Si un grand nombre de fichiers docx contiennent des mots-clés fixes à supprimer, il n'est pas nécessaire d'ouvrir Word un par un pour les modifier manuellement. Cet article prend 6 fichiers Word comme exemple pour montrer comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour accéder à l'outil Word, sélectionner rechercher et remplacer des mots-clés, importer la liste de fichiers, définir la recherche de texte exacte et laisser la liste des mots-clés remplacés vide, afin de supprimer en masse des contenus comme Australia, USA, etc. Cela convient pour nettoyer des documents par lots, supprimer des mots sensibles et organiser des données de manière uniforme.
Lors du traitement par lots de documents Word, les opérations inefficaces les plus courantes consistent à ouvrir des fichiers à plusieurs reprises, rechercher du texte, supprimer, enregistrer et fermer. S'il s'agit simplement de supprimer quelques mots-clés fixes, ces actions répétitives peuvent tout à fait être confiées au logiciel bureautique. Cet article, à travers un exemple de suppression par lots de mots-clés dans des docx, explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour supprimer en une seule fois le contenu spécifié tel que Australia, USA dans plusieurs fichiers Word.
Scénarios d'application
Vous pouvez utiliser la méthode décrite dans cet article lorsque vous rencontrez les situations suivantes : un dossier contient de nombreux fichiers docx où les mêmes mots-clés doivent être supprimés ; les documents contiennent des noms de régions, d'entreprises, de personnes ou de projets qui ne devraient pas être divulgués ; des fichiers Word générés à partir de modèles contiennent encore du contenu d'exemple ; il est nécessaire de nettoyer uniquement le texte spécifié tout en conservant les images, les tableaux et le reste du corps du texte. Comparé à une modification un par un, le traitement par lots rend l'opération plus standardisée et plus facile à vérifier.
Aperçu des résultats : comparaison des documents avant et après le traitement par lots
Avant le traitement, les fichiers à traiter sont rassemblés dans un seul emplacement. Dans l'exemple, on peut voir 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx.
Le contenu du document contient les mots-clés à supprimer. Par exemple, dans la fiche technique des pommes, Australia et USA apparaissent respectivement après Country of origin. Les flèches rouges sur la capture d'écran indiquent ces textes à nettoyer.
Après le traitement par lots, Australia et USA ne sont plus affichés, leur emplacement d'origine étant vidé. Les images, titres, noms de champs et la mise en forme des paragraphes dans le document sont toujours conservés, ce qui indique que cette opération cible la suppression des mots-clés spécifiés.
Étapes opérationnelles
Étape 1 : Ouvrir la fonction de recherche et remplacement par lots.Lancez HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez « Outils Word » dans la classification des outils à gauche, trouvez et cliquez sur « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word ». Bien que le nom de la fonction soit « Remplacer », il suffit de laisser le résultat du remplacement vide pour obtenir l'effet de suppression.
Étape 2 : Ajouter plusieurs documents Word.Sur la page « Sélectionner les enregistrements à traiter », cliquez sur « Ajouter des fichiers » pour sélectionner un ou plusieurs documents, ou cliquez sur « Importer des fichiers depuis un dossier » pour une importation par lots. Après l'importation, vérifiez les noms et chemins des fichiers dans la liste pour vous assurer que tous les docx à traiter sont inclus. Le nombre d'enregistrements sur la capture d'écran est de 6, ce qui indique que 6 fichiers ont été importés avec succès.
Étape 3 : Saisir les mots-clés à supprimer.Après avoir cliqué sur « Suivant », vous accédez à « Définir les options de traitement ». Choisissez « Recherche exacte de texte » comme mode de recherche, puis saisissez le contenu à supprimer dans la « Liste des mots-clés à rechercher ». Dans cet exemple, deux lignes sont saisies : Australia, USA. Remplissez les mots-clés sur des lignes séparées pour faciliter l'exécution par lots.
Étape 4 : Laisser le contenu de remplacement vide.Ne saisissez aucun contenu dans la « Liste des mots-clés après remplacement » à droite. L'interface indique « Ne pas remplir signifie supprimer », ainsi, lorsque le logiciel trouvera Australia ou USA dans le document Word, il les remplacera par un blanc, effectuant ainsi la suppression. Confirmez l'absence d'erreurs avant de passer à l'étape suivante.
Étape 5 : Enregistrer et commencer le traitement.Continuez à suivre la procédure pour définir l'emplacement de sauvegarde, puis lancez le traitement. Il est recommandé de sauvegarder les fichiers de sortie dans un nouveau dossier. Une fois le traitement terminé, ouvrez aléatoirement quelques documents pour vérifier que l'effet de suppression des mots-clés est conforme aux attentes.
Questions fréquentes ou points d'attention
Cela supprimera-t-il la ligne entière ?D'après l'effet observé dans l'exemple, c'est le mot-clé saisi lui-même qui est supprimé, et non la ligne ou le paragraphe entier. Le champ Country of origin est toujours conservé, seul le nom du pays qui suit est vidé.
Les mots-clés dans les tableaux peuvent-ils être traités ?Le contenu du document d'exemple se trouve dans une mise en page de tableau, et après traitement, les mots-clés correspondants sont supprimés, ce qui indique que ce scénario peut être réalisé via cette fonction.
Comment faire correspondre le nombre de mots-clés et de mots de remplacement ?Le scénario de cet article est la suppression, donc la liste des mots-clés après remplacement est vide. S'il s'agit de remplacer par un autre texte, il faut remplir le contenu de remplacement selon les règles réelles ; mais dans le scénario de suppression, il suffit de laisser le champ vide.
Comment éviter les suppressions intempestives ?Saisissez autant que possible des mots-clés complets et explicites. Pour les mots courts ou le contenu susceptible d'apparaître à l'intérieur d'autres mots, il faut configurer avec prudence des options telles que « Correspondre au mot entier plutôt qu'à une partie du mot ».
Résumé
Il n'est pas nécessaire d'ouvrir Word un par un pour supprimer par lots des mots-clés dans des fichiers docx. L'approche clé consiste à utiliser la fonction « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word » de HeSoft Doc Batch Tool , en saisissant le texte à supprimer dans la liste des mots-clés et en laissant la liste de remplacement vide. Pour le nettoyage uniformisé d'un grand nombre de documents, cette méthode de traitement par lots est plus rapide, plus contrôlable et répond mieux aux exigences d'un travail de bureau efficace. Il est conseillé de d'abord organiser le dossier à traiter, puis d'importer et d'exécuter selon les étapes.