Cet article explique comment copier en masse un dossier existant en plusieurs exemplaires et les renommer automatiquement selon une liste de noms préparée à l’avance, par exemple générer en une seule fois 12 dossiers mensuels de 2026-01 à 2026-12. Grâce à la fonction d’organisation de fichiers de HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez réduire les opérations répétitives de copie, collage et renommage manuels, ce qui convient aux scénarios bureautiques tels que l’archivage mensuel de documents, la distribution de modèles de projet ou la création de dossiers clients.
Dans le travail quotidien, on rencontre souvent ce besoin : un dossier modèle déjà organisé, contenant éventuellement une structure fixe de sous-dossiers, des tableaux, des documents Word, des fichiers PDF ou d'autres fichiers de base, doit être copié en de nombreux exemplaires et renommé avec des noms différents. Par exemple, générer par mois 2026-01, 2026-02, 2026-03 jusqu'à 2026-12, ou générer des dossiers en lot par nom de client, code projet ou nom de service.
S'il s'agit de créer seulement deux ou trois dossiers, la copie manuelle suivie du renommage est encore acceptable ; mais s'il faut copier des dizaines, voire des centaines de dossiers, l'opération manuelle est non seulement chronophage, mais aussi sujette aux omissions, aux doublons de noms et aux erreurs de saisie. Cet article vise à résoudre le problème typique de bureau qui consiste à "copier un dossier en plusieurs exemplaires et les renommer en lot". Nous allons démontrer ci-dessous, avec des captures d'écran, comment utiliser la fonction de gestion de fichiers du logiciel de bureau HeSoft Doc Batch Tool pour générer automatiquement plusieurs nouveaux dossiers à partir d'un dossier existant, en utilisant une liste de noms pour le nommage automatique.
Scénarios applicables : Quels cas justifient la copie et le renommage de dossiers en lot ?
La copie et le renommage de dossiers en lot ne sont pas un besoin rare ; on les retrouve dans de nombreuses tâches de gestion documentaire. En particulier dans les contextes de collaboration d'équipe, d'archivage de données, de gestion de projet et de statistiques financières, la structure des dossiers est souvent fixe, mais le nom de chaque copie est différent.
Les scénarios courants incluent :
- Création de répertoires par mois : par exemple, générer en une fois les dossiers mensuels de 2026-01 à 2026-12, destinés à stocker les rapports, factures, contrats, documents Word, tableaux Excel, fichiers PDF, etc. de chaque mois.
- Copie d'un dossier modèle par projet : l'entreprise dispose d'une arborescence de documents projet unifiée, il faut créer des dossiers de structure identique pour plusieurs codes projet.
- Création de dossiers par nom de client : les services commerciaux, service client, juridique, etc., doivent créer un dossier distinct pour chaque client, en conservant la même structure de classement des documents.
- Distribution de modèles de documents par service ou par personne : les services RH, administratifs et formation peuvent générer en lot des dossiers correspondant à plusieurs noms de services ou d'employés.
- Préparation en lot de répertoires d'archivage : lors du classement des fichiers en fin d'année ou de mois, il est possible de créer à l'avance en lot des répertoires aux noms normalisés, ce qui facilite l'archivage ultérieur.
La caractéristique commune de ces tâches est qu'il n'y a qu'un seul dossier source, mais de nombreux dossiers cibles ; chaque dossier cible a la même structure, mais un nom différent. L'utilisation d'un outil de traitement par lots permet de confier les opérations répétitives au logiciel, réduisant ainsi considérablement la probabilité d'erreur humaine.
Aperçu du résultat : Avant le traitement, un seul dossier et une liste de noms
Comme on peut le voir sur la capture d'écran avant traitement, il y a un dossier nommé New folder sur le bureau, et une liste de noms au format texte a été préparée à côté, dont le contenu va de 2026-01 à 2026-12. Le rôle de cette liste de texte est d'indiquer au logiciel quels noms de nouveaux dossiers générer.
En pratique, la liste de noms peut provenir d'un fichier texte txt, d'une colonne copiée depuis un tableau Excel, ou de codes projet, noms de clients, noms de mois que vous avez organisés manuellement. Tant que chaque ligne correspond à un nom de nouveau dossier, elle peut servir de base pour le nommage lors de la création en lot.
L'objectif dans cet exemple est clair : utiliser New folder comme dossier modèle existant, le copier en lot pour créer 12 dossiers, et les renommer respectivement en 2026-01, 2026-02, 2026-03……2026-12. Si des sous-dossiers ou des fichiers modèles existent déjà dans le dossier d'origine, vous pouvez également décider de conserver ou non la structure des dossiers selon les paramètres du logiciel.
Aperçu du résultat : 12 dossiers mensuels générés automatiquement après traitement
Une fois le traitement terminé, dans l'Explorateur de fichiers Windows, on peut voir que 12 dossiers ont été générés à l'emplacement cible, dont les noms vont successivement de 2026-01 à 2026-12. Chaque type d'élément est « Dossier de fichiers », ce qui indique qu'il s'agit bien de nouveaux exemplaires de dossiers, et non d'une simple liste de texte ou de raccourcis.
Comparé à l'opération manuelle, l'avantage du traitement par lots est évident : il n'est plus nécessaire d'effectuer les actions répétitives « copier le dossier - coller - renommer - confirmer », ni de saisir les noms un par un. Il suffit d'avoir préparé la liste de noms à l'avance, et le logiciel génère automatiquement les dossiers cibles en fonction de la liste, ce qui est particulièrement adapté aux tâches de bureau impliquant un grand nombre d'éléments et des règles de nommage claires.
Étapes d'opération : Utiliser la fonction de gestion de fichiers pour copier et renommer des dossiers en lot
Les instructions suivent l'ordre des opérations visibles sur les captures d'écran. Comme il s'agit d'un processus guidé, l'idée centrale peut se résumer ainsi : accéder à la fonction correspondante, ajouter le dossier source, remplir la nouvelle liste de noms, choisir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement.
Étape 1 : Accéder à la « Gestion de fichiers » et sélectionner la fonction de création de dossiers en lot
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez Gestion de fichiers dans la zone fonctionnelle de gauche. Sur la page de gestion de fichiers, plusieurs cartes fonctionnelles liées au classement de fichiers et à la création de dossiers sont visibles. Il faut ici sélectionner « Créer de nouveaux dossiers en lot à partir d'un dossier existant ».
Le but de cette étape est d'indiquer au logiciel que la tâche actuelle ne consiste pas simplement à créer de nouveaux dossiers vides, mais à créer en lot plusieurs nouveaux dossiers basés sur un dossier déjà existant. Cela s'applique au cas où « l'on dispose d'un dossier modèle et l'on doit en faire de nombreuses copies en les nommant d'après une liste ».
Après être entré dans cette fonction, le logiciel passe en mode de traitement par étapes. L'interface montre que le processus comprend : la sélection des enregistrements à traiter, le réglage des options de traitement, le choix de l'emplacement de sauvegarde et le lancement du traitement. Cette conception de type assistant aide l'utilisateur à effectuer le traitement de dossiers en lot de manière progressive, minimisant le risque d'oublier une configuration essentielle.
Étape 2 : Ajouter le dossier source à copier
Une fois dans la page de la fonction, vous arrivez d'abord à l'étape 1 : Sélectionner les enregistrements à traiter. Cliquez sur Ajouter un dossier en haut à droite pour ajouter le dossier qui servira de modèle. Dans la capture d'écran, c'est New folder situé sur le bureau qui est ajouté.
Une fois ajouté, la liste affiche le nom, le chemin, la date de création, la date de modification et d'autres informations du dossier source. Vous pouvez vérifier à cette étape si le bon dossier a été sélectionné. Si vous constatez une erreur, vous pouvez supprimer l'enregistrement via l'icône de suppression prévue dans l'interface, puis le rajouter.
Le résultat attendu de cette étape est que le dossier source à traiter apparaisse dans la liste du logiciel. Tous les nouveaux dossiers générés par la suite seront créés en se basant sur le dossier ajouté ici.
Étape 3 : Configurer les options de traitement et remplir la nouvelle liste de noms
Après avoir confirmé l'exactitude du dossier source, cliquez sur le bouton Suivant en bas pour passer à l'étape 2 : Configurer les options de traitement. Dans la capture d'écran, une option est visible : Ignorer tous les fichiers, conserver uniquement la structure des dossiers. Cette option est appropriée si l'on souhaite copier uniquement la structure des répertoires, sans copier le contenu des fichiers du dossier source.
Si votre dossier modèle contient de nombreux fichiers Word, Excel, PDF, images ou autres, et que vous souhaitez cette fois copier uniquement la structure des dossiers, vous pouvez activer cette option. Ainsi, les nouveaux dossiers générés conserveront le cadre de répertoires, sans emporter également les fichiers, ce qui contribue à réduire l'espace de stockage utilisé et évite d'introduire par erreur d'anciens fichiers dans les répertoires des nouveaux mois ou projets.
Dans la zone Nouvelle liste de noms, saisissez un nouveau nom de dossier par ligne. Dans la capture d'écran, 12 lignes de noms ont été saisies :
- 2026-01
- 2026-02
- 2026-03
- 2026-04
- 2026-05
- 2026-06
- 2026-07
- 2026-08
- 2026-09
- 2026-10
- 2026-11
- 2026-12
Le point clé ici est « un nom par ligne ». Le logiciel lit la liste de noms ligne par ligne et génère un nouveau dossier portant le nom correspondant pour chaque ligne. Si vous devez créer en lot des dossiers clients, collez les noms des clients ligne par ligne ; pour créer des dossiers projet, collez les codes projet ligne par ligne.
Étape 4 : Choisir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
Une fois la liste de noms remplie, cliquez sur Suivant en bas pour passer aux étapes suivantes. Selon les indications du flux affichées en haut de l'interface, il faut ensuite définir l'Emplacement de sauvegarde, puis passer à Lancer le traitement.
Le but de cette étape est de déterminer où les dossiers générés seront sauvegardés. Il est conseillé de choisir un répertoire cible clair, comme un répertoire d'archivage annuel, un répertoire principal de documents de projet ou un dossier temporaire sur le bureau. Après avoir confirmé l'emplacement de sauvegarde, passez à l'étape de lancement du traitement, et le logiciel créera en lot les nouveaux dossiers conformément au dossier source et à la liste de noms ajoutés précédemment.
Une fois le traitement terminé, vous pouvez ouvrir l'emplacement de sauvegarde pour vérifier. Vous devriez constater que chaque élément de la liste de noms a été créé comme un dossier indépendant. Dans cet exemple, le résultat final est constitué des 12 dossiers nommés de 2026-01 à 2026-12.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Faut-il préparer la liste de noms à l'avance ?
Il est conseillé de la préparer à l'avance. Vous pouvez la saisir ligne par ligne dans un fichier texte txt, ou bien l'organiser dans une colonne Excel, puis la copier dans la zone de liste de noms du logiciel. Pour des contenus réguliers comme les mois, dates, numéros ou noms de clients, il est plus efficace de préparer d'abord la liste.
2. Peut-on mettre plusieurs noms de dossiers sur une seule ligne ?
C'est déconseillé. D'après le mode de saisie visible dans la capture d'écran, le logiciel affiche la liste de noms par ligne, il convient donc de ne mettre qu'un nom de dossier par ligne. Cela rend le résultat de la génération plus prévisible et facilite la vérification d'éventuels oublis.
3. Les fichiers du dossier source seront-ils copiés ?
La capture d'écran montre l'option « Ignorer tous les fichiers, conserver uniquement la structure des dossiers ». Si cette option est activée, seule la structure des répertoires est conservée ; si votre besoin est de copier également les fichiers, il faudra choisir prudemment en fonction du paramétrage réel de l'interface. Il est conseillé de faire un test avec un petit nombre de données avant l'opération.
4. Les noms des nouveaux dossiers peuvent-ils contenir des symboles spéciaux ?
Les noms de dossiers sous Windows ne peuvent pas contenir certains caractères spéciaux, comme la barre oblique inversée, la barre oblique, les deux-points, l'astérisque, le point d'interrogation, les guillemets, les signes inférieur et supérieur, la barre verticale, etc. Il faut éviter ces caractères lors de la préparation de la liste de noms, sous peine de provoquer un échec de création ou d'obtenir des noms non conformes aux règles du système.
5. Est-ce adapté pour des répertoires contenant des documents Word, Excel ou PDF ?
C'est adapté. Bien que la démonstration de cet article porte sur la copie et le renommage de dossiers en lot, dans le travail quotidien, les dossiers peuvent contenir divers types de fichiers : doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, txt, images, etc. La création de répertoires unifiés en lot permet de normaliser davantage l'archivage ultérieur des documents.
Conclusion : Confiez les copies et renommages répétitifs à un outil de traitement par lots
Copier un dossier en de nombreux exemplaires et les renommer en lot est, par nature, une tâche de bureau à la fois très fréquente et répétitive. Le traitement manuel est non seulement lent, mais aussi sujet aux erreurs de saisie, aux oublis de dossiers et aux doublons de noms qui nuisent à l'efficacité de l'organisation ultérieure.
Utiliser la fonction de gestion de fichiers de HeSoft Doc Batch Tool permet, via le flux « Ajouter un dossier source - Remplir la liste de noms - Choisir l'emplacement de sauvegarde - Lancer le traitement », de générer rapidement de nombreux nouveaux dossiers aux noms normalisés à partir d'un dossier existant. Qu'il s'agisse de créer 12 répertoires par mois, ou de générer en lot des dossiers par client, projet ou service, cela réduit significativement le travail répétitif.
Si vous préparez des répertoires d'archivage mensuels, des modèles de documents de projet ou des dossiers clients, il est conseillé de d'abord organiser votre liste de noms, puis de suivre les étapes de cet article. Cela vous permettra d'effectuer simultanément la copie et le renommage en lot, rendant ainsi votre gestion documentaire plus normalisée et votre travail quotidien plus efficace.