Lorsque vous devez copier un modèle de dossier en plusieurs ensembles de répertoires de données, la manipulation manuelle peut facilement omettre des sous-répertoires et prendre beaucoup de temps. Cet article montre, à travers HeSoft Doc Batch Tool , comment ajouter un dossier existant, configurer pour ne conserver que la structure des dossiers, saisir une nouvelle liste de noms et générer plusieurs ensembles de répertoires en lot. Cela s'applique aux scénarios de bureau à haute fréquence tels que l'archivage de données, l'initialisation de projets et la création de dossiers clients.
Dans la gestion de fichiers, la « cohérence de la structure des répertoires » est souvent plus importante que les fichiers individuels. Par exemple, un modèle de dossier a déjà été divisé en trois catégories de répertoires A, B et C, et chaque catégorie de répertoire contient également des sous-dossiers correspondants. Il est maintenant nécessaire de créer par lots plusieurs ensembles de répertoires de données selon les noms 2001, 2002, 2003, 2004, 2005. Si vous copiez manuellement le dossier modèle, non seulement vous devez constamment coller, mais vous devez également renommer un par un ; si le modèle contient encore des fichiers Word, docx, doc, Excel, PDF ou image, il peut également emporter d'anciens fichiers qui ne devraient pas être copiés.
Afin de résoudre ce type de tâches répétitives, vous pouvez utiliser la fonction d'organisation de fichiers dans « HeSoft Doc Batch Tool ». Il s'agit d'un logiciel de traitement par lots orienté vers les scénarios de bureau, offrant des capacités telles que l'organisation de dossiers et le traitement de documents. Cet article se concentre sur sa fonction « Créer par lots de nouveaux dossiers à partir de dossiers existants », aidant les utilisateurs à créer par lots plusieurs ensembles de dossiers basés sur un répertoire modèle et à ne conserver que la structure des sous-répertoires si nécessaire.
Scénarios applicables : particulièrement adapté lorsqu'un répertoire de données standard est requis
La création par lots de dossiers en conservant la structure des sous-répertoires convient à tous les travaux nécessitant des répertoires standardisés. Par exemple :
Premièrement, l'initialisation des dossiers de projet. Au début de chaque projet, il est nécessaire d'établir un répertoire de données unifié pour faciliter le stockage ultérieur des contrats, des comptes rendus de réunion, des propositions, des documents de réception, etc.
Deuxièmement, la création par lots de dossiers clients. Lorsqu'une entreprise a plusieurs clients, les répertoires de données peuvent être créés par lots en fonction du nom ou du numéro de client, tout en maintenant une structure interne cohérente.
Troisièmement, l'archivage annuel des données. Les départements financiers, administratifs, des ressources humaines, etc., stockent souvent les données par année ou par mois. L'utilisation d'un répertoire modèle pour la génération par lots permet de maintenir une norme à long terme.
Quatrièmement, l'organisation des fichiers multi-départements. L'utilisation du même ensemble de modèles de répertoires par différents départements peut réduire les problèmes de dénomination aléatoire et de structure chaotique.
Cinquièmement, la préparation du répertoire avant le transfert de données. Avant de copier réellement des fichiers tels que docx, xlsx, pdf, construire d'abord la structure du dossier cible rend la distribution et l'archivage ultérieurs plus fluides.
Le point douloureux commun de ces scénarios est la répétition, la quantité élevée et la facilité d'oubli. La valeur du logiciel de bureau réside dans la transformation de l'action répétitive de création de dossiers en un traitement par lots unique.
Aperçu des résultats : Structure originale du répertoire modèle
Comme on peut le voir sur la capture d'écran avant traitement, le répertoire de test original contient trois dossiers : A, B et C. A contient A-001, A-002, A-003 ; B contient B1, B2, B3 ; C contient C1, C2, C3. En d'autres termes, A, B et C ont chacun leur propre structure de sous-répertoires.
Ces types de répertoires sont généralement les dossiers modèles dans le travail de bureau. Tant que la structure du modèle est correcte, les nouveaux répertoires générés par lots ultérieurement peuvent réutiliser cette structure. Par rapport à la création manuelle temporaire, maintenir un modèle puis générer par lots est plus adapté à une utilisation à long terme par l'équipe.
Aperçu des résultats : Génération de plusieurs ensembles de nouveaux dossiers dans le répertoire de sortie
Après traitement, de nouvelles structures de dossiers apparaissent dans le répertoire de sortie hesoft-output. A, B et C existent toujours en tant que répertoires de niveau supérieur, et en dessous d'eux, de nouveaux dossiers tels que 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 ont été générés respectivement. En développant une partie du répertoire numéroté sous A, on peut voir que A-001, A-002, A-003 sont conservés.
Ce résultat montre que le logiciel a créé par lots plusieurs ensembles de répertoires selon le mode « dossier modèle + liste de nouveaux noms ». Pour B et C, bien que certains répertoires soient repliés dans la capture d'écran, on peut voir d'après la structure hiérarchique qu'ils ont également généré des dossiers numérotés selon la même logique. Cela évite la copie répétée et le renommage manuel.
Procédure opérationnelle : Copier par lots le modèle et ne conserver que la structure des répertoires
Étape 1 : Ouvrir la fonction correspondante dans l'organisation des fichiers
Après avoir lancé « HeSoft Doc Batch Tool », sélectionnez « Organisation de fichiers » dans la barre de navigation de gauche. La page affichera plusieurs cartes de fonctions liées à l'organisation des fichiers, y compris la classification par nom de fichier, la classification par extension, etc. La fonction à utiliser cette fois est « 3. Créer par lots de nouveaux dossiers à partir de dossiers existants ».
La description de cette fonction souligne deux points clés : elle peut copier un grand nombre de dossiers existants et prendre en charge la personnalisation des noms des nouveaux dossiers. Par conséquent, elle peut non seulement copier la structure du répertoire, mais aussi générer par lots de nouveaux répertoires selon les noms que vous spécifiez.
Étape 2 : Ajouter les dossiers modèles à traiter
Après être entré dans la fonction, le haut de la page affiche les étapes du processus : Sélectionner les enregistrements à traiter, Définir les options de traitement, Définir l'emplacement de sauvegarde, Démarrer le traitement. La première étape nécessite de cliquer sur « Ajouter un dossier » pour ajouter le répertoire modèle existant à la liste.
Dans l'exemple, trois enregistrements A, B, C ont été ajoutés, et le tableau montre leurs chemins respectifs : D:\test\A\, D:\test\B\, D:\test\C\. Le logiciel liste également la date de création et la date de modification, ce qui permet à l'utilisateur de vérifier si les dossiers sélectionnés sont corrects.
Si vous ajoutez un mauvais dossier, vous pouvez supprimer l'enregistrement correspondant dans la colonne des opérations. Après avoir confirmé que les dossiers dans la liste sont tous des modèles de structure de répertoire à copier, cliquez sur « Étape suivante ». Le résultat attendu de cette étape est que le logiciel sait maintenant quels dossiers existants utiliser comme modèles de répertoire.
Étape 3 : Définir « Ignorer tous les fichiers, conserver uniquement la structure des dossiers »
Après être entré dans « Définir les options de traitement », vous pouvez voir une option : « Ignorer tous les fichiers, conserver uniquement la structure des dossiers ». Si votre dossier modèle ne contient que des sous-dossiers et aucun fichier, cette option peut aider à garder le répertoire de sortie propre ; si des documents Word, des tableaux Excel, des fichiers PDF ou des images anciens existent dans le modèle, cette option est encore plus importante, car elle empêche la copie des anciens fichiers dans le nouveau répertoire.
En bas de la même page se trouve la « Liste des nouveaux noms ». Ici, vous devez saisir les noms des nouveaux dossiers ligne par ligne. Les noms dans la capture d'écran sont 2001, 2002, 2003, 2004, 2005. Chaque ligne deviendra un nom de nouveau répertoire, et le logiciel créera des dossiers par lots en fonction de ces noms.
Une fois cette étape configurée, le résultat final peut être compris comme suit : pour chaque dossier modèle, plusieurs ensembles de répertoires sont générés selon la liste de noms, tout en conservant les niveaux de sous-dossiers du modèle. Par exemple, A générera des structures comme A\2001\A-001, A\2001\A-002, A\2001\A-003 ; d'autres dossiers modèles généreront également selon leurs propres structures.
Étape 4 : Sélectionner l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement
Continuez en cliquant sur « Étape suivante » pour entrer dans « Définir l'emplacement de sauvegarde ». Bien que la capture d'écran ne montre pas l'interface spécifique de sélection de l'emplacement, on peut déduire du titre du processus que cette étape est utilisée pour déterminer où placer les dossiers générés. Il est conseillé de ne pas écraser ou mélanger directement avec le répertoire modèle d'origine, mais de choisir un nouveau dossier de sortie, ce qui facilite la comparaison des résultats avant et après traitement.
Une fois l'emplacement de sauvegarde défini, entrez dans « Démarrer le traitement ». Avant l'exécution, il est recommandé de vérifier à nouveau la liste des noms, en particulier s'il y a des noms en double, des lignes vides ou des caractères non conformes aux règles du système. Une fois confirmé, démarrez le traitement. Après la fin du traitement, ouvrez le répertoire de sortie pour voir les multiples ensembles de répertoires de données générés par lots.
Questions fréquentes et remarques
1. Peut-on copier uniquement les dossiers sans les fichiers ?
Oui. La capture d'écran montre clairement l'option « Ignorer tous les fichiers, conserver uniquement la structure des dossiers ». Pour la création de nouveaux répertoires de données, il est généralement recommandé d'utiliser cette option, de sorte que le résultat de sortie soit un cadre de dossiers propre, sans anciens fichiers.
2. Peut-on utiliser des caractères chinois pour les noms des nouveaux dossiers ?
Du point de vue de la logique fonctionnelle, la nouvelle liste de noms est utilisée pour créer des noms de dossiers, et on peut généralement utiliser des caractères chinois, des chiffres ou des lettres conformes aux règles du système. Lors de l'utilisation réelle, il est recommandé d'éviter les caractères non pris en charge par les noms de dossier Windows, tels que les barres obliques, les deux-points, les astérisques, etc., pour éviter l'échec de la création.
3. Après avoir ajouté plusieurs modèles A, B, C, vont-ils s'écraser mutuellement ?
Dans l'exemple de résultat, A, B et C sont conservés respectivement comme différents répertoires de niveau supérieur dans le répertoire de sortie, ils ne seront donc pas mélangés. Pour réduire davantage les risques, il est conseillé de choisir un répertoire de sortie indépendant et de s'assurer que les noms des modèles eux-mêmes sont clairs et non répétitifs.
4. Que faut-il vérifier avant le traitement par lots ?
Il est recommandé de vérifier trois éléments : premièrement, si la structure du répertoire modèle a été correctement organisée ; deuxièmement, si la nouvelle liste de noms est complète et exempte de fautes de frappe ; troisièmement, si l'emplacement de sauvegarde correspond aux attentes. Les outils par lots peuvent considérablement améliorer l'efficacité, mais plus les paramètres initiaux sont précis, plus le résultat final est satisfaisant.
5. Quelle est la différence entre cette méthode et la copie manuelle ?
La copie manuelle convient à un petit nombre de répertoires, mais lorsque les noms sont nombreux ou les modèles complexes, il est facile de faire des erreurs. L'utilisation d'outils de traitement par lots permet de réaliser la génération de plusieurs ensembles de répertoires en une seule fois, ce qui est particulièrement adapté aux scénarios de dénomination par lots tels que les numéros de projet, les numéros de client, les années et les mois.
Résumé : Créer rapidement un système de dossiers standardisés à l'aide de modèles de répertoires
La copie par lots de modèles de dossiers en conservant la structure des sous-répertoires est une méthode d'efficacité très pratique dans l'organisation des fichiers de bureau. Avec « HeSoft Doc Batch Tool », les utilisateurs peuvent sélectionner des dossiers modèles existants, saisir plusieurs nouveaux noms, configurer pour ne conserver que la structure des dossiers, et finalement générer par lots des répertoires standardisés.
Si vous devez souvent créer des dossiers avec la même structure pour des projets, des clients ou des données annuelles, il n'est plus nécessaire de copier-coller de manière répétée. Préparez d'abord un modèle standard, puis utilisez la fonction de création par lots pour générer plusieurs ensembles de répertoires, ce qui peut efficacement réduire le travail répétitif et améliorer l'efficacité de la gestion de fichiers. Il est conseillé de tester d'abord avec un petit nombre de noms avant le traitement par lots officiel, et d'étendre l'utilisation après avoir confirmé que les résultats sont conformes aux attentes.