répertoires. Le dossier A contient A-001, A-002, A-003 ; le dossier B contient B1, B2, B3 ; le dossier C contient C1, C2, C3.
Ce type de structure est très courant dans la pratique. A, B et C peuvent représenter différentes catégories de documents, mais aussi différents départements, phases ou modules métiers. L’important est que ces répertoires sont déjà organisés et peuvent servir de modèle pour la création par lot ultérieure.
Aperçu du résultat : Génération de plusieurs dossiers numérotés après traitement
Une fois le traitement terminé, la nouvelle structure est générée dans le répertoire de sortie « hesoft-output ». On peut voir apparaître les dossiers numérotés 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 respectivement sous A, B et C. En développant 2001, 2002, 2003 sous A, on constate qu’ils contiennent toujours les sous-répertoires A-001, A-002, A-003.
Cela montre que le logiciel ne crée pas simplement les répertoires vides de 2001 à 2005, mais génère la structure de répertoires par lot en se basant sur la hiérarchie des dossiers originaux. Pour ceux qui ont besoin de créer des répertoires standard pour leurs projets, ce résultat est plus maîtrisable et plus facile à vérifier qu’une copie manuelle.
Procédure : Créer de nouveaux répertoires par lot à partir de dossiers existants
Étape 1 : Ouvrir la fonction de création de dossiers par lot dans l’organisation de fichiers
Après avoir ouvert « HeSoft Doc Batch Tool », sélectionnez d’abord « Organisation de fichiers » dans la barre de navigation à gauche. L’interface du logiciel affiche plusieurs fiches d’outils, dont la troisième fonction est « Créer de nouveaux dossiers par lot à partir de dossiers existants ». La flèche rouge sur la capture d’écran pointe vers cette fonction.
Le but de choisir cette fonction est de faire entrer le logiciel dans le flux de traitement de duplication par lot de structures de dossiers. Sa description mentionne qu’il peut dupliquer des dossiers existants en de nombreux exemplaires et permet de personnaliser les noms des nouveaux dossiers. Cela correspond exactement au besoin de « générer plusieurs répertoires numérotés à partir d’un modèle de répertoires ».
Étape 2 : Ajouter les dossiers servant de modèles
Une fois dans la page de la fonction, la première étape est « Sélectionner les enregistrements à traiter ». Cliquez sur « Ajouter un dossier » en haut à droite pour ajouter à la liste le dossier existant à utiliser comme modèle. Dans l’exemple, trois dossiers sont ajoutés : A, B et C. Le tableau affiche le numéro, le nom, le chemin, la date de création, la date de modification et une colonne d’actions, ce qui permet de vérifier facilement si la sélection est correcte.
Cette étape est importante car les futurs répertoires générés seront basés sur ces dossiers. Si un répertoire modèle ne doit pas être traité, il peut être retiré via la colonne d’actions. Après avoir confirmé que A, B et C sont bien les modèles à dupliquer, cliquez sur « Étape suivante » en bas.
Étape 3 : Choisir de conserver uniquement la structure des dossiers et saisir la liste des numéros
La deuxième étape consiste à « Définir les options de traitement ». En haut de la capture d’écran se trouve l’option « Ignorer tous les fichiers, conserver uniquement la structure des dossiers ». Pour la génération par lot de répertoires de projet, cette option est généralement très utile. En effet, de nombreux dossiers modèles peuvent contenir des documents explicatifs, des exemples de fichiers Word, docx, doc, Excel ou PDF, alors que les nouveaux répertoires de projet n’ont souvent besoin que de la structure, sans copier les anciens fichiers.
Dans la « Liste des nouveaux noms », saisissez ligne par ligne les noms des nouveaux dossiers à générer. Dans l’exemple, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 sont saisis, ce qui signifie que ces dossiers numérotés seront générés sous chaque répertoire modèle.
Il est conseillé ici de préparer à l’avance une règle de numérotation cohérente. Par exemple, les numéros de projet pourraient utiliser le format P2026-001, P2026-002 ; les répertoires mensuels pourraient être nommés 2026-01, 2026-02 ; et pour les clients, on peut utiliser directement leur abréviation. Uniformiser les règles de nommage facilitera la recherche ultérieure de fichiers.
Étape 4 : Définir le répertoire de sortie et exécuter le traitement par lot
Après avoir configuré la liste des noms, cliquez sur « Étape suivante » pour accéder à « Définir l’emplacement de sauvegarde ». Comme la création par lot va générer plusieurs dossiers, il est recommandé de choisir un répertoire de sortie distinct. Ainsi, une fois le traitement terminé, il est possible de vérifier les résultats de manière centralisée, puis de les déplacer vers l’emplacement d’archivage officiel une fois confirmés.
Ensuite, passez à l’étape « Démarrer le traitement ». Avant l’exécution, vérifiez trois points : l’exactitude des dossiers modèles, l’exhaustivité de la liste des nouveaux noms et la conformité de l’emplacement de sauvegarde. Une fois confirmé, lancez le traitement, le logiciel générera les répertoires par lot selon les paramètres. Le résultat du traitement peut être consulté dans la capture d’écran de sortie ci-dessus, montrant la génération des dossiers numérotés sous A, B et C, avec conservation de leurs sous-répertoires respectifs.
Questions fréquentes et remarques
1. Cette méthode est-elle adaptée pour créer des dossiers vides par lot ?
Oui. Il suffit de choisir l’option « Ignorer tous les fichiers, conserver uniquement la structure des dossiers » dans les options de traitement, pour que le résultat ne contienne que les niveaux de répertoires, sans inclure le contenu des fichiers du modèle. C’est très pratique pour initialiser la documentation d’un nouveau projet, d’un nouveau client ou d’une nouvelle année.
2. Si le modèle contient plusieurs niveaux de sous-répertoires, seront-ils conservés ?
D’après la signification de la fonction et les résultats de l’exemple, le logiciel conserve la structure des dossiers existants. Ainsi, les sous-dossiers du répertoire modèle seront générés avec les répertoires portant les nouveaux noms. Pour des hiérarchies de niveaux plus profonds, il est conseillé de tester d’abord avec un petit échantillon pour s’assurer que le résultat est conforme avant de traiter un grand volume de répertoires.
3. Combien de noms de dossiers peuvent être saisis en une fois dans la liste ?
La capture d’écran montre 5 noms, mais en pratique, on peut saisir davantage de noms selon les besoins métier. Il est recommandé, avant un traitement à grande échelle, de vérifier l’absence de doublons dans les noms et de caractères spéciaux non supportés par Windows, afin d’éviter que des problèmes de nommage n’affectent le résultat.
4. Pourquoi est-il conseillé de sortir le résultat dans un nouveau répertoire ?
Sortir le résultat dans un nouveau répertoire facilite la vérification et évite toute confusion avec le modèle original. Surtout si les répertoires modèles comme A, B et C doivent être conservés à long terme, placer le résultat dans un emplacement indépendant comme « hesoft-output » rend la situation plus claire avant et après traitement.
Résumé : Confiez la création répétitive de répertoires de projet aux outils de traitement par lot
Le cœur de la génération par lot de répertoires de projet réside dans le remplacement des opérations manuelles répétitives par un modèle standard. Avec « HeSoft Doc Batch Tool », il est possible d’ajouter d’abord des dossiers existants, de saisir une liste de numéros, de choisir de ne conserver que la structure des répertoires, et de générer rapidement de nombreux nouveaux dossiers normalisés.
Pour ceux qui organisent régulièrement des documents de projet, des dossiers clients ou des registres annuels, cette méthode réduit considérablement le travail répétitif. Comparée à la copie manuelle, elle est plus stable, facilite l’uniformisation des noms et convient mieux au traitement en masse de nombreux dossiers bureautiques. Il est conseillé d’organiser d’abord les répertoires courants en modèles, puis d’utiliser cette fonction de génération par lot à chaque nouveau projet ou avant l’archivage.